Chancengleichheit, neue Geschäftsideen, stabiles Wachstum, mehr Gewinn.
Mit Anwaltssoftware zur Kanzleiorganisation als „Herzstück“, ergänzt um weitere Tools und Technologien, schaffen Kanzleien die Basis für stabiles Wachstum und mehr Gewinn. Welche Rolle die „Cloud“ dabei spielt, welche Trends es gibt und wie sicher das überhaupt alles ist, beschreibt Ralph Vonderstein, Geschäftsführer und Leiter des Geschäftsbereichs Legal Software bei Wolters Kluwer Deutschland.
Seit wir 1979 mit AnNoText in deutschen Kanzleien Einzug gehalten haben, hat sich Software für Kanzleimanagement im Rechtsmarkt etabliert. Auch wenn einige Kanzleien noch mit Papierakten und Ausdrucken arbeiten und Microsoft Office als Standard für die Kanzleiorganisation nutzen, ist der Siegeszug der Anwaltssoftware weiterhin unaufhaltsam. Zu speziell sind letztlich die Anforderungen an die heutige Mandatsverwaltung und die Schnittstellen, die bedient werden wollen.
Gerade kleinere Kanzleieinheiten stoßen jetzt aber vermehrt an Grenzen. Denn die eigene IT-Umgebung muss fortlaufend an neue Standards und gesetzliche Anforderungen angepasst werden. Ganz zu schweigen von häufigen Updates bei Betriebssystemen und Virenschutz, der Einführung neuer, internetbasierter Dienstleistungen oder der Frage nach ortsunabhängiger, mobiler Bearbeitung der Mandate. Neben praktischem Nutzen und notwendiger Effizienzsteigerung („More for Less“ Prinzip) kommen heute weitere wichtige Punkte hinzu, z.B. die DSGVO konforme Verwaltung von Daten und damit einhergehende Prozesse im Umgang mit Mandantendaten, um auch dem anwaltlichen Berufsrecht zu entsprechen.
In zahlreichen Gesprächen mit Kanzleien stellen wir einen neuen Trend fest, der das Angebot an Dienstleistungen und das Kanzleimanagement nachhaltig verändern wird: Viele Anwälte setzen für ihr Kanzleimanagement verstärkt auf die Cloud. Mit Hilfe innovativer Internet-Technologien bilden sie neue Geschäftsmodelle und Serviceangebote für ihre Mandanten ab. Einige verlagern das gesamte Kanzleimanagement auch gleich vollständig in die Cloud. Ein signifikanter Treiber für die Relevanz der Cloud-Technologie waren die Einflüsse der Corona-Pandemie. Während dieser durchaus anspruchsvollen Zeit haben viele Kanzleien die Vorteile von Cloud-Anwaltssoftware erkannt, die ein problemfreies und vernetztes Arbeiten aus der Kanzlei und dem Homeoffice ermöglicht. So konnten Anwälte und Kanzleimitarbeiter weiterhin zusammenarbeiten und für ihre Mandanten tätig zu sein, wenn auch räumlich getrennt.
Im Trend: ergänzende Tools und Technologien in der Cloud
Seit 2009 beschäftigen wir uns bei Wolters Kluwer mit internetbasierten Dienstleistungen und Kanzleisoftware in der Cloud – und allen damit verbundenen Fragestellungen. Unsere Erfahrungen in neun europäischen Ländern haben gezeigt:
- Jede Kanzlei betrachtet IT als notwendige Basis für ein modernes Arbeitsumfeld und als Treiber für neue Geschäftsmodelle und Dienstleistungen.
- Man kann zwei Gruppen von Kanzleien ausmachen: diejenigen, die ihre IT selbst verwalten und kontrollieren möchten, und diejenigen, die IT einfach nur nutzen wollen, ohne eigenen Aufwand zu betreiben.
- Ortsunabhängiges Arbeiten, Spracherkennung und die Kommunikation mit Mandanten über ein kanzleieigenes Portal („Online-Akte“) werden als selbstverständlich empfunden.
- Juristische Quellenrecherche und –abfrage vollautomatisch direkt aus dem jeweiligen Dokument heraus, ohne das Dokumentenmanagement verlassen zu müssen, wird immer stärker nachgefragt. Der zunehmende digitale Datenaustausch erfordert smarte Software, mit der die Akte inhaltlich strukturiert, bearbeitet und offline auf Tablets genutzt werden kann.
- Die Automatisierung von Dokumenten steht derzeit im Fokus strategischer Überlegungen von Kanzleien – und zwar sowohl zur internen Effizienz- und Qualitätssteigerung wie auch als „Self-Service“-Portal für Mandanten – als erweitertes Beratungs- und Dienstleistungsangebot bzw. zur Kundenbindung.
- Auch Dienstleistungen im Sinne eines „Virtual Legal Counsel“, also ein Outsourcing rechtlicher Prozesse für Unternehmen, sind gefragt: Mit Unterstützung entsprechender Software helfen hier Kanzleien Unternehmen bei der Digitalisierung juristisch-administrativer Aufgaben und Bereiche und sorgen für mehr Transparenz und kosteneffizientes Risikomanagement.
