Plus de 50% des services juridiques considèrent que la gestion des contrats et la collaboration avec les autres services sont des domaines à améliorer de toute urgence, selon le rapport de Wolters Kluwer et de l’Association européenne des avocats d’entreprise (ECLA), « Les services juridiques en mouvement ».
Les contrats sont au cœur de l'activité, c’est pourquoi un processus contractuel mal géré comporte des risques juridiques et financiers majeurs susceptibles d'affecter l'avenir de votre entreprise. Cela peut non seulement conduire à des opportunités manquées et à des pertes de revenus, mais aussi donner lieu à des problèmes de conformité qui entrâinent des coûts inutiles, et entravent la collaboration avec le service commercial.
Pour améliorer vos processus de gestion des contrats, vous devez opérer une transformation des outils et des procédures que vous utilisez.
Il est primordial d'investir dans les bons outils de gestion des contrats, non seulement pour favoriser l'efficacité, mais aussi pour assurer la continuité des activités et atténuer les risques commerciaux.
Dans l'environnement commercial actuel où tout va très vite, où les contrats représentent un volume important et où le paysage juridique est de plus en plus complexe, comment gérer le processus contractuel dans son intégralité ? Désormais, grâce à la technologie, la gestion de chaque étape du cycle de vie des contrats est devenue plus facile et plus efficace que jamais.
Voici les quatre principaux avantages de la dématérialisation de la gestion du cycle de vie des contrats :
- Amélioration de l’efficacité
Traditionnellement, la gestion des contrats est un processus manuel qui prend beaucoup de temps et qui peut entraîner des erreurs, des retards et une mauvaise communication, ce qui en fait un véritable défi pour les juristes d'entreprise. Une solution logicielle de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) vous permet d'éliminer les tâches répétitives et d’accélérer l'ensemble du flux de travail, en réduisant de manière significative le temps et les efforts nécessaires pour initier, rédiger, négocier, approuver, signer et stocker les contrats.
En utilisant des modèles de contrats et des outils d'automatisation, des plateformes de ticketing juridique et des signatures électroniques, vos équipes juridiques peuvent gérer les contrats plus rapidement et limiter le risque d'erreurs.
- Visibilité en temps réel et transparence accrue
Les outils de gestion des contrats offrent une visibilité en temps réel sur le statut, l'historique et les termes clés des contrats, ce qui permet d'obtenir une image précise du paysage contractuel de l'entreprise.
Les outils de collaboration documentaire informent les utilisateurs de tout nouveau changement dans les versions des contrats avant qu'ils ne continuent à les modifier. Vous disposez ainsi d'un aperçu totalement transparent de l'historique de chaque modification et vous réduisez le risque de mélanger des versions différentes.
- Négociations contractuelles plus efficaces
Grâce à cette transparence accrue, les parties prenantes de l'entreprise sont certaines d’avoir accès aux informations exactes dont elles ont besoin pour prendre des décisions éclairées, ce qui permet des négociations et des approbations de contrats plus rapides et plus efficaces.
Le service juridique peut mettre en place des flux de travail dynamiques qui automatisent la distribution du document à tous les acteurs concernés. Il n'est plus nécessaire de contacter les différents intéressés lorsqu'il est temps de signer un contrat.
- Renforcement de la collaboration
Lorsque plusieurs parties prenantes travaillent à distance pour réviser les contrats manuellement, elles comparent et corrigent différentes versions du même document, ce qui génère un travail inutile.
Les outils de collaboration contractuelle permettent de rationaliser le processus de révision et de validation des contrats. Ces outils facilitent le suivi des modifications, la communication des commentaires et l'organisation tout au long du processus. Cela réduit considérablement le temps et les efforts requis de la part de l'équipe juridique, ce qui lui permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
En conclusion, le passage au tout numérique pour la gestion des contrats est la voie à suivre, dans un environnement commercial de plus en plus complexe et en constante évolution.
Avec la technologie, les processus et les stratégies appropriés, les services juridiques peuvent optimiser leurs opérations, réduire les risques et contribuer directement au succès de l'entreprise. En éliminant les goulots d'étranglement et en accordant plus d’autonomie aux autres services, vous garantissez la conformité, tout en renforçant la position du service juridique en tant que partenaire stratégique.
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