Trois bonnes raisons d’éviter les e-mails

À l’heure actuelle, échanger des e-mails fait partie de notre quotidien, à tel point que nous les transférons sans réfléchir. C’est si simple et si rapide ! Et voilà justement leur faiblesse. Trop simple et trop rapide, ce mode de communication est sensible aux erreurs et aux hackers. D’où l’intérêt de limiter les e-mails pour vos réunions. Pourquoi ? Voici trois bonnes raisons.

Manque de clarté

Les e-mails ne sont pas adaptés au partage d’ordres du jour et de documents, qui se perdent fréquemment en route. Les boîtes de réception font de piètres systèmes de classement. Les participants ne sachant où chercher, ils se retrouvent bien souvent avec la mauvaise version des fichiers envoyés. Rens Groeneveld constate que les réunions organisées de la sorte sont bien souvent chaotiques. Et en sa qualité de CEO de DocWolves, l’entreprise qui propose, avec Wolters Kluwer, la solution ActiveMeetings, il est bien placé pour en parler.

« Résultat : l’heure venue de discuter des documents transmis par e-mail avant la réunion, chacun a une version différente. Il n’est pas rare que quelqu’un s’échappe à la dernière minute pour "vite faire une copie". Dans ce désordre, les décisions à prendre passent au second plan. » Dans un logiciel spécialement conçu pour l’organisation de réunions, vous ne prenez plus ce risque : tous les participants ont la garantie de consulter la dernière version disponible. Fini de chercher dans vos e-mails.

Multiplication des fils de réponse

Les échanges sur le sujet de la réunion font partie intégrante du dossier de prise de décision. Toutes les suggestions doivent donc idéalement être classées sous le point auquel elles se rapportent : les raisons d’investir dans de nouveaux bâtiments, ou encore de ne pas reconduire le contrat avec un certain fournisseur, par exemple. De cette manière, toutes les informations sont aisément accessibles en cas de discussions ultérieures et pour le suivi par la direction.

En revanche, si les participants débattent par e-mails, ces éléments importants n’arrivent jamais dans le dossier et sont d’autant plus difficiles à localiser par la suite. Ces fils interminables d’e-mails semblent en outre obéir à des règles qui leur sont propres. L’ajout ou l’omission d’un destinataire en CC peut non seulement froisser les personnes concernées, mais aussi vous causer de sérieux problèmes. Il suffit d’un message ou une pièce jointe envoyés à la mauvaise personne...

Rens Groeneveld : « Dans la hâte, vous cliquez sur ‘reply all’ au lieu de ‘reply’. Trop tard ! Une fois l’e-mail envoyé, vous ne pouvez plus rien faire. » À l’inverse, une solution comme ActiveMeetings permet aux participants d’annoter les documents et de les partager uniquement entre personnes autorisées.

Sécurité compromise

La dernière, mais peut-être aussi la plus importante des raisons d’abandonner les e-mails pour vos réunions est très simple : ce canal de communication est particulièrement vulnérable aux attaques des hackers. Bien des intervenants et des assistants de direction se servent des e-mails pour le transfert de documents préparatoires, sans penser aux risques. Même si les informations qu’ils contiennent sont confidentielles. Les organismes financiers et institutions de soins de santé interdisent purement et simplement le recours aux e-mails pour ces échanges. Les messages électroniques sont un véritable cauchemar pour les responsables de la conformité.

En effet, les e-mails sont fondamentalement risqués, comme l’explique Ralph Moonen. Dans son rôle de directeur technique de Secura, il accompagne les entreprises dans l’amélioration de leur sécurité informatique. Pour ce faire, il a notamment recours au hacking éthique. « Les e-mails peuvent très facilement "tomber dans les mains" de personnes mal intentionnées. Vous ne savez par exemple pas si l’un de vos interlocuteurs n’est pas connecté depuis un hot-spot Wifi. Or, tous les opérateurs n’offrent pas de chiffrement pour les e-mails, qu’il est alors très facile de capter. »

« Un simple e-mail peut laisser des traces sur six appareils au moins. »

Les e-mails laissent des traces. Ralph Moonen : « Lorsque vous envoyez une pièce jointe, ce même document est d’office enregistré sur six appareils : une copie dans vos « éléments envoyés », une sur le serveur sortant, une dans son back-up, une dans le serveur entrant et une autre dans son back-up, et enfin, une sur l’ordinateur ou le smartphone de votre correspondant. Plus il y a de copies de ces informations confidentielles en circulation, plus grand sera le risque qu’elles soient interceptées ou qu’elles fuitent au grand jour. Il est bien plus aisé de sécuriser un système central. »

Dès la phase de développement de produits, la sécurité était au centre des préoccupations des créateurs de la solution spécialisée ActiveMeetings (security by design). Le logiciel est donc conforme au RGPD et aux certificats ISO 27001 et ISO 27002, ce qui limite grandement le risque de piratage.