„Das Wachstum der Kanzlei wäre ohne Kleos nicht machbar gewesen.
Wir hätten aufgrund von Zeitmangel und mangelnder Flexibilität Fehler gemacht und wären nicht in der Lage gewesen, alle Fristen einzuhalten.“
Olalla & Asociados ist eine renommierte Anwaltskanzlei mit Sitz in Granada, Huelva und Malaga. In einem freundlichen Interview erläutert der Gründer Agustín Olalla ausführlich, wie Kleos dazu beigetragen hat, die Abläufe in der Kanzlei zu verbessern, die Effizienz zu steigern und sogar das Wachstum zu beschleunigen.
Die Kanzlei verfügt über umfangreiche Erfahrung in den Bereichen Erbrecht, Insolvenzrecht, Mahnwesen und insbesondere bei unlauteren Vertragsklauseln. Sie ist jedoch im Wesentlichen eine Strafrechtskanzlei und als solche auch in der akademischen Welt anerkannt. Die Kanzlei hat derzeit fast 500 aktive Mandanten und daher „läuft Kleos praktisch 24 Stunden am Tag“, ob im Büro oder zu Hause.
Das Leben vor Kleos
„Ich erinnere mich noch daran, dass das Leben vor Kleos deutlich mühsamer war“, so der Gründer von Olalla Asociados. Eine traditionelle Kanzlei mit nur zwei Anwälten. Jetzt hat die Kanzlei ihr Arbeitsvolumen deutlich gesteigert und zahlreiche neue Mitarbeiter eingestellt. „Das Wachstum der Kanzlei wäre ohne Kleos nicht machbar gewesen. Wir hätten aufgrund von Zeitmangel und mangelnder Flexibilität Fehler gemacht und wären nicht in der Lage gewesen, alle Fristen einzuhalten.“
Das Leben nach Kleos
„Kleos hat meine Erwartungen übertroffen, und zwar weit über das hinaus, was ich für möglich gehalten hätte. Wenn man bereits Erfahrungen mit anderen Programmen gesammelt hat, ist man wohl etwas voreingenommen. Ich hätte nicht gedacht, dass die Lösung das Arbeitsvolumen bewältigen würde, das sie jetzt abdeckt“, sagt Olalla. Kleos hilft uns, Zeit zu sparen, Fristen einzuhalten und jeden Fall schnell zu bearbeiten – Schlüsselelemente, um die Effizienz einer Kanzlei zu steigern.
So ist einer der herausragendsten Punkte die einfache Erinnerungsfunktion, die es „praktisch unmöglich macht, Termine zu versäumen“, wie er betont. „Mit Kleos hat die Kanzlei ihre Aktivitäten grundlegend gestrafft, und das ist genau das, was wir brauchten. Es ist sehr befriedigend zu sehen, wie schnell jetzt alles funktioniert.“
Ein weiteres Merkmal, das der Gründer dieser renommierten Anwaltskanzlei hervorhebt, ist die Leichtigkeit, mit der Fälle bearbeitet werden können: Wenn man eine Akte findet und praktisch alles auf einen Blick sieht, hat man die totale Kontrolle über jeden Fall, was in der juristischen Praxis das A und O ist. Das Programm erleichtert die gesamte Verwaltung von Akten, Daten, juristischen Informationen oder den beteiligten Parteien. „Es erspart eine Menge Arbeit“, sagt er.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die detaillierte Überwachung der Rechnungsstellung: „Wir kennen jederzeit den Zahlungsstatus jedes Mandanten“, was die Kanzleiverwaltung deutlich erleichtert.
Ein zusätzlicher Vorteil von Kleos ist, dass das Programm mit unseren steigenden Anforderungen wächst. „Ich kenne nur sehr wenige Lösungen, die so gut gepflegt werden, wie Kleos. Und ständig wird das Tool optimiert“, kommentiert er.
„Ich kenne nur sehr wenige Lösungen, die so gut gepflegt werden, wie Kleos. Und ständig wird das Tool optimiert.“
Die menschliche Seite von Kleos
Als Olalla & Asociados einen Wechsel ihrer Kanzleisoftware in Erwägung zog, war zunächst einmal Beratung gefragt. Beratung durch eine Person, die das Kanzleiteam durch den gesamten Kauf- und Implementierungsprozess führen würde … und darüber hinaus. Nun, die Person, die Olalla seinerzeit mit Kleos vertraut machte, hat auch dieses Interview geführt. Entsprechend groß war die Freude, zu hören, wie positiv Olalla über Kleos sprach.
„Wenn man vorhat, ein Programm auszutauschen, und der Berater des Anbieters erklärt alles ausführlich und auf sehr persönliche Art und Weise, dann hat das schon großen Einfluss auf die Entscheidung, zumindest anfangs. Wenn man dann später feststellt, dass das Programm genauso funktioniert, wie man es erwartet hat, weiß man, dass man die richtige Entscheidung getroffen hat. Diese persönliche Zusammenarbeit im Vorfeld der Kaufentscheidung hat wirklich großen Einfluss“, betont Olalla.
Mit Blick auf den technischen Service von Kleos fügt er hinzu: „Anfangs weiß man noch nicht zu 100 %, wie man das Programm nutzen soll und wie man optimalen Nutzen daraus ziehen kann. Aber dann ist da diese Person auf der anderen Seite des Schreibtisches oder am Telefon, die einem dabei hilft.“
Ein Ratschlag von Agustín Olalla
Natürlich wollte das Team von Wolters Kluwer auch wissen, welchen Rat ein Anwalt, der Kleos bereits sein Vertrauen geschenkt hat, anderen Kanzleien geben würde, die noch keine solche Kanzleimanagementsoftware einsetzen. Olalla hätte nicht deutlicher werden können: „Sie sollten nicht so lange zögern. Es ist ein Riesenfortschritt für die tägliche Arbeit in jeder Anwaltskanzlei. Ich kann nicht verstehen, dass es heute noch Kollegen gibt, die nicht über diese Art von Tool verfügen.“
