Von Burkhardt Vitt, Business Manager Public Digital & Customer Solutions bei Wolters Kluwer Deutschland.
Der Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung verschärft sich kontinuierlich. Bis 2030 werden etwa ein Drittel der Beschäftigten in der kommunalen Ebene in den Ruhestand gehen, während die jüngere Generation nicht ausreichend nachrückt. Darüber hinaus steigt sowohl die Anzahl als auch Komplexität der zu bearbeitenden Fälle. Entlastung kann hier nur die Digitalisierung der Fallbearbeitung bringen – und zwar "end-to-end": mit Software, deren einzelne Komponenten über Schnittstellen optimal verzahnt sind, und die in der Lage ist, relevante Informationen in einem standardisierten Prozess den Mitarbeitenden jederzeit und passend im Workflow zur Verfügung zu stellen. Bürger:innen reichen ihre Anträge digital ein, Sachbearbeitende können diese dann effizient prüfen und rechtssicher entscheiden bzw. weiterverarbeiten.
Da die Sachbearbeitenden in einer bestehenden Prozess- und IT-Landschaft arbeiten, ist es wichtig, eine Softwarelösung einzusetzen, die die behördeneigenen Informationen mit den relevanten Rechtsinformationen verknüpft. Dadurch haben sie Zugriff auf konsistente Daten sowie alle relevanten Rechts- und Fachinformationen. Neue Mitarbeitende erhalten schnell notwendige Informationen, während erfahrene Mitarbeitende mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben. Auch die Bürger:innen profitieren von optimierten Prozessen, zuverlässigen Zahlungen und vereinfachten Antragsverfahren. Damit die Digitalisierung funktioniert, müssen die Prozesse vom OZG-konformen Antrag bis zur behördeneinheitlichen Entscheidung durchdacht sein und medienbruchfrei ablaufen.
Einen wichtigen Ausgangspunkt bildet dabei das Antragsverfahren selbst. Bei der Digitalisierung unterstützt hier der AntragsManager: so sorgt unser Redaktionsteam aus Jurist:innen und Fachleuten dafür, dass die Anträge auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung sind, ohne dass eigene Ressourcen für Recherchen aufgewendet werden müssen. Durch integrierte Prozesse werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und Verwaltungsleistungen können in einem einzigen Vorgang abgewickelt werden. Der AntragsManager fügt sich in etablierte Prozesse im eGovernment-Bereich ein und bietet Schnittstellen zu Authentifizierungsdiensten, Fachverfahren und Rechtsinformationssystemen. Die Anwendung ist barrierearm gestaltet und mobil optimiert. Sie ermöglicht das Ausfüllen von Anträgen, den komfortablen Upload von Belegen, digitale Unterschriften und ist DSGVO konform.
Insgesamt reduziert der AntragsManager den Verwaltungsaufwand, ermöglicht effiziente Automatisierungsprozesse und ist somit der direkte Weg von Online-Antrag ins Fachverfahren. In Kombination mit unserer Rechtsinformations- und Wissensmanagementlösung eGovPraxis decken wir so den gesamten digitalen Verwaltungsprozess ab.