Hürth, 02. Februar 2022. Zum zweiten Mal in Folge bieten Wolters Kluwer und die European Company Lawyers Association (ECLA) mit der Trend-Studie „Legal Departments on the Move“ einen detaillierten Überblick über den Stand der Digitalisierung und geben Einblicke, wie Rechtsabteilungen auf die jüngsten Herausforderungen und zentrale Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, reagieren. Die Studie basiert auf einer umfassenden Umfrage unter Rechtsabteilungen von Unternehmen aus der zweiten Jahreshälfte 2021. Dabei wurden Daten von mehr als 500 Rechtsabteilungen in ganz Europa (einschließlich Belgien, Deutschland, Frankreich, Niederlande und Spanien) erfasst.
Legal Tech hat Einzug in den täglichen Arbeitsablauf gehalten
Die erste Umfrage im Jahr 2020 hat gezeigt, dass die Bedeutung einer klaren Strategie beim Aufbau einer digital versierten Rechtsabteilung nicht zu unterschätzen ist und dass die Digitalisierung auf der Agenda der Rechtsabteilungen bereits weit oben steht. Allerdings wurde sie oft noch nicht weiter vorangetrieben, da ein entsprechendes Budget fehlte. Die neue Studie aus dem Jahr 2021 zeigt nun, dass die Pandemie – die bei 85 % der Rechtsabteilungen zur Remote-Arbeit geführt hat – die Einführung von Legal Tech in den täglichen Arbeitsablauf von Rechtsabteilungen vorangetrieben hat.
Im Zusammenhang mit diesem Aspekt haben 25 % der Rechtsabteilungen ihr Digitalisierungsbudget steigern können. Diese Erhöhungen sollten als dauerhaft angesehen werden und nicht als Ad-hoc-Erhöhung der Ausgaben, die den Rechtsabteilungen in der Anfangsphase der Pandemie geholfen haben.
Dazu Giulietta Lemmi, CEO des Bereichs Legal Software von Wolters Kluwer Legal & Regulatory: „Während in unserem Report aus dem Jahr 2020 nur 36 % aller Rechtsabteilungen über ein dezidiertes Budget für die Digitalisierung verfügten, ist in der aktuellen Studie ein deutlicher Anstieg zu verzeichnen. Mittlerweile können 65 % aller Rechtsabteilungen auf entsprechende Mittel zugreifen. Und da diese Budgets steigen, stehen die Rechtsabteilungen unter dem Druck, ihre digitale Strategie schnell umzusetzen und neue Technologien einzuführen, um das Geschäft am Laufen zu halten.“
Vertragsmanagement ist für Rechtsabteilungen von höchster Priorität
Die Rechtsabteilungen haben zudem Bereiche identifiziert, die verbessert werden müssen, um auch bei Remote-Arbeitsmodellen reibungslose digitale Prozesse zu ermöglichen, wie zum Beispiel Vertragsmanagement oder Zusammenarbeit und elektronische Signaturen.
Mehr als die Hälfte der Rechtsabteilungen (54 %) sind der Ansicht, dass das Vertragsmanagement am dringendsten angepasst werden muss. Daneben sind die Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung und anderen Abteilungen (50 %) und das Compliance-Management (34 %) weitere Bereiche, die Rechtsabteilungen mit hoher Priorität verbessern sollten.
Ebenso an Relevanz hat die Einführung von E-Meetings und E-Voting gewonnen – das sagt die Hälfte aller befragten Rechtsabteilungen. Diese Verbesserungen sind notwendig, um genauer, aktueller und proaktiver mit internen und externen Parteien arbeiten zu können.
Umwelt, Soziales und Unternehmensführung werden zu einem wichtigen Faktor
Neu ist, dass Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) nun auch in den innovativsten Unternehmen die Agenda vorantreiben, wobei die Rechtsabteilungen die Stakeholder dabei unterstützen, die ESG-Ziele zu erreichen. Die Digitalisierung von Prozessen ist hier ein Schlüsselelement. In diesem Zusammenhang wurde festgestellt, dass Rechtsabteilungen mit einem höheren digitalen Reifegrad besser gewappnet sind, um mit allen prozessualen und verfahrenstechnischen Änderungen umzugehen, die durch die ESG-Standards vorgegeben werden. Die Umfrage zeigt, dass 78 % der Befragten der Ansicht sind, dass gut digitalisierte Rechtsabteilungen bei der Verwaltung von ESG-Projekten klar im Vorteil sind.
Giulietta Lemmi abschließend: „Diese wertvollen Einblicke werden uns helfen, zu bestimmen, wie wir unser Angebot an die sich entwickelnden Bedürfnisse der Unternehmensjurist:innen anpassen können. Es steht außer Frage, dass sich dieser Bedarf an kosteneffizienten, unkomplizierten Tools am besten durch ein komplettes, erweitertes Angebot abdecken lässt, das mit anderen Tools und Systemen innerhalb des Unternehmens interagiert. Im Idealfall schafft dieses als zentraler juristischer Hub durchgängige Arbeitsabläufe für alle Aktivitäten und unterstützt dabei die Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Anwaltskanzleien.“