Der elektronische Lieferschein

I. Papier ist geduldig

Industrie 4.0 klingt nach vollautomatisierten Prozessen, vernetzten Produktionen und selbstdenkenden Maschinen. Tatsächlich bedeutet Industrie 4.0 in erster Linie jedoch die Abkehr vom Papier als Informationsträger Nr. 1. Gerade im Handel wird immer noch hartnäckig eine Vielzahl verschiedener und verschiedenfarbiger¹ Papiere eingesetzt, um den Warenaustausch zu dokumentieren, zu quittieren und zu finanzieren. Gerade in Zeiten der Corona-Pandemie hat sich jedoch gezeigt, wie anfällig ein solches System ist. Wenn Mitarbeiter:innen im Homeoffice die zur Abwicklung erforderlichen Dokumente nicht erstellen dürfen, weil ihnen die Mitnahme der Firmenstempel nicht gestattet ist oder Kurierdienste die Auslieferung einstellen müssen, weil an jedem physischen Übergabepunkt zugleich die Ansteckung droht, gerät der gesamte Handel zum Erliegen. Nicht zuletzt deshalb appelliert die ICC eindringlich an alle Wirtschaftsbeteiligten, endlich auf den Einsatz von Papier zu verzichten.² Dabei ist jedoch zu bedenken, dass nicht jedes Dokument von vornherein digitalisiert werden darf. Je nach Art und Verwendung bestehen Formvorschriften, die der Digitalisierung im Wege stehen können. Teilweise sind es jedoch nur vermutete Formvorschriften, getreu dem Motto »das haben wir immer schon so gemacht«, die den Fortschritt aufhalten. Zwei besonders prominente Beispiele für solche hartnäckigen Irrtümer sind zum einen das (elektronische) Konnossement und die weiteren Transportdokumente des HGB und zum anderen die (elektronische) Bürgschaftsurkunde.

Der Einsatz elektronischer Konnossemente, (See-)Frachtbriefe, Ladescheine und Lagerscheine ist seit der Seerechtsreform im Jahr 2013 aufgrund der Einführung des § 516 Abs. 2 HGB und der gleichlautenden Schwestervorschriften³ zulässig.⁴ Einzige Anforderung an elektronische Konnossemente ist die sog. Funktionsäquivalenz, also die technische Reproduktion der gesetzlichen Funktionen der Dokumente bei vollständiger Rechtskonformität der eingesetzten Technologie.⁵   

Deutlich geläufiger wird den meisten Leser:innen wohl die Bürgschaftsurkunde gem. § 766 BGB sein. Wenngleich § 766 Satz 1 und Satz 2 BGB ausdrücklich die Schriftform vorschreiben und die elektronische Form ausschließen, erlaubt § 350 BGB unter Kaufleuten dennoch Abweichungen und damit auch die elektronische Form.⁶

Der nachfolgende Beitrag behandelt und beschreibt die Zulässigkeit elektronischer Lieferscheine im innerdeutschen Warenverkehr. Dabei werden die für den Lieferschein geltenden Vorschriften des Zivil- und Öffentlichen Rechts analysiert sowie konkrete Umsetzungsideen gegeben. Ziel ist zugleich aufzuzeigen, dass eine Digitalisierung auch hier schon möglich ist und das digitale Dokument dem Papier schon bald den Rang ablaufen könnte und sollte.

II. Elektronische Lieferscheine im Warenverkehr

Bei einem Lieferschein handelt es sich um ein Warenbegleitpapier, das insbesondere in der Lebensmittelbranche häufig zum Einsatz gelangt. Der Lieferschein wird von der:dem Absender: in einer Warenlieferung ausgestellt und dem Frachtführer: in bzw. dem zuständigen Fahrpersonal übergeben. Oftmals stellt die:der Absender:in den Lieferschein gemeinsam mit dem Frachtbrief aus. Teilweise wird jedoch überhaupt kein Frachtbrief, sondern allein ein Lieferschein von der:dem Absender:in ausgestellt.

Inhalt des Lieferscheins sind Angaben über die zu liefernde Ware sowie Absender:in und Empfänger:in. Der Lieferschein enthält die Bezeichnung der zu liefernden Waren, also Artikelbezeichnungen, EAN-Artikelnummern sowie die konkrete Liefermenge der Güter. Überdies sind Angaben über das Lieferdatum und ggf. auch Klauseln über einen Eigentumsvorbehalt der im Lieferschein aufgeführten Waren enthalten. Preisangaben enthält der Lieferschein nicht.

Das Fahrpersonal führt diesen Lieferschein während des gesamten Transports mit sich. Bei Fahrzeugkontrollen wird der Lieferschein vorgelegt. Am Empfangsort übergibt das Fahrpersonal den Lieferschein an die:den Empfänger:in. Die:Der Empfänger:in prüft die erhaltenen Waren. Weichen die abgelieferten Waren in Maß, Zahl oder Güte von der Beschreibung im Lieferschein ab, vermerkt die:der Empfänger:in diese Abweichungen auf dem Lieferschein und unterschreibt und stempelt diesen. Stimmen die Angaben mit den tatsächlichen Gegebenheiten überein, unterschreibt die:der Empfänger:in den Lieferschein, ohne weitere Angaben zu machen. Das Fahrpersonal unterschreibt den Lieferschein ebenfalls.

