Hablamos con Guillermo López, socio fundador de Take Easy Legal, despacho especializado en Derecho Digital
TAKE EASY LEGAL es un despacho de abogados especializado en Derecho Digital, en concreto, ciberseguridad jurídica y técnica para todo tipo de organizaciones. Esta innovadora firma tiene, asimismo, vocación de consultora tecnológica y jurídica pretendiendo abordar, desde una perspectiva de 360 grados, las necesidades de sus clientes en lo que respecta a las mencionadas materias. Su fundador, Guillermo López, nos cuenta en una amena y distendida charla su experiencia con Kleos de Wolters Kluwer, software de gestión jurídica líder en Europa. Además, el fundador de Take Easy Legal nos cuenta cuál es la visión de esta prometedora firma.
PREGUNTA: No todos los despachos de abogados sienten la necesidad de digitalizar su despacho, ya sea por un motivo o por otro. En este sentido, en tu caso en particular, ¿nos podrías comentar cuál era la línea del despacho antes de invertir en Kleos y cuáles fueron los detonantes del cambio de mentalidad?
RESPUESTA:. Antes de Kleos nuestro despacho era una firma muy tradicional: nuestro día a día era un cuaderno blanco en el que se incorporaba todo lo que teníamos que hacer. Era un corto plazo constante.
Cuando empezaron a aumentar el número de procedimientos, papeles y teníamos que gestionar una cantidad ingente de diligencias, nos dimos cuenta de que estábamos centrándonos mucho en el lugar en el que iba esto o aquello en lugar de centrarnos en nuestra actividad. Se iba acumulando mucho papel y, al final, llegó un momento en donde yo ya no quería más papel. Por ello, decidimos que era hora de hablar con una empresa de software para implementar un gestor de despachos.
La tecnología existe desde que yo tengo uso de razón y yo siempre fui muy digital. Yo no quería que mi despacho se quedase obsoleto. Por eso, empezamos a deshacernos del papel, ya no imprimíamos, ya que, por fin, digitalizábamos nuestros documentos y todo quedaba registrado en el software. Yo entiendo que a no todo el mundo le gusta dejar de lado el papel, pero, para mí, es algo esencial en la organización.
P. ¿Cuáles han sido los mayores cambios que ha experimentado el despacho gracias a Kleos?
R. Desde el punto de vista del despacho también te tiene que ver otro tipo de cliente, aquellos que buscan otro tipo de sinergias; estamos en un nicho de mercado en el que entendemos que nos tenemos que mover y que está más digitalizado. Yo me he metido de lleno en un mundo digital y he transformado mi despacho en un despacho totalmente remoto, sin ubicación física.
Ahí es cuando, a través de Wolters Kluwer, incorporo mi gestor de despacho, que es imprescindible desde hace mucho tiempo. No obstante, no todo el mundo lo ve de este modo. Hasta que no introduje Kleos no lo veía totalmente imprescindible, pero ahora sí lo es: control de tiempo, digitalización de documentos, chivatos de alerta, control de horas que estás dedicando a un asunto, etc.
Además, ha mejorado la relación con los clientes, que es mucho más fluida y es muy segura. A mis clientes les doy acceso directamente a los documentos necesarios, evitando el papel y pérdidas de tiempo, y saben en qué estado están todos sus asuntos. Además, con Kleos tengo el tracking de dónde estoy en cualquier caso en todo momento y cuándo me vence algún plazo. Somos autosuficientes y autónomos.
P. Sabemos que hay despachos a los que les preocupa más o menos la ciberseguridad de su negocio, ¿cuál es tu opinión al respecto?
R. Mi despacho se dedica al Derecho Digital, sin un gestor de despachos no tiene sentido que mi despacho se dedique a eso. Si yo quiero un despacho ciberseguro, debo tener mis documentos y mis datos en buenas manos. Y confío en Kleos porque así me lo ha demostrado. Quiero proteger unos datos sensibles que no quiero que lleguen a manos de delincuentes.
