Más de la mitad de los departamentos legales consideran que la gestión de contratos y la colaboración con el negocio requieren una mejora urgente, según el informe de Wolters Kluwer y la European Company Lawyers Association (ECLA), “Legal Departments on the Move”.
Dado que los contratos son el núcleo del negocio, un proceso de gestión de contratos mal administrado conlleva importantes riesgos legales y financieros que pueden afectar el futuro de tu empresa. Esto puede llevar no solo a oportunidades perdidas y pérdida de ingresos, sino también a problemas de cumplimiento que resulten en costes innecesarios y obstaculicen la colaboración entre departamentos.
Para mejorar tus procesos de gestión de contratos, es necesario implementar una transformación sistemática de las herramientas y procesos a utilizar.
Invertir en las herramientas adecuadas de gestión de contratos es fundamental, no solo para fomentar la eficiencia, sino también para garantizar la continuidad del negocio y mitigar los riesgos empresariales.
En el entorno empresarial acelerado de hoy, con grandes volúmenes de contratos y la creciente complejidad del panorama legal, ¿cómo puedes gestionar el proceso de contratación de principio a fin? Actualmente, gracias a la tecnología, gestionar el ciclo de vida de los contratos en cada fase se ha vuelto más fácil y eficiente que nunca.
Aquí están los 4 principales beneficios de un sistema de gestión de contratos digital:
1. Mejorar la eficiencia
Tradicionalmente, la gestión de contratos ha sido un proceso manual que consume tiempo, lo que puede resultar en errores, demoras y malentendidos, convirtiéndose en un verdadero desafío para los abogados internos. Un software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) te permite eliminar tareas repetitivas y acelerar todo el flujo de trabajo, reduciendo significativamente el tiempo y esfuerzo requeridos para iniciar, redactar, negociar, aprobar, firmar y almacenar contratos.
Al utilizar plantillas de contratos y herramientas de automatización, plataformas de tickets legales y firmas electrónicas, tus equipos legales pueden gestionar contratos de manera más rápida y con menos errores.
2. Obtener visibilidad en tiempo real y mayor transparencia
Los sistemas de gestión de contratos digitales ofrecen visibilidad en tiempo real del estado, historial y términos clave de los contratos, proporcionando una imagen precisa del panorama contractual de la organización.
Las herramientas de colaboración en documentos notificarán a los usuarios sobre cualquier cambio en las versiones de los contratos antes de que continúen editándolos. Esto te brinda una visión completamente transparente del historial de cada edición y reduce la posibilidad de confundir diferentes versiones.
3. Acelerar las negociaciones de contratos
Un mayor nivel de transparencia garantiza que las partes interesadas en todo el negocio tengan acceso a la información precisa que necesitan para tomar decisiones comerciales informadas, lo que permite negociaciones y aprobaciones de contratos más rápidas y eficientes.
El departamento legal puede configurar flujos de trabajo dinámicos que automatizan la distribución del documento a las partes interesadas pertinentes. No es necesario perseguir a los compañeros cuando llega el momento de firmar un contrato.
4. Mejorar la colaboración
Cuando varios interesados trabajan de forma remota para revisar contratos manualmente, estarán comparando y corrigiendo diferentes versiones del mismo documento, creando trabajo innecesario.
Con herramientas de colaboración en contratos, puedes agilizar el proceso de revisión y validación de contratos. Estas herramientas facilitan el seguimiento de cambios, la comunicación de comentarios y la organización durante todo el proceso. Esto reduce en gran medida el tiempo y esfuerzo requeridos por el equipo legal, permitiéndoles enfocarse en tareas más estratégicas.
En conclusión, adoptar completamente lo digital para la gestión de contratos es el camino a seguir en un entorno empresarial cada vez más complejo y en constante cambio.
Con la tecnología, procesos y estrategias adecuadas, los departamentos legales pueden optimizar sus operaciones, reducir riesgos y contribuir directamente al éxito empresarial. Al eliminar cuellos de botella y empoderar al negocio para que se “autoatienda”, garantizas el cumplimiento y refuerzas la posición del departamento legal como un socio comercial competente dentro de la empresa.
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