De toekomst van software voor advocatenkantoren: van het binnenhalen van opdrachten tot digitale dossierverwerking

COVID-19 heeft een impact gehad op elk aspect van ons werk en ons leven. De afgelopen maanden hebben we ook binnen de juridische markt een digitale transformatie gezien - een verandering waarvan werd verwacht dat deze zich pas over jaren zou voordoen. De laatste maanden is een digitale transformatie van de werkplek echter bijna van de ene op de andere dag verplicht geworden.

Thuiswerken heeft bijgedragen aan de snelle invoering van samenwerkingstools zoals videovergaderingen, het gebruik van de elektronische handtekening om contracten te sluiten, maar ook de samenwerking op het gebied van documenten (het gezamenlijk aanmaken, coördineren en afronden van documenten). We verwachten dat de aanhoudende gevolgen van de huidige pandemie de noodzaak voor de markt zullen vergroten om digitale werkmethoden met meer urgentie en snelheid te implementeren.

• Bedrijven zullen zich steeds meer richten op bedrijfscontinuïteitsplanning, met de nadruk op flexibiliteit en efficiëntie op het gebied van contractbeheer. De elektronische handtekening zal een centrale, verplichte rol spelen in de uitvoeringsfase van het beheer van de contractcyclus, om processen binnen bedrijven te versnellen.
• Voor privépersonen is het vandaag de dag vanzelfsprekend om online hun contractuele relaties met verzekeringsmaatschappijen, banken of zelfs energiebedrijven te beheren.

De markt voor juridische dienstverlening wordt dus in toenemende mate bepaald door deze veranderende eisen van cliënten. Zij verwachten een juridische dienstverlening van hoge kwaliteit en met betrouwbare prognoses. Het gaat om dienstverlening die prestatiegericht is en steeds sneller, servicegericht en goedkoop is – cruciale factoren die advocatenkantoren voor bijzondere uitdagingen stellen.

Deze veranderende omstandigheden versterken de vraag naar de ontwikkeling van nieuwe bedrijfsmodellen. Advocatenkantoren moeten, waar mogelijk, hun productiviteit verhogen, kosten besparen, processen automatiseren, de dienstverlening verbeteren en voldoen aan complexe nalevings- en beveiligingsvereisten door hun technologieën naadloos te integreren.

De snelle uitwisseling van gegevens en informatie, een exclusieve en duurzame dienstverlening aan cliënten en procesgeoptimaliseerde oplossingen zijn belangrijke factoren voor het advocatenkantoor om zich in de huidige competitieve omgeving succesvol te positioneren.

De organisatorische veranderingen die deze factoren binnen het advocatenkantoor teweegbrengen, zijn waarschijnlijk de meest ingrijpende veranderingen die zich sinds de invoering van de computer in het begin van de jaren negentig in de dagelijkse rechtspraktijk hebben voorgedaan. Op hetzelfde moment stellen deze veranderingen advocatenkantoren voor grote culturele uitdagingen.

De organisatorische oplossingen voor advocatenkantoren die er al zijn - en vaak uitsluitend gebruikt worden voor administratieve en managementactiviteiten binnen het kantoor - zullen een nieuwe rol spelen als centrale gegevensbron binnen elk kantoor. Door middel van open interfaces gaan deze systemen de ruggengraat vormen van een performante, flexibele en genetwerkte organisatie.

De gewoonlijk in deze systemen geïntegreerde documentbeheeroplossingen worden geüpgraded van een elektronische dossier naar een digitale dossierverwerking. Het is de bedoeling om zo de huidige opdrachtverwerking op papier over de gehele linie digitaal in kaart te brengen.

De toekomstige software voor advocatenkantoren brengt een revolutie in de toepassingssfeer teweeg. In de toekomst omvat deze software alle stadia van de waardecreatie door advocaten in een interfacevrije omgeving:

• Cliëntenwerving via de website van het advocatenkantoor, met een directe verbinding met de software van het advocatenkantoor
• Digitaal onboardingproces voor cliënten
• Voortdurende uitwisseling van relevante informatie met alle belanghebbenden vanuit een centrale gegevensbron, via de "e-court interface" of een workflowgebaseerd klantenportaal.
• Taak- en deadlinebeheer en innovatief projectmanagement
• Een grondige analyse, structurering en verwerking van alle dossiergerelateerde documenten
• Referentiebestanden op de tablet, altijd up-to-date en ontworpen voor offline gebruik waar nodig
• Automatisch aanmaken van documenten op basis van de kennispool van het advocatenkantoor
• Het laten afstemmen, coördineren en afronden van documenten
• Digitale handtekeningen voor documenten

Men hoeft niet naar koffiedik te kijken om te beseffen dat het gebruik van digitale oplossingen en de bereidheid om deze oplossingen af te stemmen op de processen van advocatenkantoren, van belang is voor de toekomst van de kantoren. Hoewel in het verleden vaak externe factoren - zoals de invoering van het "e-court"-postvak en de coronaviruspandemie - de digitalisering van advocatenkantoren stimuleerden, vragen cliënten nu steeds vaker om technologische oplossingen. Deze oplossingen zullen bepalend worden voor het sluiten van opdrachtovereenkomsten.

Advocatenkantoren die deze overgang naar de digitalisering definiëren en er actief mee aan de slag gaan - met een naadloze koppeling tussen advocatenkantoor en opdrachtbeheer - zullen een belangrijk voordeel hebben. Op basis hiervan kan een advocatenkantoor nieuwe businessmodellen ontwikkelen om de dienstverlening te optimaliseren en om zich als werkgever aantrekkelijk te positioneren. Bovendien bereiden de advocatenkantoren zich op deze manier ook beter voor om in de toekomst beter om te gaan met onvoorziene situaties zoals de COVID-19-pandemie.