Es importante tener una empresa cibersegura, jurídicamente implementados los cumplimientos normativos, con empleados concienciados de lo que tienen que hacer y de lo que no. Si en ese caso ocurre algo, que siempre puede pasar, alguna intromisión ilegítima, sabemos lo que tenemos que hacer. Nosotros, nos dedicamos a eso: ayudamos a que ese momento sea lo más leve posible.
Además, hay que tener en cuenta que, para trabajar con ciertos clientes, hay que ser ciberseguros. Por ejemplo, de acuerdo con la NIS2, que entra en vigor el año que viene, hay unas obligaciones que no sólo recaen en las empresas con productos de primera necesidad, sino también en los que les proveen servicios. Con lo cual, van a tener la obligación de auditar con quien están trabajando: si son seguros, si cumplen con la normativa y, además, si saben gestionarla.
En este contexto, en el sector jurídico, un gestor de despachos es lo mínimo, es como el que tiene un bolígrafo. Es que, si no, va a haber clientes con los que no vas a poder trabajar.
P. Antes de tomar la decisión de invertir en este tipo de tecnología, ¿ya tenías claro lo que podía hacer un gestor como Kleos por tu negocio? Y, después de haber implementado Kleos ¿realmente ha cambiado tu forma de trabajo o ha evolucionado tu despacho como tenías previsto?
R. Yo ya tenía claro el incorporar un gestor de despacho, y estaba valorando varias opciones. Nos hemos movido por mercados distintos, desde clientes muy humildes a clientes muy industriales. Dentro de ese catálogo de clientes que teníamos, no todo el despacho veía la necesidad de incorporar el gestor de despachos. Yo sí, yo siempre fui proclive a probar nuevas tecnologías, ver lo que funciona y lo que no funciona. Ahora puedo afirmar que esto sí funciona. Este tipo de herramientas son un plus en cuanto a que acortas plazos, tienes más tiempo para pensar en una estrategia.
Por otra parte, cuando voy a algún juzgado, me viene genial, porque puedo consultar mi despacho desde el móvil, no tengo que andar llamando al despacho para realizar consultas. Esa misma idea es la que yace en cierto modo a la hora de incorporar un gestor de despacho, hay que incorporar tecnología para ser más autosuficientes y resolutivos.
Aunque la Justicia o las administraciones, o muchos despachos, vayan con retraso en cuanto al uso de la tecnología, ¿por qué mi despacho va a estar igual? Yo me tengo que diferenciar, quiero que mi despacho sea tecnológico y destaque por eso, de ahí el adoptar soluciones tecnológicas que lo mejoren como Kleos. Mis colaboradores o clientes ya no quieren ir al despacho, quieren mantener reuniones por videoconferencia, eso es una evolución de la sociedad, y todo eso va de la mano de que tengas tu despacho digitalizado.
Además, puedo crecer mucho más rápido, o de una manera sostenida en el tiempo y sin altibajos, porque los clientes confían en la persona y en esa herramienta que tienen sin tener que llamarte. Ellos saben en dónde están en todo momento. Simplemente tienen acceso directo a Kleos. Eso es una manera de entender el negocio muy distinta a la que hemos venido haciendo tradicionalmente en nuestra profesión.
El no adoptar este tipo de soluciones, ralentiza tu trabajo, pero obviamente si uno piensa que trabajar de modo tradicional le funciona, puede seguir haciéndolo. No obstante, mi opinión es la de que, en estos casos, el despacho funcionará el tiempo en el que esa persona siga trabajando, no va a tener evolución o condición de perpetuidad. Las sociedades mercantiles se inician con carácter indefinido, ¿un despacho de abogados, por qué no? Yo sí tengo la visión de darle ese carácter indefinido a mi despacho.
Además, en cuanto a las nuevas incorporaciones al despacho, yo quiero que tengan esa herramienta en el trabajo. Es una manera de no tener que estar llamando al compañero del despacho o al socio director para saber qué se está haciendo. Con el gestor de despacho, sabes en qué momento está cada persona que está incorporada al despacho. Para crecer es imprescindible. No hace falta un control.
P. Comentabas que, en el momento de la contratación, estabas comparando entre soluciones. ¿Cuáles fueron los elementos diferenciadores que te llevaron a trabajar con Kleos?
