E-mail is een mooie uitvinding. Maar ook een enorme efficiencykiller. Zeker wanneer het op vergaderen aankomt, kun je e-mail maar beter mijden.
E-mail is een vanzelfsprekendheid geworden in ons leven. Vrij logisch: het is snel en makkelijk. Maar daar zit precies het probleem: e-mail is té snel en té makkelijk. Daardoor zijn fouten snel gemaakt en groeit de hackgevoeligheid. In een vergadercontext kun je e-mail beter vermijden. Waarom? Drie belangrijke redenen.
E-mail gebruiken als middel om agenda’s en bijlagen rond te sturen, is vragen om problemen. De inbox is namelijk van nature een slecht ordeningssysteem. Vergaderdeelnemers zoeken zich suf naar de juiste versie van documenten wanneer ze verspreid worden via e-mail. Rens Groeneveld ziet vaak in de praktijk dat dit voor chaotische vergaderingen zorgt. Groeneveld is CEO van Docwolves, het bedrijf dat samen met Wolters Kluwer de vergaderoplossing ActiveMeetings aanbiedt.
‘Het gevolg is dat iedereen tijdens de vergadering met een verschillende versie voor z’n neus zit. Soms lopen mensen zelfs weg om “nog even een printje te maken”. Dat zorgt voor ruis en haalt de aandacht af van waar het eigenlijk om draait: samen goede besluiten nemen.’ In een gespecialiseerde vergaderoplossing gaat versiebeheer automatisch: wanneer je vergaderstukken opent in je app, zie je altijd de laatste versie. Nooit meer zoeken dus.
Discussies over de inhoud van de vergadering zijn idealiter onderdeel van het besluitvormingsdossier. Zo worden alle verschillende afwegingen rondom een besluit vastgelegd. Waarom er bijvoorbeeld in nieuwe huisvesting wordt geïnvesteerd, of de reden waarom het contract met die leverancier toch maar niet werd verlengd. Handig voor discussies achteraf of bij opvolging van het bestuur.
Wanneer vergaderdeelnemers dit soort discussies via de e-mail voeren, komt belangrijke informatie dus niet in dit dossier terecht en zijn dus moeilijk terug te vinden.
Bovendien kunnen gesprekken via e-mail een geheel eigen leven gaan leiden. Iemand wel of juist niet in cc zetten, wekt bij sommigen niet alleen irritatie op, maar kan ook voor grote problemen zorgen. Bijvoorbeeld wanneer een bericht of bijlage bij de verkeerde mensen terechtkomt.
Groeneveld: ‘Wanneer men in alle haast per ongeluk op ‘reply all’ klikt in plaats van ‘reply’, is de schade snel geleden. Verzonden is verzonden, dan is het out of your hands.’ In een vergaderoplossing als ActiveMeetings deelt men commentaren op documenten via annotaties met andere vergaderdeelnemers: en dus alléén met degenen waarmee jij dat wil.
De laatste en misschien wel belangrijkste reden om e-mail te vermijden: het is zeer hackgevoelig. Veel deelnemers en management assistants gebruiken vaak gewoon de e-mail om documenten voor de vergadering te versturen. Ook als het gaat om (privacy)gevoelige informatie. Iets dat voor bijvoorbeeld financiële instellingen en organisaties in de zorg zelfs niet toegestaan is. Vanuit compliance-oogpunt is e-mail namelijk een nachtmerrie.
Het verzenden van e-mail, zeker naar externe partijen, is inherent onveilig, legt Ralph Moonen uit. Moonen is Technical Director bij Secura en helpt bedrijven bij het verbeteren van hun digitale veiligheid, onder andere via ethisch hacken. ‘E-mail kan in veel gevallen worden ‘afgeluisterd’. Denk aan het versturen van een e-mail op de smartphone als je gebruik maakt van WiFi-hotspots. Veel providers bieden namelijk geen standaard e-mailversleuteling aan: dat maakt verstuurde gegevens eenvoudig afluisterbaar.’
“Van één mail staat al snel een kopie op zes computers”
Bovendien ontstaat er via een e-mail een enorm papertrail. Moonen: ‘Verstuur je een bijlage, dan laat dat sowieso al zes kopieën na: in je ‘verzonden items’, op de uitgaande mailserver, in de back-up van de uitgaande mailserver, op de binnenkomende mailserver, de back-up daarvan, en uiteindelijk ook op de ontvangende computer of smartphone. Hoe meer digitale kopieën van gevoelig materiaal er rondslingeren, hoe groter de kans is dat die kunnen worden gehackt of via een datalek naar buiten komen. Eén centraal systeem is daarom altijd beter te beveiligen.’
Bij een gespecialiseerde oplossing als ActiveMeetings geldt bovendien dat informatieveiligheid het startpunt is van de productontwikkeling (security by design). Dat betekent dat de applicatie is aangepast op de GDPR en dat ISO 27001 en ISO 27002 certificeringen zichtbaar zijn gewaarborgd. De hackgevoeligheid wordt hiermee drastisch verlaagd.
