« Sans Kleos, la croissance du cabinet n’aurait pas été possible.
Nous aurions commis des erreurs à cause du manque de temps et d’agilité, et nous n’aurions pas été capables de respecter toutes nos échéances. »
Olalla & Asociados est un cabinet d’avocat réputé, basé à Grenade, Huelva et Malaga. Dans un entretien décontracté, son fondateur Agustín Olalla nous explique en détail comment Kleos a participé à l’amélioration des activités du cabinet, à l’accroissement de son efficacité et même à l’accélération de sa croissance.
Le cabinet possède une grande expérience dans des sujets liés au droit successoral, au droit de l’insolvabilité, aux procédures d’injonction de payer et tout particulièrement aux clauses abusives. Cependant, il est essentiellement spécialisé en droit pénal et c’est en tant que tel qu’il possède une réputation solide, jusque dans les sphères académiques. Il possède actuellement près de 500 clients actifs et, ainsi, « Kleos est ouvert pratiquement 24 heures sur 24 », au bureau comme à la maison.
Avant Kleos
« Je me souviens que la vie avant Kleos était plus problématique », raconte le fondateur d’Olalla Asociados. Au commencement, c’était un cabinet classique, composé de seulement deux avocats. Aujourd’hui, la structure a vu son volume de travail considérablement augmenter, ainsi que son nombre de collaborateurs. « Sans Kleos, la croissance du cabinet n’aurait pas été possible. Nous aurions commis des erreurs à cause du manque de temps et d’agilité, et nous n’aurions pas été capables de respecter toutes nos échéances. »
Après Kleos
« Kleos a surpassé mes attentes, allant bien au-delà de ce que je croyais être possible. Lorsque vous avez déjà travaillé avec d’autres programmes, vous êtes plus susceptible d’émettre certains jugements. Je ne pensais pas que ce logiciel absorberait un tel volume de travail », explique Agustín. Kleos permet de gagner du temps, d’éviter de rater des échéances, et de garder de la souplesse dans l’étude de chaque dossier : autant d’éléments clés pour gagner en efficacité dans un cabinet d’avocats.
Ainsi, il souligne la facilité de mise en place des rappels, car « il est pratiquement impossible de rater une échéance ». « Avec Kleos, le cabinet a fondamentalement optimisé ses activités, ce qui est exactement ce que nous recherchions ; posséder rapidement une vue d’ensemble du cabinet est très satisfaisant. »
Le représentant de ce cabinet de renom met également en avant la facilité d’étude des dossiers : être capable de trouver un fichier et de voir pratiquement tous les éléments « en un clin d’œil » offre ainsi une maîtrise totale de chaque dossier, ce qui, pour faire court, est l’un des aspects les plus cruciaux de la pratique juridique. Le programme facilite l’intégralité de la gestion des fichiers, données, et informations juridiques des parties prenantes. « C’est énormément de travail en moins », affirme-t-il.
En outre, le suivi détaillé de la facturation constitue un autre élément central : « Nous connaissons le statut de paiement de chaque client à tout moment », ce qui fluidifie grandement la gestion du cabinet.
Autre avantage de Kleos : le programme grandit pour s’adapter aux besoins croissants de ses utilisateurs. « Je connais très peu de programmes aussi bien mis à jour que Kleos. Il est sans cesse amélioré », commente-t-il.
« Je connais très peu de programmes aussi bien mis à jour que Kleos. Il est sans cesse amélioré. »
Kleos, résolument humain
Lorsque le cabinet Olalla & Asociados a envisagé de changer de logiciel juridique, la première étape consistait à échanger avec une vraie personne. Quelqu’un qui les guiderait tout au long du processus d’acquisition et de mise en place… et au-delà ! Eh bien, la personne qui a guidé Agustín lors de sa prise en main de Kleos est aussi celle qui lui pose les questions au cours de cet entretien, et qui regarde avec amitié Agustín parler de Kleos.
« Lorsque vous songez à changer de logiciel et que la personne qui prend en charge votre demande vous explique tout en détail et avec gentillesse, son attitude a une influence indiscutable sur votre décision, au moins au début. Ensuite, vous constatez que le programme fonctionne selon vos attentes et que vous avez pris la bonne décision. Ce travail personnel a une grande influence et ce, jusqu’à votre adoption de la solution », souligne Agustín.
Quant au service technique fourni par Kleos, il ajoute : « au début, vous ne savez toujours pas comment utiliser le programme à 100 %, et vous ne savez pas comment en tirer véritablement profit, mais la personne de l’autre côté du bureau ou du téléphone est là pour vous aider ».
Quelques conseils d’Agustín Olalla
Chez Wolters Kluwer, nous voulions aussi savoir quel conseil donnerait un avocat qui a donné sa confiance à Kleos à d’autres cabinets qui n’ont pas encore décidé d’utiliser ce type de logiciel. La réponse d’Agustín est limpide : « Ils prennent trop de temps pour se décider. De toute évidence, adopter cette solution constitue un immense bond en avant au regard des activités quotidiennes dans n’importe quel cabinet. Je ne comprends pas pourquoi à l’heure actuelle, il existe encore des cabinets qui n’utilisent pas ce genre d’outil. »
