Dzisiejsza technologia daje nam olbrzymie możliwości, które wykorzystujemy głównie do ułatwiania sobie pracy i oszczędzania czasu. Zakupy, praca.. coraz więcej usług dostępnych za pośrednictwem internetu, a z czasem będzie tego jeszcze więcej.Wszyscy oczekują coraz większych ułatwień i swobody, dlatego korzystanie z rozwiązań w tak zwanej „chmurze” staje się coraz popularniejsze – również w kancelariach prawnych.
Czym jest chmura?
Chmura to przestrzeń udostępniana na zewnętrznych serwerach, w której przechowywać można zasoby takie jak różnego rodzaju pliki z danymi czy narzędzia. Dostęp do nich możliwy jest za pośrednictwem Internetu zarówno przy wykorzystaniu komputera, jak i urządzeń mobilnych. Wyłącza to konieczność stosowania nośników, jak chociażby pendrive, do przenoszenia danych z urządzenia na urządzenia oraz dzielenia się ich aktualną wersją. Przewagą chmury nad przesyłaniem lub przenoszeniem plików jest także ich edycja w czasie rzeczywistym. Jest zatem rozwiązaniem szybszym i wygodniejszym. Przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji może być nie tylko zewnętrznym dyskiem, ale także swoistym środowiskiem pracy. Chmura to nowy wymiar biznesu.
Jakie zalety ma praca w chmurze?
Korzystanie z chmury łączy w sobie pracę zdalną z przebywaniem w firmie, a w przypadku współpracy kilku osób z siedzeniem w jednym pomieszczeniu, a nawet przy jednym komputerze. Jest to zaleta szczególnie doceniana w sytuacji, w której konieczna jest praca zespołowa nad danym projektem. Osoby zaangażowane mogą być rozrzucone niemal po całym świecie, siedzieć w biurze, restauracji, środku komunikacji czy nawet leżeć na plaży, a przy tym pracować tak, jak gdyby wszystkie były w jednym miejscu, patrzyły na ten sam ekran i miały dołączone swoje własne klawiatury do wprowadzania zmian. To wszystko możliwe jest dzięki edycji w czasie rzeczywistym. Nie muszą zatem czekać aż jedna osoba skończy i prześle plik, aby kolejna mogła zacząć swoją pracę. Każda może pracować nad swoją częścią zadania w tym samym momencie.
Kancelaria w chmurze
Coraz więcej branż interesuje się wykorzystywaniem tej technologii, stosując ją u siebie częściowo lub budując cały system pracy w oparciu o nią. Stopniowo przestaje to być kwestią wyboru, a staje się koniecznością do utrzymania na rynku. Chmura coraz śmielej wykorzystywana jest również w branży prawniczej.
Właściciele kancelarii dostrzegają niezaprzeczalne ułatwienia w ich prowadzeniu oraz docieraniu do klientów i relacji z nimi. Przyczynia się do tego też wzrastająca ilość platform dedykowanych temu biznesowi i wykorzystujących chmurę. Producenci oprogramowania dostrzegli rozwijający się trend i odpowiadają na niego kolejnymi propozycjami, prześcigając się w oferowaniu kolejnych funkcjonalności.
Pracę w chmurze umożliwia m.in. oprogramowanie dla kancelarii prawnych Kleos, który znacząco usprawnia obieg dokumentów. Każda z uprawnionych osób ma dostęp do potrzebnej dokumentacji, bez oczekiwania na jej zwrot przez innego członka zespołu, więc cała grupa może pracować w tym samym czasie nad swoimi zadaniami, nawet przebywając poza kancelarią. Platforma umożliwia też bardziej efektywne monitorowanie postępów w nich oraz całościowo w sprawach prowadzonych przez kancelarię, co ułatwia komunikację z klientami i przekazywanie im informacji, nawet w dużej organizacji.
Synchronizacja kalendarzy w Kleosie ułatwia partnerowi zarządzającemu zorientować się w sytuacji swoich podwładnych, a tym samym sprawniej przydzielać kolejne zadania, które już po chwili są dla nich widoczne, a system powiadamiania czuwa nad tym, by nic nikomu nie umknęło. Platforma umożliwia też bardziej efektywne monitorowanie postępów w nich oraz całościowo w sprawach prowadzonych przez kancelarię, co ułatwia komunikację z klientami i przekazywanie im informacji, nawet w dużej organizacji.
7 modułów Kleosa, dedykowanych poszczególnym elementom pracy prawników, synchronizuje się w czasie rzeczywistym. Powoduje to dużą automatyzację rozliczeń ich pracy, w tym poświęconego czasu i wynagrodzenia, dzięki czemu zarówno faktura dla klienta, jak i rozliczenie spraw pomiędzy wszystkie zaangażowane osoby, przebiega szybko i sprawnie. Partner zarządzający za pomocą kilku kliknięć może też wygenerować interesującą go formę raportu podsumowującego funkcjonowanie kancelarii, co wpływa korzystnie na efektywność zarządzania. A to wszystko możliwe jest niemal z każdego miejsca na świecie.
Chmura to niezwykle pomocne narzędzie i nic dziwnego, że staje się standardem dla coraz większej liczby branż, w tym nawet postrzeganych za tak konserwatywne, jak prawnicza. Trudno ocenić jak bardzo zwiększy się jej funkcjonalność w przyszłości, ale można być pewnym, że jej popularność będzie dynamicznie wzrastać.
Źródła: Opracowanie własne.
