W tekście Akta osobowe pracowników omawiam budowę i treść pracowniczych akt osobowych, natomiast ten komentarz dotyczy warunków i okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także sposobu zawiadamiania pracownika o możliwości jej odbioru i wydawania kopii. Artykuł pochodzi z serwisu LEX Kadry.
Fragment artykułu z miesięcznika „Dyrektor Szkoły” 2021/9
W styczniu 2019 r. ustawodawca wprowadził możliwość prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Jest ona równoważna z tą przechowywaną w postaci papierowej (art. 9411 k.p.). Nie ma zatem znaczenia, w jakiej formie pracodawca prowadzi dokumentację, bo obie są jednakowo honorowane.
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa:
- cechy, jakie powinien spełniać system teleinformatyczny przechowujący i gromadzący dane (§ 9 r.d.p.);
- sposób, w jaki dokumentacja pracownicza przechowywana w wersji elektronicznej powinna być zabezpieczona (§ 10 r.d.p.);
- sposób dołączania do takiej dokumentacji dokumentu istniejącego w postaci papierowej (§ 11 r.d.p.);
- obowiązek po stronie pracodawcy stosowania rozwiązań technicznych odpowiednich do ilości danych i stosowanej technologii (§ 12 r.d.p.).
