Maximizar la rentabilidad de cada asunto es un elemento clave para el crecimiento económico de cualquier despacho de abogados.
En este sentido, el Legal Project Management (LPM) se constituye como una metodología clave a la hora definir los costes de forma precisa y detallada que cada asunto que gestionemos va a exigir.
Este ejercicio será esencial para que nuestra propuesta de honorarios cubra completamente esta partida e incluya, además, el margen de beneficios que consideremos adecuado.
Es práctica común que, a la hora de presupuestar honorarios a nuestros clientes, nos remitamos a los baremos orientadores para realizar presupuestos de los encargos que recibamos, o mantenernos en la franja de precios que oferte la competencia, sin que se suela hacer un ejercicio más exhaustivo sobre la estimación de gastos asociados, sin bajar al detalle, por lo que el ejercicio termina siendo bastante abstracto.
Y los gastos no inicialmente previstos que surjan a lo largo de la tramitación del asunto, terminarán penalizando nuestro margen de beneficios, imputándose a esta partida afectando claramente su rentabilidad.
Este ejercicio de planificación y estimación nos ayudará a determinar las personas del equipo que deban estar involucradas y las horas de estudio y trabajo que deberán dedicar a su tramitación, otros costes asociados que puedan requerirse, actividades, subcontrataciones o externalizaciones, así como otras partidas, recursos o herramientas necesarias.
También podremos prever los tiempos que la gestión íntegra del asunto exigirá (que determinará cuándo cobraremos nuestros honorarios), y podremos confirmar si con los recursos actuales tengo capacidad para gestionar el asunto o si se requieren horas extras de trabajo o si debo contratar a más personal.
No siempre será sencillo el ejercicio, pero una estimación aproximada imaginando el escenario o requerimientos del asunto nos ayudará a entender si asumir el encargo será rentable. Valorar el coste real del asunto y ponderar si los honorarios fijados realmente cubren esta partida y ofrecen además un suficiente margen de beneficio o revenue, es lo que en definitiva determinará, qué tipo de asuntos nos resulte más rentable tramitar.
Porque nuestra capacidad de trabajo es limitada, por lo que centrarnos en los asuntos más rentables, es lo que permitirá que nuestro negocio crezca.
Por otro lado, si somos capaces de estimar nuestros costes reales, podremos establecer un precio cerrado para nuestros servicios, cuando el precio pueda ser sea elemento clave y determinante en la toma de decisión del cliente a la hora de contratar nuestros servicios.
Imaginemos que tenemos sobre la mesa cerrar la asignación y tramitación de una cartera masiva de litigios. Poder ofrecer al cliente un servicio de extraordinaria calidad, a un precio cerrado y altamente competitivo por cada asunto tramitado, probablemente sea concluyente para la toma de decisión de encomendarla a nuestro despacho. Si, además, tenemos la certeza de que dentro de dicho precio quedan cubiertos los costes inherentes a cada asunto, así como el margen de beneficio que consideramos adecuado, será la fórmula win-win que haga funcionar la ecuación.
Si bien es cierto que el objetivo del Legal Project Management no es el pricing, si que lo es la gestión de costes, que en definitiva terminará impactando en la política de precios que pueda establecer nuestro despacho.
Legal Project Management para la planificación de tiempo y recursos.
Es de todos conocidos que el Project Management o gestión de proyectos es una disciplina ampliamente implementada y validada en otros sectores o industrias, cuyo servicio o producto principal requiere del desarrollo de proyectos.
Ámbitos como la ingeniería, arquitectura, sector financiero, sector tecnológico, marketing, obra civil, construcción, investigación, por referir algunos casos, sirven de ejemplo.
Su implantación en el sector legal, a través de Legal Project Management, posibilita que podamos extender toda su metodología a la gestión de proyectos legales propios de la prestación de servicios jurídicos. Ya sea una operación corporativa de gran complejidad, cerrar un acuerdo de colaboración entre corporaciones multinacionales de primer nivel o para la gestión de carteras masiva de litigios, por referir algunos ejemplos, el LPM será esencial para planificar los tiempos y los recursos para completar el servicio requerido.
Definir los objetivos del proyecto (qué necesidad o problema tiene el cliente que debamos resolver; de qué manera vamos a hacerlo; y en qué plazo), nos permitirá poder valorar qué debemos hacer, qué recursos vamos a necesitar y cuantas horas de trabajo se necesitan destinar.
Este es un punto de partida esencial para poder definir los costes asociados, asignar el presupuesto necesario para desarrollar correctamente el trabajo y evitar sorpresas en su desarrollo, que muchas veces está marcado por los tiempos de entrega (ya sean plazos procesales o determinado por el propio cliente o las partes involucradas en el asunto).
El seguimiento de cada una de las fases del proyecto (definición, planificación, ejecución, supervisión y cierre) posibilita confirmar que no nos apartamos de dicha estimación y que el desarrollo va conforme a lo inicialmente planificado.
