Cette nouvelle année est synonyme de nouveau départ ? Le monde juridique est en pleine mutation, c’est un fait. Des cabinets se séparent et fusionnent, des collègues se lancent dans une aventure en solo ou ouvrent à plusieurs leur propre cabinet. Les défis contribuent à rendre la vie excitante. Il ne faut cependant pas que cela amène trop de stress. Pour vous aider à démarrer votre cabinet en souplesse, nous vous présentons cinq outils numériques indispensables.
1) Appareil mobile : parce que travailler sans contrainte de lieu est devenu une nécessité
Grâce à un ordinateur portable, une tablette ou un autre appareil portable, vous pouvez travailler partout et à tout moment. Si vous êtes régulièrement au tribunal ou chez un client, la pandémie a imposé une flexibilité accrue. Dès lors, il est essentiel de pouvoir travailler en toute sécurité dans différents endroits et à différents moments. Que vous répertoriez vos factures non réglées depuis chez vous ou que vous souhaitiez simplement jeter un coup d’œil à un dossier au tribunal, la solution réside dans la mobilité. Un smartphone équipé des applications nécessaires à la gestion de vos dossiers et de votre cabinet n’est certainement pas un luxe superflu.
2) Un outil pour la gestion financière
Vos connaissances, votre savoir-faire et votre réseau constituent le moteur de votre activité. Mais pour en faire un succès, vous avez besoin d’un cash-flow solide. En tant qu’avocat, vous n’avez pas besoin d’un outil ou d’un système complet. Ce dont vous avez besoin, c’est d’une application permettant d’enregistrer et gérer votre temps et vos dépenses. En connectant cette application à un système de gestion de dossiers, vous pouvez facilement générer des factures (pro forma) pour un dossier précis et les envoyer à votre client en un simple clic. Si, en plus, le programme vous permet d’assurer le suivi des paiements et d’envoyer des rappels si nécessaire, vous voilà prêt. Ne serait-il pas dommage pour un avocat brillant de ne pas pouvoir récolter le fruit de son travail à cause d’une facturation bâclée ?
3) Base de données numérique à jour
Les connaissances sont fondamentales. Vous maîtrisez la recherche et le filtrage systématiques d’informations, mais pour obtenir le bon argument, il convient de s’assurer que les informations en votre possession sont complètes, à jour et fiables. C’est pour cette raison qu’une base de données juridique en ligne est indispensable. Plus elle est efficace et pratique, plus vous pouvez travailler de manière optimale. C’est encore mieux s’il existe des liens entre la base de données et vos dossiers : vous pouvez rapidement intégrer un article dans votre conclusion, ou vérifier un certain jugement, ajouter des références et bien plus encore. Bref, bénéficiez des ressources d’une base de données telle que Jura afin d’avoir tout ce dont vous avez besoin à votre disposition pour pouvoir conseiller, arbitrer, négocier et plaider.
4) Un outil pour la gestion de dossiers en ligne
Vous envisagez de conserver vos dossiers papier dans des classeurs puis de les empiler dans l’armoire ? C’est possible. Toutefois, cela se fait de moins en moins. Constituer des dossiers, répertorier les services et les frais, assurer le suivi des délais et des échéances et tout conserver en sécurité est désormais possible grâce à un système de gestion de dossiers en ligne. Facilitez-vous la tâche autant que possible. Dressez une liste des outils que vous utilisez régulièrement et vérifiez s’ils sont connectés à un système de gestion de dossiers. Un add-in Outlook pour la gestion de dossiers, par exemple, permet de traiter vos dossiers dans votre boîte e-mail. Un autre exemple est la rédaction de documents via une intégration avec Word, puis leur conversion en PDF en un seul clic lors de l’envoi via e-mail. Vos clients souhaitent connaître l’état d’avancement de leur dossier ? Partagez leur dossier facilement et en toute sécurité. De cette manière, vous ne serez pas submergé d’appels. Bien entendu, c’est vous qui décider quelles informations vous souhaitez partager.
5) Un site web et profil LinkedIn
Un site web et votre profil LinkedIn sont la vitrine de votre cabinet. Une première impression pour vos futurs clients. Aujourd’hui les clients potentiels évaluent les cabinets également en ligne. Comment prendre contact ? Comment se passera un entretien préalable ? Dans quelle mesure votre expertise est-elle crédible si vous ne pouvez pas fournir d’informations sur votre parcours professionnel antérieur et votre parcours universitaire ? L’inconnu effraie. Votre présence en ligne est donc essentielle pour l’expansion de votre portefeuille de clients. Il est aussi très important d’avoir un profil LinkedIn complet. La plateforme permettra d’élargir à la fois votre portefeuille de clients et votre réseau professionnel. Postez des mises à jour sur vos activités, vos méthodes de travail, donnez à votre réseau un aperçu des activités qui se passent dans les coulisses… D’autres réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter ou même Instagram peuvent également remplir cet objectif. Allez là où se trouvent vos clients !
Découvrez Kleos et Jura et démarrez votre cabinet en souplesse.
