Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Transaktionen. Das Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, ab 2025 E-Rechnungen im strukturierten elektronischen Format zu empfangen. Für den Versand gibt es Übergangsfristen bis 2028. Ziel ist es, die Automatisierung im Rechnungswesen zu fördern und Steuerbetrug zu reduzieren.
Steuerberater stehen nun vor der Herausforderung, ihre Mandanten bei der Umsetzung dieser Anforderungen zu unterstützen. Eine saubere Dokumentation der Prozesse rund um den Empfang, die Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen ist dabei essenziell. Hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel, die als Nachweis für die Einhaltung der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenschutz) dient.
Welche Inhalte zur E-Rechnung gehören in die Verfahrensdokumentation?
Die E-Rechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Verfahrensdokumentation, insbesondere im Bereich der Belegablage. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse zur Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen dokumentiert sind, um die Einhaltung der GoBD und weiterer steuerrechtlicher Anforderungen nachzuweisen. Folgende Bereiche sollten in der Verfahrensdokumentation zur E-Rechnung abgebildet werden:
1. Empfang und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Wie erfolgen der Empfang und die Verarbeitung (z. B. E-Rechnungsnetzwerk, E-Mail) und welche Formate werden unterstützt (XRechnung, ZUGFeRD)?
- Ist eine automatische oder manuelle Prüfung vorgesehen?
2. Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
- Welche Programme oder Systeme werden zur Erstellung von E-Rechnungen genutzt?
- In welchem Format werden E-Rechnungen erstellt und übermittelt?
- Über welche Übertragungswege werden sie versendet?
- Hinweis: Nur relevant für Unternehmen, die bereits E-Rechnungen versenden.
3. Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen bei Dauerschuldverhältnissen
- Unternehmen, die Rechnungen für Dauerschuldverhältnisse (z. B. Miet- oder Wartungsverträge) ausstellen, müssen diese künftig verpflichtend als E-Rechnungen versenden.
- In der Verfahrensdokumentation sollte festgehalten werden, welche Verträge betroffen sind und wie diese Rechnungen technisch umgesetzt werden.
4. Validierung und Sicherstellung der Datenintegrität
- Wird eine Validierung der Rechnungen durchgeführt (z. B. KoSIT Validator)?
- Wie werden die Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsdaten geprüft?
5. Archivierung, Lesbarmachung und revisionssichere Aufbewahrung
- Wo und wie werden E-Rechnungen archiviert?
- Wie wird sichergestellt, dass die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren eingehalten wird?
- Archivierte E-Rechnungen müssen im Bedarfsfall lesbar gemacht werden. Wird dies sichergestellt?
6. Signierung und Übertragungswege für die rechtliche Sicherheit
- Welche Sicherheitsmaßnahmen stellt das Unternehmen sicher, um die Unveränderbarkeit und Echtheit von E-Rechnungen zu garantieren?
- Wird eine elektronische Signatur oder ein sicherer Übertragungsweg (z. B. Peppol) genutzt?
Risiken bei fehlender Dokumentation der E-Rechnung
Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse nicht nachvollziehbar dokumentieren oder technisch nicht GoBD-konform umsetzen, könnten bei einer Betriebsprüfung Schwierigkeiten haben, die Ordnungsmäßigkeit ihrer Buchführung nachzuweisen. Besonders kritisch ist eine fehlende GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen, da sie gegen die GoBD verstößt und Beanstandungen nach sich ziehen kann. Zwar verlangt § 147 AO die Aufbewahrung steuerlich relevanter Belege, doch die GoBD fordern zusätzlich Schutz vor nachträglichen Änderungen.
Eine unzureichende Verfahrensdokumentation kann die Nachvollziehbarkeit der Buchführung erschweren und eine genauere Prüfung nach sich ziehen. Eine Steuerschätzung gemäß § 162 AO erfolgt jedoch nur, wenn gravierende Mängel bestehen, die eine ordnungsgemäße Steuerfestsetzung unmöglich machen.
Unsere Lösung: Verfahrensdokumentation mit ADDISON Compliance Online
Mit ADDISON Compliance Online bieten wir eine digitale, strukturierte und rechtskonforme Lösung zur Dokumentation von E-Rechnungen innerhalb der Verfahrensdokumentation.
- Geführte Eingabemasken & Vorlagen
Ein Fragebogen leitet den Mandanten durch alle relevanten Themenbereiche, einschließlich der E-Rechnung. - Automatische Berichtserstellung
Aus den eingegebenen Informationen wird eine vollständige Verfahrensdokumentation als PDF-Bericht generiert. - Versionierung & Archivierung
Alle erstellten Dokumentationen werden revisionssicher archiviert und können bei Bedarf jederzeit abgerufen werden. - Nahtlose Integration
Informationen aus anderen Modulen von Compliance Online, z. B. zur Kassenmeldung, werden automatisch in die Verfahrensdokumentation übernommen. - Laufende Aktualisierung
Die Verfahrensdokumentation wird regelmäßig aktualisiert, sodass gesetzliche Neuerungen, insbesondere zur E-Rechnung, automatisch in den Prozess integriert werden. Damit bleibt die Dokumentation immer auf dem neuesten Stand und entspricht den jeweils geltenden Anforderungen.
Fazit: Digitale Dokumentation als Schlüssel zur GoBD-Konformität
Die E-Rechnung wird in den nächsten Jahren zum Standard – und die korrekte Dokumentation ist dabei unverzichtbar. Mit ADDISON Compliance Online unterstützen wir Sie und Ihre Mandanten dabei, alle Prozesse effizient und GoBD-konform zu dokumentieren.
Die Verfahrensdokumentation als Teil von Compliance Online wird in den kommenden Monaten eingeführt. Die Auslieferung erfolgt schrittweise, beginnend mit den Modulen zur Datenvalidierung und Kassenmeldung.