R. Yo ya estaba concienciado de lo que necesitaba. Luego, precisamente, porque pensé que no sabía cómo invertir la limitada cantidad que tenía destinada para eso, busqué soluciones que fuesen normales, sin “extras” innecesarios, sino algo decente que me sirviese para mi propósito. Pensaba “no quiero un coche de segunda mano, pero por lo menos que me sirva”.
Entonces empecé a investigar y cuando ya tenía casi decidida la elección de otro gestor, me hablaron de Kleos, me dijeron que estaba en la nube, que no tenía que trabajar a nivel local, y, además, vi que la seguridad era un elemento garantizado. Con Kleos tienes todo incluso en el móvil vayas donde vayas, y, además, no necesitas una instalación. Lo que tenía que ver entonces era el precio, y cuando lo vi, realmente me pareció muy asequible por todo lo que tenía incluido. Además, tenía la seguridad de mantener mis expedientes organizados en un calendario, y en la nube, por ese precio… merecía la pena. La herramienta es súper potente, como un Ferrari que está circulando en una autovía tranquilamente y sin gastar mucha gasolina.
P. Vemos que realmente te tomas muy en serio todo lo relativo a la ciberseguridad, como no podría ser de otro modo dado tu expertise. Profundizando un poco más en tu negocio, justamente dedicado a eso, ¿nos podrías comentar cuál es la visión y vocación de Take Easy Legal?
R. Nuestra visión es la de convertirnos en un despacho consultor en Derecho Digital. En un 360º absoluto. Prevenimos a las organizaciones en todas esas intromisiones ilegítimas que puedan tener, asesoramos y realizamos consultoría también digital, técnica, a través de nuestros partners. Tenemos también maneras de reaccionar en menos de 24 o 48 horas ante esos elementos de intromisión que vemos día a día. Y, finalmente, también ayudamos a las empresas que han sufrido algún tipo de ciberataque a salir adelante, esa es nuestra especialidad. ¿Cómo lo hacemos? A través de nuestra concienciación, formación, prevención y adición de esos elementos técnicos sobre cómo tienen que gestionar esos riesgos. Y eso a través de elementos como el vuestro, un gestor de despachos que evoluciona con la organización, que según qué servicio y necesidad que tenga la organización, así vamos añadiendo esos servicios. Eso es lo mejor que tenéis: desde una mínima inversión puedes tener un despacho súper organizado. A medida que va creciendo la organización, se van añadiendo las funcionalidades necesarias.
La visión de nuestro despacho no se puede entender sin el cambio absoluto que se ha producido en los últimos tiempos en la sociedad, a causa de la pandemia. Ahora, todo lo que pasaba en el mundo real, no sólo está en la calle, sino que también está en la red, en el mundo virtual, lo bueno y lo malo. En el mundo digital ahora nos encontramos con más delincuencia, lo que sucede es que las organizaciones y las personas no somos conscientes de que, si nos pueden robar la cartera en la calle, ahora nos lo pueden hacer también en la red, y ahí no nos sabemos mover, ni las personas, ni las empresas, que las conforman personas.
Analizamos técnica y jurídicamente cómo está esa organización, si necesita implementar nuevos procesos, nueva tecnología, si necesita mantener ese software o ese hardware tal y como tiene hoy en día, pero explotarlo de una mejor manera, etc. Eso se hace teniendo conciencia de que tu empresa es lo que más quieres que funcione en este mundo. Si tienes esa conciencia lo que no quieres es que nadie se entrometa en aquello que más te duele dentro de la empresa, que puede ser tu patente industrial, tu know-how, tus cuentas corrientes, tus procesos automatizados, etc. El hecho de que uno de esos elementos fundamentales en la empresa te falle tres minutos a lo mejor te implica un grave perjuicio. Eso a causa de una intromisión ilegítima que se podría haber intentado evitar a través de nuestro consulting técnico y jurídico.
Para ello, contamos con partners tecnológicos, ya sean fabricantes, integradores o proveedores de servicios, que te ayudan a analizar cómo está tu empresa y cómo quieres que esté de cara a futuro para que sea mucho más competitiva. De esta manera, en el momento en el que tengas la posibilidad de que te “estén metiendo un bichito”, ya estén saltando los testigos.