Estructurar las tareas a acometer por hitos, fases y plazos, posibilitará un trabajo más organizado y estructurado, así como la monitorización y control de las tareas asignadas a cada miembro del equipo o grupo de trabajo, confirmando que el avance posibilitará entregar el producto en el tiempo acordado.
Para garantizar la rentabilidad del proyecto, es esencial que, a lo largo de todo este proceso, los costes se mantengan dentro del presupuesto originariamente definido. Y cualquier mejora o eficiencia que minore los costes, repercutirá en nuestro margen de beneficios.
Legal Project Management para la gestión de costes.
El Legal Project Management nos ayuda a definir y concretar los recursos necesarios, planificando los tiempos, el equipo y otros aspectos que cada proyecto necesitará, posibilitando que podamos ofrecer un mejor servicio, con mejores resultados y aportará mucha más calidad nuestro trabajo.
La gestión de costes puede ayudarnos, además, a maximizar los resultados. Si conseguimos minorar los costes implícitos asociados a la gestión de cada caso, podremos mejorar nuestro margen de beneficios, o incluso podremos valorar mejorar la competitividad de nuestros precios si consideramos pueda ser clave en la captación de nuevos asuntos.
Pero si no tenemos definidos los costes, no podremos trabajar en dicha mejora. Parafraseando a Lord Kelvin, “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.”
Es este uno de los aspectos en los que el Legal Project Management aporta tanto valor a la gestión de nuestros asuntos.
Una forma de minorar costes es mejorando eficiencias e incrementando la productividad de nuestro equipo de trabajo, agilizando los tiempos de gestión de cada partida. Para ello, la automatización de tareas se convierte en un elemento clave.
Contar con herramientas digitales o softwares de gestión que aligeren nuestra carga de trabajo será imprescindible, ya que nos ayudarán a centrarnos en las cuestiones más complejas y de calado jurídico, y que aporten verdadero valor a nuestra actividad. Con el impacto que tendrá en la calidad de nuestro servicio que prestamos a nuestros clientes.
Volviendo al ejemplo de la cartera masiva de litigios, optimizaremos nuestros recursos si podemos automatizar el alta y creación de expedientes, el archivo de la documentación necesaria para la tramitación del asunto, el procesamiento, archivo y agendado de los señalamientos y vencimientos de las notificaciones judiciales, la generación de demandas y contestaciones de determinada tipología, los escritos de trámite, y sus envíos al procurados (cuando su intervención sea preceptiva) o presentación directa en Lexnet (cuando el procurador no sea requerido), la monitorización del estado de la cartera y situación concreta de cada asunto, la generación y envío de reportes periódicos, etc.
Herramientas como Kmaleon, Legisway o Kleos de Wolters Kluwer Legal Software, serán esenciales para reducir la estimación de costes que hemos definido a través del Legal Project Management, a través de las mejoras de eficiencias, control y visualización de los asuntos y automatización de tareas que en mayor o menor medida introducen a través de sus funcionalidades.
Kmaleon, Legisway y Kleos como softwares de gestión para el Legal Project Management.
Contar con un aplicativo que nos ayude a planificar el coste y los recursos, asignar y controlar el presupuesto, establecer el equipo de trabajo, definir las tareas, fases e hitos, o controlar y monitorizar su avance y desarrollo, se hace imprescindible.
Si, además, incorpora funcionalidades que permiten la automatización de partidas de trabajo, tareas y flujos propios del proyecto en el que estemos trabajado, posibilitará agilizar los tiempos de gestión e incrementar la productividad del equipo de trabajo, con las mejoras de eficiencias y optimización de recursos que ello supondrá, e impactando claramente en la reducción de los costes inicialmente asociados.
Se construirán como herramienta fundamental del proyecto, en el que codificar y almacenar cualquier información, dato o documento, y consignar cualquier input, avance, tarea, o gestión realizada. Nos permita monitorizar y visualizar a tiempo real la marcha del proyecto, y extraer los reportings tan esenciales y necesarios para la toma de decisiones que el avance y desarrollo que proyecto exija.
Que dicho software, además, pueda ser modulado o customizado conforme a las necesidades concretas del proyecto y del cliente, generará valor añadido a nuestro desempeño, y en este sentido, Kmaleon será clave en el Legal Project Management para la gestión de carteras masivas de litigios, y Legisway, para proyectos propios de las asesorías y los departamentos jurídicos. Y Kleos para los asuntos de menos envergadura y más comunes y habituales de las firmas o departamentos legales.
Contar con la tecnología adecuada será el soporte que permita extraer todo el potencial a una metodología tan eficaz como el Legal Project Management.
Porque la innovación en el sector legal se constituye como esencial para poder satisfacer las necesidades de los nuevos perfiles de clientes que la era digital promueve, y en este sentido, el Legal Project Management nos permitirá adaptar nuestros servicios a los actuales requerimientos del mercado, posibilitando además que nuestro servicio mantenga unos estándares de calidad y competencia que nos distinga del resto de la oferta.
