Wraz z rozwojem i postępem technologicznym coraz więcej zadań można wykonać przez komputer bez wychodzenia z domu. Korzystanie z poczty elektronicznej jest nieodzownym elementem dnia codziennego każdego z nas. E-mail to ułatwienie korespondencji, oszczędność czasu, ale także zagrożenie. Korzystając z poczty elektronicznej należy pamiętać o kilku najważniejszych zasadach. Prawnicy każdego dnia wysyłają wiele wiadomości za pomocą poczty elektronicznej, a niektóre z zawartych w nich informacji są poufne. Dlatego też należałoby wiedzieć, jak odpowiednio dbać o ich bezpieczeństwo. O czym warto pamiętać przy wysyłaniu elektronicznej korespondencji w kancelarii prawnej?
Wybierz odpowiedniego dostawcę
Istotną kwestią przy wyborze dostawcy usługi poczty elektronicznej powinno być bezpieczeństwo. Dobrym rozwiązaniem jest porównanie kilku usług i wybór tej, która najbardziej nam odpowiada. Warto w tym przypadku również poczytać informację na temat określonych dostawców i przeanalizować, którzy posiadają ważne dla nas cechy. Trzeba pamiętać, że w tym przypadku taniej, nie oznacza tak samo dobrze, ponieważ płatne usługi hostingowe zazwyczaj są mniej narażone na niebezpieczeństwo.
Istotny jest poziom szyfrowania
Każda z wysyłanych przez nas wiadomości przez pocztę elektroniczną jest szyfrowana. Najczęściej wybierany w przypadku darmowej usługi jest protokół HTTPS. Niestety nie jest to najwyższy standard bezpieczeństwa. Im lepsza jakość szyfrowania, tym bardziej bezpieczne są nasze wiadomości. Jest to istotne ze względu na to, że dane poufne są zawarte w naszych wiadomościach z organami oraz klientami. Warto dodać, że w między innymi Stanach Zjednoczonych szyfrowanie poczty elektronicznej jest obowiązkiem prawnika w zakresie zachowania poufności danych klienta.
Musisz korzystać z programu antywirusowego
Jednym z podstawowych sposobów na bezpieczeństwo w sieci jest używanie programu antywirusowego. Jest to istotne działanie przy odbieraniu oraz wysyłaniu e-maili. Program antywirusowy z ochroną poczty sprawdza załączniki i jest w stanie wskazać nam ewentualne zagrożenie, zanim dostanie się do naszego systemu. Jednak niebezpieczeństw w sieci jest więcej i przydatne będą wszelkie szkolenia. W pracy prawnika warto wrócić uwagę chociażby na kwestię wyłudzania danych.
Za pomocą programu antywirusowego możemy również chronić wysłane przez nas wiadomości. Przed wysłaniem wiadomości do klienta odpowiednie przeskanowanie programem antywirusowym wiadomości wychodzącej, minimalizuje ryzyko na rozprzestrzenienie się wirusa na komputery naszych klientów. Co prawda system zadziała za nas, ale w wielu przypadkach może być za późno.
Jakie kroki warto wiec podjąć samodzielnie? Przede wszystkim nie można klikać w niesprawdzone linki z pewnych źródeł. Szczególną uwagę należy zwrócić na adres strony, do której kieruje link. Jeżeli nie jest szyfrowana, to nie zostawiaj na niej żadnych danych. Szyfrowanie SSL na stronie poznasz po charakterystycznym symbolu kłódki obok adresu, a także prefiksie https://, który poprzedza nazwę domeny. Zwróć też uwagę na poprawność adresów – hakerzy często to wykorzystują, adresy są łudząco podobne do nam znanych z drobną zmianą, np. przestawioną literą, cyfrą w adresie.
Pamiętaj o cyberbezpieczeństwie
Coraz częściej mamy do czynienia z atakami cyberprzestępców i jest to powszechne zjawisko. Warto pamiętać o przezorności i zapobiegliwości.
Nie możemy całkowicie wyeliminować zagrożenia, natomiast możemy utrudnić działanie niepożądane. Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę są wiadomości od nieznanych adresów mailowych – tych spoza listy kontaktów. Trzeba na nie zwracać szczególną uwagę i uważać przy otwieraniu takich wiadomości, zwłaszcza tych zawierających linki. Nie możemy otwierać załączników, które pochodzą od nieznanych adresów mailowych i z nieznanych źródeł. Jest to powszechne zachowanie przestępców internetowych, którzy stosują różne metody w celu uzyskania naszych danych.
Prawnicy jako powiernicy danych swoich klientów są szczególnie są narażeni na ataki hakerów. To poważny i częsty problem, dlatego warto korzystać z bezpiecznych systemów do komunikacji i udostępniania danych.
Bierz pod uwagę inne rozwiązania przesyłania informacji
Przesyłanie informacji za pomocą poczty elektronicznej jest łatwym i szybkim sposobem komunikacji, natomiast ma wiele wad. Jedną z nich jest bezpieczeństwo. Dlatego też warto pomyśleć o innej metodzie przesyłania wrażliwych danych. Najczęściej wybieranym sposobem jest ich wysyłanie w postaci załącznika do wiadomości e-mail. Sposób ten nie jest najbardziej bezpieczną opcją przekazywania danych.
Warto zastanowić się nad innym rozwiązaniem. Jedną z opcji zastępczych jest korzystanie z usług dostawców oprogramowania do zarządzania kancelarią. Rozwiązanie to charakteryzuje się wysokim standardem zabezpieczenia przestrzeni dyskowej. Z wykorzystaniem takich usług jak portale klienta, nasi klienci mogą bezpiecznie i szybko ściągnąć przeznaczane dla nich pliki, z ominięciem usługi poczty elektronicznej.
O czym musisz pamiętać wysyłając wiadomości przez pocztę elektroniczną?
Korzystanie z poczty elektronicznej to domena naszych czasów. Ułatwia funkcjonowanie, stanowi oszczędność czasu, ale jest z tym związane pewne ryzyko. Trzeba pamiętać o podstawowych zasadach bezpiecznego funkcjonowania w internecie.
Zawsze należy działać rozważnie i brać pod uwagę ewentualność cyberataku, ponieważ prawnik, wykonujący zawód zaufania publicznego lub powiernik danych klienta, jest obowiązany do przestrzegania etyki zawodowej. Oznacza to, że ma obowiązek utrzymać poufne dane swoich klientów w tajemnicy. Dlatego też warto korzystać z wyżej wymienionych zasad i ograniczać niebezpieczeństwo.