Gelegentlich nimmt die:der Empfänger:in die oben bezeichneten Abschreibungen bzw. Bestätigung der erhaltenen Waren nicht auf dem Lieferschein vor, sondern erstellt ein neues Dokument, das die:der Empfänger:in unterschreibt. Dieses Dokument wird zumeist mit »Wareneingangsbeleg« oder ähnlich lautenden Bezeichnungen überschrieben und ebenfalls vom Fahrpersonal unterschrieben.

Den unterschriebenen Lieferschein bzw. Wareneingangsschein übergibt die:der Empfänger:in wieder dem Fahrpersonal. Das Fahrpersonal überführt die Dokumente zurück an die:den Absender:in der Lieferung. Der gesamte Prozess erfolgt aktuell noch papierbasiert.

III. Juristische Bewertung

Zu prüfen ist daher, ob die elektronische Form des Lieferscheins rechtlich zulässig ist. Dafür werden die verschiedenen, durch die Ausstellung eines Lieferscheins berührten Rechtsgebiete untersucht. Soweit die Verwendung elektronischer Lieferscheine zulässig ist, werden die konkreten juristischen Anforderungen an einen solchen Lieferschein im Folgenden benannt. IT- und datenschutzrechtliche Fragen werden nicht beleuchtet. Bei der technischen Umsetzung dürfen diese Fragen jedoch nicht außer Acht gelassen werden.⁷

1. (Zivil-)rechtliche Einordnung des Lieferscheins

Ausgangspunkt für die Analyse der Zulässigkeit elektronischer Lieferscheine muss die Rechtsnatur des oben beschriebenen Dokuments sein.

Bei einem Lieferschein könnte es sich um einen Frachtbrief i.S.d. § 408 HGB handeln. Der Frachtbrief wird gem. § 408 Abs. 1 Satz 1 HGB ebenfalls von der:dem Absender:in ausgestellt und kann die in § 408 Abs. 1 Satz 1 und S. 2 aufgeführten Angaben enthalten. Die Bezeichnung als Frachtbrief ist dafür genauso wenig erforderlich⁸ wie eine Bezeichnung als Lieferschein der Einordnung als Frachtbrief entgegensteht. Aus § 408 HGB folgt ein Mindestinhalt der Frachtbriefangaben.⁹ Es genügt, wenn der Frachtbrief den Bezug zu einem bestimmten Transport aufweist, also zumindest Absender:in, Empfänger:in und transportiertes Gut erkennen lässt.¹⁰ Zudem muss die:der Frachtführer:in genannt werden, da ansonsten nicht klar wird, aus welchem Frachtvertrag der Frachtbrief entstammt und gegen wen sich die Beweiswirkung entfaltet.¹¹ Die Unterschrift des:der Absender:in ist wegen § 408 Abs. 2 Satz 1 konstitutives Merkmal eines Frachtbriefs.12 Die Nachbildung der Unterschrift durch Druck oder Stempel genügt aufgrund der Formerleichterung in § 408 Abs. 2 Satz 3 HGB. Die alleinige Verwendung von Firmenstempeln zur Unterzeichnung ist jedoch nicht ausreichend.¹³

Zwar erfüllt der Lieferschein mit den Angaben über Absender:in, Empfänger:in und transportiertes Gut zum Teil den Mindestinhalt eines Frachtbriefs i.S.d. § 408 HGB. Eine Unterschrift der:des Absender:in trägt der Lieferschein jedoch gerade nicht. Ebenso fehlt es an der Angabe der:des Frachtführer:in. Somit handelt es sich bei dem Lieferschein nicht um Absender:in auch für die Fälle, in denen von vornherein kein Frachtbrief neben dem Lieferschein ausgestellt wurde.

Es könnte sich bei dem oben bezeichneten Lieferschein indes um eine kaufmännische Anweisung i.S.d. § 363 Abs. 1 Satz 1 HGB handeln. Dafür spricht zunächst die Bezeichnung als Lieferschein selbst. In der Literatur wird der Lieferschein als wohl häufigste Form der kaufmännischen Anweisung bezeichnet. ¹⁴ Ein Lieferschein als kaufmännische Anweisung i.S.d. § 363 Abs. 1 Satz 1 HGB wird von der:dem Verkäufer:in von Waren ausgestellt. Darin weist die:der Verkäufer:in diejenigen an, bei der:dem sich die Ware der:des Verkäufer:in befindet oder nach Lieferung befinden wird, die Ware an einen Dritten, nämlich die:den Käufer:in der Ware oder anderweitig Berechtigten auszuhändigen.¹⁵ Davon unterscheidet sich das hier zu prüfende Dokument erheblich. Dieses enthält keine Anweisung über die Aushändigung von Waren, sondern gibt allein die Waren eines bestimmten Transports wieder. Damit handelt es sich bei dem vorliegenden Lieferschein auch nicht um eine kaufmännische Anweisung i.S.d. § 363 Abs. 1 Satz 1 HGB.

