Die Zukunft der Kanzleisoftware: von der Mandatsakquisition bis zur digitalen Fallbearbeitung

COVID-19 hat sich auf jeden Aspekt unserer Arbeit und unseres Lebens ausgewirkt. Und in den letzten Monaten haben wir auch im Rechtsmarkt eine digitale Transformation erlebt, die sonst vermutlich erst in Jahren stattgefunden hätte. Wurde bis dato die umfassende, digitale Mandatsbearbeitung immer wieder durch analoge und papiergebundene Arbeitsschritte unterbrochen, so haben die letzten Monate die digitale Umgestaltung des Arbeitsplatzes fast über Nacht zur Pflicht gemacht.

Das Arbeiten von Zuhause hat die rasche Einführung von Kollaborationstools wie Video-Konferenzen, die elektronische Signatur zum Abschließen von Verträgen wie auch die Zusammenarbeit an Dokumenten (kollaborativ erstellen, abstimmen und finalisieren) maßgeblich bestimmt. Selbst das Vertreten von Mandanteninteressen nach §128a ZPO ist dank Videokonferenzen nun aus der Ferne vom heimischen Arbeitsplatz aus möglich, zumindest an manchen Gerichten wie dem Landgericht Frankfurt. Auch der digitale Mandatsabschluss mittels e-signing Tools ist Realität geworden.

Wir gehen davon aus, dass die anhaltenden Auswirkungen der Pandemie die Notwendigkeit für den Rechtsmarkt erhöhen werden, deutlich stärker und schneller digitale Arbeitsmethoden zu implementieren.

• Unternehmen werden zunehmend Maßnahmen zur Geschäftskontinuitätsplanung (Business Continuity Planning) in den Vordergrund stellen und dabei den Fokus auf die Agilität und Effizienz des Vertragsmanagements legen. Dabei wird die elektronische Unterschrift in der Ausführungsphase des Vertrags-Lebenszyklus-Managements eine zentrale, obligatorische Rolle einnehmen, um Abläufe innerhalb der Unternehmen zu beschleunigen.
• Für Privatpersonen ist es heute eine Selbstverständlichkeit, ihre Vertragsverhältnisse mit Versicherungen, Banken oder auch den Energieversorgern über das Internet zu führen.

Der Rechtsdienstleistungsmarkt wird somit zunehmend von diesen veränderten Anforderungen der Mandanten bestimmt, die erfolgsorientierte und immer schnellere, servicegetriebene und preiswerte Rechtsdienstleistung in hoher Qualität und mit hoher Prognosesicherheit erwarten – wesentliche Faktoren, die Kanzleien vor besondere Herausforderungen stellen.

Um die Kanzleiorganisation für Rechtsanwälte zu verbessern, sollten Rechtsanwaltskanzleien spezielle Software einsetzen.

Diese veränderten Rahmenbedingungen erfordern die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Kanzleien sind aufgefordert, ihre Produktivität zu steigern, Kosten zu senken, Prozesse zu automatisieren, Mandantenservices zu verbessern und komplexe Compliance- und Sicherheitsanforderungen möglichst durch eine nahtlose Integration ihrer Technologien zu lösen.

Schneller Daten- und Informationsaustausch, exklusive und nachhaltige Mandantenservices sowie prozessoptimierte Lösungen sind der Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Positionierung der Kanzlei im Wettbewerbsumfeld.

Die damit einhergehenden organisatorischen Veränderungen innerhalb einer Kanzlei werden vermutlich die Größten sein, die es seit der Einführung des Computers in den Kanzleialltag Anfang der 90er Jahre gegeben hat. Sie stellen Kanzleien gleichzeitig vor signifikante kulturelle Herausforderungen.

Den bereits heute etablierten Kanzleiorganisationslösungen, oftmals ausschließlich genutzt für die administrativen Verwaltungstätigkeiten der Kanzlei, wird dabei eine neue Rolle als die zentrale Datenquelle jeder Kanzlei zu teil werden. Über offene Schnittstellen werden diese Systeme das Rückgrat einer hochgradig performanten, agilen und vernetzten Organisation sein.

Die zumeist integrierten Dokumentenmanagementsysteme werden von der elektronischen Akte hin zu einer digitalen Fallbearbeitung aufgewertet werden, um die bisher immer noch stattfindende papierbehaftete Mandatsbearbeitung durchgängig digital abzubilden. Ein Prozess, der mit der Einführung des beA bereits begonnen hat, nun aber eine zusätzliche Beschleunigung erfahren wird.

Die kommende Generation von Kanzleisoftware revolutioniert den Einsatzbereich und umfasst zukünftig sämtliche Stufen der anwaltlichen Wertschöpfung in einem schnittstellenfreien Umfeld:

• Mandantengewinnung über die Kanzleiwebsite mit direkter Anbindung an die Kanzleisoftware
• Digitales Onboarding des Mandanten
• Kontinuierlicher Austausch relevanter Informationen mit allen Beteiligten aus einer zentralen Datenquelle über das beA oder ein workflowgestütztes Mandantenportal
• Aufgaben- und Fristenverwaltung sowie innovatives Projektmanagement
• Inhaltliche Analyse, Strukturierung und Bearbeitung aller fallbezogenen Dokumente
• Handakte auf dem Tablet, natürlich immer aktuell, und im Bedarfsfall für die Offline- Nutzung konzipiert
• Automatische Dokumentenerstellung basierend auf dem Wissenspool der Kanzlei
• Dokumente kollaborativ erstellen, abstimmen und finalisieren
• Dokumente digital unterschreiben

Es bedarf keiner hellseherischen Fähigkeiten, um zu erkennen, dass die Zukunftsfähigkeit von Kanzleien über den Einsatz digitaler Lösungen und die Begeisterung für deren Adaption in die Kanzleiabläufe definiert werden wird. Auch wenn in Kanzleien bislang eher externe Faktoren, wie z. B. die Einführung des beA-Postfachs und die Corona-Pandemie Digitalisierungstreiber waren, verstärken sich zunehmend auf der Mandantenseite Forderungen nach technologischen Lösungen, die auch ausschlaggebend für die Mandatierung einer Kanzlei sind.

Einen entscheidenden Vorteil werden die Kanzleien haben, die aus sich selbst heraus den Weg in die Digitalisierung und die nahtlose Verknüpfung von Kanzlei- und Mandatsmanagement definieren und aktiv angehen. Darauf basierend lassen sich neue Geschäftsmodelle entwickeln, optimierte Mandantenservices aufsetzen und die Kanzlei als Arbeitgeber attraktiv positionieren. Und ganz nebenbei wären Kanzleien für Situationen wie die COVID-19 Pandemie künftig besser vorbereitet.