Jednym z obowiązków ciążących na pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, a także przechowywanie ich w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W niniejszym komentarzu omawiam budowę i treść pracowniczych akt osobowych. Artykuł pochodzi z serwisu LEX Kadry.
Fragment artykułu z miesięcznika „Dyrektor Szkoły” 2021/9
Obowiązek prowadzenia akt osobowych został na pracodawcę nałożony w art. 94 pkt 9a ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320) – dalej k.p. – natomiast zasady jego realizacji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) – dalej r.d.p.
W maju 2019 r. w art. 221 § 1–3 k.p. wskazano kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w związku z podejmowaniem przez niego działań przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu. Zmiana ta została wprowadzona ustawą z 21.02.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. poz. 730).
Dokumentację pracowniczą stanowi prowadzona i przechowywana w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.).