Schlussendlich könnte es sich bei dem Lieferschein um eine bloße Quittung nach § 368 Satz 1 BGB handeln. Dies ist gem. § 368 Satz 1 BGB das schriftliche Bekenntnis der:des Gläubiger:in über den Empfang einer Leistung. Dabei kann es sich auch um den Empfang von gelieferten Waren handeln. ¹⁶ Aus der Perspektive des Lieferscheins ist Gläubiger i.S.d. § 368 Satz 1 BGB damit die:der Empfänger:in der im Lieferschein bezeichneten Ware. Diese:r kann den Empfang erst nach Übergabe des Gutes und des Lieferscheins mit ihrer:seiner Unterschrift auf dem Lieferschein oder dem Wareneingangsschein quittieren. Daher handelt es sich bei dem Lieferschein erst nach Unterschrift durch die:den Empfänger:in um eine Quittung gem. § 368 Satz 1 BGB. Der noch nicht unterschriebene Lieferschein ist keine Quittung i.S.d. § 368 Satz 1 BGB.

Unabhängig von der Unterzeichnung stellt der Lieferschein einen Geschäftsbrief nach § 37a HGB,¹⁷ § 125a HGB¹⁸ bzw. § 35a GmbHG¹⁹ oder § 80 AktG²⁰ dar.

Zusammenfassend handelt es sich demnach bei dem Lieferschein um ein Warenbegleitpapier sui generis. Erst nach Unterschrift durch die:den Empfänger:in wird der Lieferschein zu einer Quittung gem. § 368 Abs. 1 BGB. Überdies kommen die Vorschriften über Geschäftsbriefe in § 37a, § 125a HGB bzw. § 35a GmbHG oder § 80 AktG zur Anwendung.

Bei den im Lieferschein enthaltenen Formulierungen über einen Eigentumsvorbehalt handelt es sich um Willenserklärungen der:des Absender:in, die Ware nur unter Vorbehalt der Kaufpreiszahlung zu übereignen.²¹ Regelmäßig sind dies vorformulierte Klauseln, mithin AGB der:des Absender:in.²²

2. Zulässigkeit elektronischer Lieferscheine

Aus der Einordnung des Lieferscheins als Warenbegleitpapier sui generis, seiner Geschäftsbriefqualität und der Quittungsfunktion nach Empfang der Ware ergeben sich verschieden Anforderungen an die Digitalisierung des Dokuments.

a) Öffentlich-rechtliche Zulässigkeit elektronischer Lieferscheine

Gem. § 7 Abs. 1 Nr. 3 GüKG muss während der Fahrt stets ein Begleitpapier oder ein sonstiger Nachweis mitgeführt werden, der die folgenden Mindestangaben enthalten muss: Angaben über das beförderte Gut, den Be- und Entladeort sowie Auftraggeber:in. Der Lieferschein enthält die geforderten Mindestangaben aus § 7 Abs. 1 Nr. GüKG und kann damit als Begleitpapier im Sinne der Vorschrift zum Nachweis eingesetzt werden. Dieses Begleitpapier muss entweder gem. § 7 Abs. 2 Satz 1 GüKG vom Fahrpersonal zur Prüfung ausgehändigt oder gem. § 7 Abs. 2 Satz 2 GüKG in sonstiger geeigneter Weise zugänglich gemacht werden. Begriffsnotwendig können allerdings nur physische Dokumente ausgehändigt werden,²³ nicht aber elektronische Lieferscheine. Diese müssen folglich gem. § 7 Abs. 2 Satz 2 GüKG in sonstiger geeigneter Weise zugänglich gemacht werden, um als taugliches Begleitpapier zu dienen. Vereinzelt wird die Ansicht vertreten, nur festinstallierte elektronische Lesegeräte würden hierfür genügen.²⁴ Dem kann nicht gefolgt werden. Die Gesetzesbegründung lässt die Vorlage in »Form elektronischer Lesegeräte« ohne Beschränkung auf festinstallierte Geräte genügen.²⁵ Weitergehende Formerfordernisse werden nicht aufgestellt. Daher ist jede Form der elektronischen Wiedergabe des Lieferscheins als Begleitpapier i.S.d. § 7 Abs. 1 Nr. 3 GüKG zulässig, sofern die zwingenden Mindestangaben aus § 7 Abs. 1 Nr. 3 GüKG erkennbar hervorgehen. Damit wäre bspw. die Wiedergabe des elektronischen Lieferscheins auf den mobilen Endgeräten des Fahrpersonals zulässig.

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