Meiner Erfahrung nach ist Wolters Kluwer der einzige Anbieter, der alle diese Leistungen „aus einer Hand“ vollwertig als Cloud-Lösung oder lokale Installation beim Kunden („on premise“) zur Verfügung stellen kann.
Was ist eigentlich „die Cloud“?
Unter „Cloud“ verstehen wir die Bereitstellung von IT-Infrastruktur wie z.B. Speicherplatz, Rechenleistung und speziell für die Cloud entwickelter Rechtsanwaltssoftware als Dienstleistung über das Internet. Die Software und folglich auch sämtliche Daten werden also nicht mehr auf einem lokalen Server, z.B. dem Kanzleiserver, installiert. Auf lokalen Rechnern werden dann lediglich sogenannte SmartClients oder der Internet-Browser genutzt. SmartClients „fühlen“ sich wie traditionelle Software an, sind aber nur eine Bedieneroberfläche ohne jegliche Intelligenz.
Aber: Daten in der „Cloud“, ist das überhaupt sicher? Ja, wenn der Anbieter der Software über die entsprechende Erfahrung und die industrieüblichen Zertifizierungen nach ISO-Norm verfügt. Wichtig sind dabei natürlich die Zertifizierung des Rechenzentrums und mit Blick auf die DSGVO auch die Zertifizierung der Prozesse beim Umgang mit Daten. Weitere Qualitätsmerkmale sind regelmäßige Updates, Support nach ISO und die stetige Überprüfung durch externe Experten.
Unsere Cloud-Kanzleimanagement-Software Kleos wird beispielsweise in einem hochsicheren Rechenzentrum, und in einer exklusiven Umgebung für Wolters Kluwer, betrieben. Und zwar für alle derzeit betreuten mehr als 25'000 Kanzlei-Kunden. Die exklusive Infrastruktur gewährleistet dabei, dass die Daten in Deutschland bleiben und die zum Einsatz kommende Technik nicht mit anderen Unternehmen „geteilt“ wird.
Während Kanzleiserver jederzeit anfällig für Feuer, Wasserschäden, Einbruch oder Diebstahl sind, bietet unser Rechenzentrum die höchste Sicherheitsstufe für Daten, übrigens mit automatischen Backups und Updates nach ISO zertifiziert. Ohnehin sollte man Fachsoftware für die Kanzleiorganisation, bei der nicht alle Mandatsdaten inklusive der zugehörigen Dokumente zumindest in einer zugangsgeschützten Datenbank gespeichert werden, dringend vermeiden. Im Klartext liegen die Daten dann auf frei zugänglichen Verzeichnissen auf der Festplatte des lokalen Computers oder Servers. Das ist ein offenes Einfallstor für Viren oder Trojaner und jeden, der Zugang zu einem Computer der Kanzlei erhält.
Seit zwei Jahren sind zudem alle mit der Software Kleos in Verbindung stehenden Prozesse nach ISO zertifiziert und werden monatlichen Sicherheitsüberprüfungen durch Dritte unterzogen.
Die komplette Kanzlei immer dabei – sicher und flexibel
Mit der Cloud-Kanzleimanagement-Software Kleos haben wir das „Herzstück“ der Cloudlösungen für jede Kanzlei im Angebot, das selbstverständlich jederzeit um die oben genannten Tools und Technologien erweitert werden kann.
Übrigens können mit Kleos erstellte Dokumente bereits in der Standard-Version verschlüsselt mit Mandanten und Dritten geteilt werden, ohne Extra-Kosten und Risiken wie z.B. bei verschlüsselten E-Mails. Mit Gerichten und Kollegen kann direkt aus der Cloud-Anwaltssoftware Kleos über das integrierte beA-Postfach kommuniziert werden.
Der größte Vorteil von Cloud-Software im Rechtsmarkt ist aber, dass man seine komplette Kanzlei immer dabeihat und über eine App jederzeit auf alle Daten zugreifen kann – zum Beispiel auf Reisen oder bei Wartezeit bei Gericht. Das macht Kanzleien produktiver und Anwälte haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge: beste juristische Beratung und Mandantengewinnung.
In Zeiten hoher und immer weiter steigender Ansprüche an Datensicherheit und Flexibilität werden Cloud-Technologien in der Anwaltskanzlei bald nicht mehr wegzudenken sein. Neben unserer Expertenlösung Kleos streben weitere Anbieter in den Markt, die – bei ausreichender Umsetzung der Sicherheitsaspekte – ebenfalls dazu beitragen werden, den Siegeszug der Cloud-Technologie zu beschleunigen.
Wir blicken jetzt bereits auf fast 40 Jahre Softwareentwicklung für den Rechtsmarkt zurück, davon 9 Jahre Erfahrung in der Entwicklung und Weiterentwicklung cloudbasierter Software. Mit unserer Erfahrung können wir die tägliche Verfügbarkeit gewährleisten, die unsere Kunden zurecht von unseren Lösungen erwarten. Vor allem aber sind wir fest in der anwaltlichen Praxis verankert. Wir wissen, wie Kanzleiabläufe organisiert sind und wie sie in Software übersetzt werden können. Und wir wissen, wie unsere Kunden arbeiten und in Zukunft arbeiten möchten. Die Cloud wird dabei eine wichtige Rolle spielen.
