Optimalizace fungování právních oddělení firem nemusí být zdlouhavý proces, pokud si předem stanovíte základní priority a dobře si naplánujete všechny kroky. Dříve si optimalizaci svého právního oddělení mohly dovolit jen velké firmy. Na specializované úkony si najímali externí právníky a kanceláře – řešení drahé a ne příliš efektivní. S nástupem nových a dostupných technologií mohou nyní i malé a střední firmy snadno inovovat interně poskytované právní činnosti. Správně vybrané nástroje zvýší efektivitu právního oddělení, zautomatizují rutinní činnosti, včas upozorní na nejrůznější právní rizika a navíc mohou ukázat příležitosti k růstu firmy. Tento článek se zaměří na 5 klíčových otázek, které byste si měli položit při rozhodování o systému pro optimalizaci právních procesů ve vaší firmě.
Mohu si systém přizpůsobit tak, aby zvládl i mé budoucí potřeby?
Ať už jste jediný ve firemním právním oddělení nebo máte malý tým, software, který implementujete, musí být nastavitelný tak, aby se přizpůsobil vašim potřebám – dnes, i v budoucnosti. Pokud máte rostoucí právní oddělení, ať už jde o pracovní zátěž nebo zdroje, software, který si vyberete, musí být schopen přizpůsobit se a rozšiřovat se. Často, když se firma rozhodne investovat do technologií, je tendence vybrat řešení, které řeší jeden specifický problém. Nicméně, jak se právní oddělení vyvíjí, mění se jeho potřeby, požadavky jsou složitější a systém se tomu musí přizpůsobit. To zahrnuje možnost přidávat nové uživatele, spravovat různé typy právních záležitostí, jako jsou smlouvy, entity nebo kauzy, požadavky na flexibilní tvorbu vlastních přehledů a reportů. Systém také musí zvládnout neustále rostoucí množství dat a umožnit rychle s nimi pracovat. Každá firma je jedinečná a používané technologie by to měly odrážet tak, že se vašim požadavkům dokáží přizpůsobit i v budoucnosti.
Bude systém snadný pro všechny kolegy?
Ne každý má rád změny, ne každý bude mít radost z nového softwaru, který bude vyžadovat školení. Zaváděný systém by proto měl nabídnout uživatelsky přívětivé rozhraní, být přehledný a intuitivní. Navíc, jakýkoli software, který si vyberete, by měl zlepšit spolupráci mezi právním a jinými odděleními. Vašim spolupracovníkům z dalších oddělení by měl usnadnit práci s firemními informacemi – například umožnit přístup k šablonám, nahrávání smluv, rychlý export dat, snadnou přípravu reportů nebo hledání informací. Tím, že společnost umožňuje „ informační samoobsluhu“, ve skutečnosti všechny právní informace zůstávají pod kontrolou. Data zůstávají v bezpečí, ale přístup k právnímu know-how může zlepšit povědomí o riziku v celé společnosti.
Umožní mi systém ušetřit čas a standardizovat procesy?
Rutinní úkoly, jako je vyhledávání smluv, sledování lhůt nebo příprava standardních reportů, mohou být poměrně časově náročné, pokud nejsou vaše firemní data centralizovány v jediném softwaru. Mnoho firemních právníků ztrácí až 50 % svého času na administrativních úkolech, jako je zakládání, vyhledávání dokumentů a zasílání e-mailů. Je důležité, aby zvolený software výrazně snížil čas strávený s touto činností bez přidané hodnoty. Správná technologie vám pomůže stát se efektivním projektovým manažerem, a to i při zvyšování pracovní zátěže. Můžete pak věnovat více času strategickým záležitostem, které vytvářejí hodnotu, jako je řízení rizik pro zvýšení obchodních příležitostí. Navíc budete mít dostatek času pro práci, která by se musela předávat externím právním poradcům, což by mělo jasný dopad na konečný výsledek.
Mohu rychle ze systému získat přesné reporty a analýzy?
Technologie musí umožnit rychle vygenerovat přesné zprávy o právních záležitostech. S pokročilými monitorovacími a reportingovými funkcemi budete mít vždy aktuální přehled o činnostech firmy, a tím získáte také lepší kontrolu nad potenciálními právními riziky. Díky přesným datům jste schopni navrhnout vedení firmy strategii pro ochranu a růst podnikání. Také pohledy na výkonnost právního oddělení mohou pomoci s různými aspekty řízení právních operací, jako jsou alokace zdrojů, řízení prodejců, rozpočtování a další. S efektivním reportingem a sledováním můžete přehlédnout vaše právní oddělení a analyzovat dopad vstupu vašeho právního týmu do firmy.
Je investice do technologie v souladu s mými cíli a rozpočtem?
Při rozhodování o softwaru musíte zvážit vaše současné potřeby i budoucí rozvojové cíle. Pokud jste malé právní oddělení, nemusíte potřebovat software s nadbytečnými funkcemi, které nevyužijete, a budou vás stát zbytečné peníze. Podle toho zvolte řešení, které vám je pomůže dosáhnout při dodržení rozpočtu. Odpovědi na tyto základní otázky vám pomohou přeměnit vaši investici na přidanou hodnotu. Přesvědčte se, jak může vaše firma a právní oddělení strategicky fungovat se systémem Legisway, abyste maximalizovali výkon.
