Es ist eine bedauerliche Tatsache, dass die Rechtsabteilung in vielen kleinen Unternehmen immer noch als „Kostenstelle“ und als „Bottleneck“ angesehen wird. Dabei ist das Ziel der Rechtsabteilung, Compliance zu verbessern und rechtliche Risiken im gesamten Unternehmen zu verringern. Doch wenn Mitarbeitende die Rechtsabteilung nicht konsultieren, weil sie als Engpass wahrgenommen wird, wird Ihre Rolle als Schutzeinrichtung des Unternehmens unterminiert.
Um einem solchen Vorgehen vorzubeugen, ist es Aufgabe der Rechtsabteilung, das Unternehmen mit den richtigen Werkzeugen auszustatten, um die proaktive Zusammenarbeit zu erleichtern. Technologie ist dabei ein entscheidender Faktor, um die Effizienz der internen Rechtsdienstleistung zu steigern – so wird die Rechtsabteilung zu einem strategischen und unternehmerisch denkenden Partner im Unternehmen.
Mit diesen 5 Tipps verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und anderen Abteilungen und werden zum „Business Enabler“.
Geben Sie Fachwissen weiter
Der erste Schritt zur Verbesserung der Zusammenarbeit besteht darin, juristische Informationen für diejenigen zugänglich zu machen, die am meisten davon profitieren. Die neueste Version des Immobilienvertrags an die Buchhaltung, Informationen über Schadensfälle an den Kundendienst oder Verkaufsverträge an den Vertrieb – ein derartiger Austausch von Informationen können die Barrieren zwischen der Rechtsabteilung und anderen Abteilungen beseitigen. Ein zentrales System zur Verwaltung von rechtlichen Informationen kann Ihnen auch helfen, den Zeitaufwand für eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben zu verringern – von der Informationsbeschaffung für Mitarbeitende bis hin zur Überprüfung von Verträgen und der Einhaltung von Fristen.
Der beste Weg besteht darin, Ihre Dokumente in einem sicheren, zentralen System auf Cloud-Basis zu speichern, in dem Sie die Zugriffs- und Berechtigungseinstellungen Ihrer Organisation entsprechend verwalten können. Softwarelösungen wie Legisway können Ihnen dabei helfen, rechtliche Informationen in Bezug auf viele rechtliche Angelegenheiten zu speichern und die Art und Weise zu optimieren, wie Ihr Unternehmen diese Informationen sucht, prüft, verwaltet und dokumentiert. Wenn Sie z. B. sicherstellen müssen, dass die Compliance-Richtlinien eingehalten werden, kann Legisway diese den zuständigen Mitarbeitenden im Unternehmen zur Verfügung stellen und Ihnen zusätzlich dabei helfen zu verfolgen wer wann auf die Dokumente zugegriffen hat.
Stärken Sie das Unternehmen mit Zugang zu Templates
Eine der größten Herausforderungen der Rechtsabteilung besteht darin, den Überblick zu behalten, ohne jede einzelne Klausel in jedem Vertrag zu prüfen. Um zu vermeiden, dass Sie sich zu sehr verzetteln, sollten Sie dem Unternehmen einfache Standardvorlagen für Verträge an die Hand geben. So können andere Abteilungen selbstständig Verträge erstellen, die daraufhin von Ihnen überprüft werden.
Durch das Bereitstellen von Templates können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern auch den einzelnen Abteilungen helfen, eine aktivere Funktion beim Management ihrer rechtlichen Risiken zu übernehmen.
Legen Sie standardisierte Workflows fest
Sie kennen das wahrscheinlich – Anfragen an die Rechtsabteilung kommen zu jedem Zeitpunkt und aus den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen. Es kann eine Herausforderung sein, den Überblick über die Anfragen zu behalten und den Workload effektiv zu verwalten. Stellen Sie sich die Frage: Wie viel Zeit verbringen Sie damit, Ihren Mitarbeitenden hinterherzulaufen, um alle Informationen zu erhalten, bevor Sie tätig werden können? Wieviel Zeit damit, auf Nachfragen zum Status der Anfrage zu reagieren?
