‘Zonder Kleos had het kantoor niet kunnen groeien.
We zouden dan te veel fouten hebben gemaakt omdat we te weinig tijd hadden en niet flexibel genoeg waren. En we hadden nooit alle deadlines kunnen halen.’
Olalla & Asociados is een gerenommeerd advocatenkantoor met vestigingen in Granada, Huelva en Malaga. Tijdens een prettig interview legt eigenaar Agustín Olalla in detail uit hoe Kleos het bedrijf heeft geholpen om efficiënter te werken en zelfs sneller te groeien.
Het advocatenkantoor heeft uitgebreide ervaring in zaken op het gebied van erfrecht, faillissementsrecht, betalingsbevelprocedures en vooral oneerlijke contractvoorwaarden. Maar het kantoor werkt vooral aan strafzaken en staat daar ook om bekend, zelfs binnen de academische wereld. Het heeft op dit moment bijna 500 actieve cliënten en daarom is ‘Kleos in feite 24 uur per dag open’, op kantoor of thuis.
Het leven voor Kleos
‘Ik herinner me dat het leven vóór Kleos een stuk ingewikkelder was’, vertelt de oprichter van Olalla Asociados. Het begon als een traditioneel advocatenkantoor met slechts twee juristen. Inmiddels heeft het kantoor veel meer werk en veel meer medewerkers. ‘Zonder Kleos had het kantoor niet kunnen groeien. We zouden dan te veel fouten hebben gemaakt omdat we te weinig tijd hadden en niet flexibel genoeg waren. En we hadden nooit alle deadlines kunnen halen.’
Het leven met Kleos
‘Kleos heeft mijn verwachtingen overtroffen, het kan veel meer dan ik had gedacht. Als je eerder met andere programma's hebt gewerkt, heb je al een bepaald beeld. Ik had geen idee dat het zo'n groot volume aan werk aankon’, zegt Agustín. Kleos bespaart tijd, zorgt ervoor dat deadlines niet worden gemist en biedt flexibiliteit bij het bestuderen van elke zaak. Dit zijn allemaal essentiële stappen om efficiënt te werken binnen een advocatenkantoor.
De eenvoudige herinneringen vormen dan ook een van de beste functies van Kleos, omdat je zo ‘eigenlijk geen deadline meer kunt missen’, legt hij uit. ‘Dankzij Kleos hebben we al onze activiteiten kunnen stroomlijnen en dat is wat we nodig hebben. Het is heel prettig om heel snel een volledig overzicht te hebben.’
Een andere functie die de eigenaar van dit gerenommeerde advocatenkantoor noemde, is het gemak waarmee zaken kunnen worden bestudeerd: dossiers zoeken en alles ’in één oogopslag zien’ biedt volledige controle over elke zaak en dat is uiteindelijk heel belangrijk in de juridische praktijk. Het programma biedt de mogelijkheid om bestanden, gegevens, juridische informatie of de andere partijen volledig te beheren. ‘Het bespaart ons een hoop werk’, zegt hij.
Ook de gedetailleerde monitoring van facturering is een belangrijk aspect: ’We weten op elk moment precies wat de betalingsstatus van elke cliënt is’, wat het managen van het kantoor een stuk gemakkelijker maakt.
Een ander voordeel van Kleos is dat het programma zich aanpast aan de veranderende behoeften van een groeiend bedrijf. ‘Ik ken maar heel weinig programma's waarin je zo veel kunt doen als in Kleos. En het wordt voortdurend verbeterd’, voegt hij toe.
‘Ik ken maar heel weinig programma's waarin je zo veel kunt doen als in Kleos. En het wordt voortdurend verbeterd.'
De menselijke kant van Kleos
Toen Olalla & Asociados overwoog om hun juridische software te vervangen, wilden ze eerst iemand spreken. Iemand die hen zou begeleiden tijdens het hele proces van aankoop tot implementatie, en daarna! Dezelfde persoon die Agustín had begeleid toen hij met Kleos begon te werken stelde hem de vragen tijdens dit interview en kon zien hoe enthousiast Agustín over Kleos was.
‘Als je overweegt een programma te vervangen en de persoon die je hierbij begeleidt legt alles heel vriendelijk en in detail uit, dan is dat van invloed op je beslissing, zeker in het begin. En dan ontdek je dat het programma doet wat je verwacht en dat je de juist beslissing hebt genomen. Deze persoonlijke touch voordat je daadwerkelijk met het programma gaat werken, was veel belangrijk’, vertelt Agustín.
Over de technische service van Kleos zegt hij: ’In het begin weet je nog lang niet alles over het programma en hoe je het optimaal kunt gebruiken. De persoon aan de andere kant van de tafel of de telefoonlijn is er dan om je te helpen’.
Advies van Agustín Olalla
Bij Wolters Kluwer wilden we ook graag weten welk advies deze jurist die op Kleos vertrouwt heeft voor andere advocatenkantoren die nog geen beslissing hebben genomen over de software die ze willen gaan gebruiken. Agustín is heel duidelijk: ‘Ze doen er lang over. Het is natuurlijk een enorme stap voor wat betreft de dagelijkse activiteiten van een advocatenkantoor. Ik snap niet dat er nog steeds kantoren zijn die niet zo'n tool gebruiken.’
