El futuro del software para despachos de abogados: desde la obtención de mandatos hasta el procesamiento digital de casos

La COVID-19 ha afectado a todos los aspectos de nuestro trabajo y de nuestra vida. En los últimos meses, además, hemos asistido a una transformación digital del mercado jurídico, un cambio que, en otras circunstancias, seguramente no se habría producido hasta dentro de muchos años. Hasta ahora, el procesamiento integral de mandatos digitales se había visto interrumpido una y otra vez por fases de trabajo analógicas y muy vinculadas al papel, pero en los últimos meses nos hemos visto abocados a una transformación digital del lugar de trabajo prácticamente de la noche a la mañana.

El teletrabajo ha sido fundamental para la rápida introducción de herramientas de colaboración como las videoconferencias, el uso de la firma electrónica para cerrar contratos o la colaboración en documentos (creando, coordinando y ultimando documentos de forma colaborativa). Al menos en algunos tribunales, como el Landgericht [Audiencia Provincial] de Fráncfort, ahora es posible incluso representar los intereses de los clientes trabajando desde casa mediante videoconferencia, de conformidad con el Artículo 128a del ZPO [código procesal civil alemán]. Las herramientas de firma electrónica también han convertido la obtención digital de mandatos en una realidad.

Esperamos que el impacto constante de la pandemia aumente la necesidad del mercado jurídico de adoptar métodos de trabajo digital con mayor urgencia y rapidez.

• Las empresas se centrarán cada vez más en la planificación de la continuidad empresarial, haciendo hincapié en la agilidad y la eficiencia en la gestión de contratos. La firma electrónica desempeñará un papel fundamental en la fase de ejecución de la gestión del ciclo de vida de los contratos, en un esfuerzo por acelerar los procesos en el seno de las empresas.
• En el caso de los particulares, hoy está a la orden del día recurrir a internet para gestionar relaciones contractuales con aseguradoras, bancos o incluso empresas de suministro energético.

Así pues, el mercado de los servicios jurídicos está cada vez más determinado por estos requisitos cambiantes por parte de los clientes, que esperan unos servicios jurídicos de alta calidad con previsiones fiables, unos servicios más rápidos y orientados al rendimiento, más asequibles y pendientes de los clientes que nunca; todos ellos factores esenciales que plantean retos especiales para los despachos de abogados.

Estas nuevas circunstancias requieren del desarrollo de nuevos modelos de negocio, y se está instando a los despachos (siempre que sea posible) a aumentar su productividad, reducir costes, automatizar procesos, mejorar el servicio al cliente y satisfacer unas complejas exigencias en materia de cumplimiento normativo y seguridad integrando sus tecnologías con fluidez.

El rápido intercambio de datos e información, un servicio al cliente exclusivo y sostenible y soluciones para la optimización de los procesos son factores clave para el buen posicionamiento de los despachos en el entorno competitivo actual.

Es probable que los cambios organizativos que estos factores comporten para los despachos de abogados sean los de mayor calado desde la introducción del ordenador en el ejercicio cotidiano de la profesión, a principios de los 90. Al mismo tiempo, representan importantes retos culturales para estos.

Las soluciones para la organización del despacho que ya están establecidas y que suelen emplearse a menudo exclusivamente para actividades administrativas y de gestión dentro de la firma desempeñarán un nuevo papel como fuente central de datos en el seno de cada despacho. Mediante interfaces abiertas, estos sistemas formarán el eje de una organización ágil, conectada y de alto rendimiento.

Los sistemas de gestión de documentos que suelen estar integrados en ellos se modernizarán y pasarán del archivo electrónico al procesamiento digital de casos en un esfuerzo por crear un mapa digital para toda la plantilla del procesamiento de mandatos en papel que sigue teniendo lugar a día de hoy. Esto forma parte de un proceso que empezó con la introducción de la interfaz e-justicia, pero ahora se prevé que se acelere mucho más.

La nueva generación de software para despachos de abogados está revolucionando el campo de aplicación. En el futuro, abarcará todas las etapas de creación de valor en un entorno sin interfaces:

• Adquisición de clientes a través de la web del despacho, con conexión directa al software
• Incorporación digital de clientes
• Intercambio continuo de información relevante con todas las partes interesadas desde una fuente central de datos, a través de la interfaz e-justicia o de un portal de clientes basado en flujos de trabajo
• Gestión de tareas y de plazos, y gestión innovadora de proyectos
• Análisis sustancial, estructuración y procesamiento de todos los documentos relacionados con el caso
• Archivos de referencia en la tablet, siempre actualizados y diseñados para su uso offline siempre que sea necesario
• Creación automática de documentos en función del acervo de conocimientos del despacho
• Creación, coordinación y ultimación colaborativa de documentos
• Firmas digitales para documentos

No hace falta ser vidente para darse cuenta de que la sostenibilidad de los despachos de abogados quedará definida por el uso de soluciones digitales y el entusiasmo por adaptar estas soluciones a sus procesos internos. Pese a que hasta ahora suelen ser factores externos, como la introducción del buzón de correo e-justicia y la pandemia del coronavirus, los que impulsan la digitalización en los despachos, los clientes empiezan a exigir cada vez más soluciones tecnológicas, que serán decisivas para el cierre de mandatos de ejecución.

Los despachos de abogados que definan unilateralmente y aborden activamente la transición a la digitalización con una relación impecable entre el despacho y la gestión de mandatos contarán con una ventaja decisiva. Basándose en esto, pueden desarrollarse nuevos modelos de negocio que den lugar a un servicio al cliente optimizado y posicione a la empresa como un empleador atractivo. Casualmente, esto también haría que los despachos estuvieran mejor preparados en el futuro para situaciones como la pandemia de COVID-19.