Durch die Einführung eines Systems für den Eingang von Anfragen und zur Zuweisung von Aufgaben arbeiten Sie effizienter und haben Zeit sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Durch die Zuweisung spezifischer Aufgaben an Mitarbeitende und die Festlegung von standardisierten Workflows kann die Rechtsabteilung Anfragen strukturiert verwalten und Beteiligte in Echtzeit über den Status ihrer Anfrage informieren. Wenn Sie außerdem Zuständigkeiten, aufzuwendende Zeit und weiterführende Abläufe definieren, steigern Sie nicht nur die Effizienz, sondern gewährleisten auch die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
Seien Sie proaktiv bei der Identifizierung von Risiken
Die Verwaltung rechtlicher Risiken fällt leichter, wenn alle Beteiligten ein klares Bild von der Situation haben und gemeinsam daran arbeiten, entstehende Risiken zu erkennen. Erfahren Sie hier, wie sie rechtliche Risiken mithilfe unserer Softwarelösungen verwalten. Wenn Sie alle rechtlichen Informationen mit einem Klick zur Hand haben, können Sie schnell Vertragszusammenfassungen erstellen und mit Stakeholder:innen teilen, um wichtige Bedingungen und potenzielle Risiken im Blick zu haben.
Aber es geht nicht nur darum relevante Daten einzuholen, wenn diese benötigt werden. Wenn Informationen nicht sichtbar sind, verschwinden sie oft auch aus dem Gedächtnis – nach dem Motto „out of sight, out of mind“. Mithilfe von LegalTech behalten Sie kritische Ereignisse wie Vertragsverlängerungen, Abgabetermine und Compliance-Richtlinien durch automatisierte Erinnerungen im Auge. Wenn Abteilungsleiter:innen Risiken proaktiv erkennen, spielen sie eine aktivere Rolle bei der Bewältigung rechtlicher Risiken – und stärken gleichzeitig die Rolle der Rechtsabteilung dahingehend, dass sie einen echten geschäftlichen Mehrwert bringen.
Teilen Sie aussagekräftige Berichte
Berichte – z. B. über potenzielle Risiken, ausstehende Ansprüche oder auslaufende Lizenzvereinbarungen – sind für Führungskräfte, Abteilungsverantwortliche und die Geschäftsführung von unschätzbarem Wert. Dennoch kann es eine Herausforderung sein, verlässliche Daten einzuholen und sie in leicht verständliche Berichte zusammenzufassen. Wie viel Zeit verbringen Sie jeden Monat damit, Aktualisierungen aus dem gesamten Unternehmen zu verfolgen, Zahlen in Tabellenkalkulationen einzutragen und Daten auf Richtigkeit zu überprüfen?
Mithilfe von LegalTech-Lösungen können Sie aufschlussreiche Berichte mit einem Klick erstellen, um Informationen zu teilen und dabei die Gewissheit haben, dass Sie die aktuellen Daten erfasst haben. Durch die Verwaltung von Zugriffsrechten und Berechtigungen können Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, Berichte nach Belieben einzusehen und zu exportieren, sodass diese in der Lage sind, Probleme proaktiv zu überwachen und Entscheidungen schneller zu treffen.
Sind Sie bereit, Ihre unternehmensweite Zusammenarbeit zu verbessern? Es versteht sich von selbst, dass digitale Lösungen die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen erheblich verbessern kann – insbesondere bei Routineaufgaben, der Bewältigung von Risiken und bei der strategischen Entscheidungsfindung, die für das gesamte Unternehmen von Nutzen ist. Technologie hilft der Rechtsabteilung, ihre Effizienz zu steigern und eine effektivere strategische Beratung zu leisten – indem sie dem gesamten Unternehmen juristische Kompetenz zur Verfügung stellt.
