Organiser une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut être une tâche complexe pour les entreprises, impliquant des coûts élevés et une logistique importante. Cependant, grâce aux avancées technologiques, il est désormais possible d'organiser des AG virtuelles ou hybrides avec vote en ligne, offrant ainsi une alternative pratique et économique. Ces solutions permettent également d'augmenter la participation et de faciliter la prise de décision en temps réel.
L'Assemblée générale (AG) est un événement essentiel à la gouvernance des entreprises puisqu’elle donne à chacun la possibilité de prendre part aux décisions de l'entreprise et favorise ainsi le changement et les opportunités de croissance. Les AG sont l’occasion d’établir un lien avec vos actionnaires et d’assurer une participation démocratique des membres de l'organisation.
Par conséquent, une organisation efficace et la création d'un environnement propice à la participation sont des facteurs clés pour la réussite de votre AG : vous devez vous assurer que cet événement apporte transparence, responsabilité et intégrité à la gouvernance et au processus décisionnel de l'entreprise.
Cependant, l'organisation d'une AG peut être un moment stressant pour les juristes d'entreprise et les dirigeants qui doivent faire face à plusieurs défis, tels que la nécessité de rassembler de nombreux participants, parfois issus de différents pays, et d'atteindre le quorum. En outre, il vous est demandé de gérer plusieurs procédures, avant et pendant l'événement, lesquelles engendrent beaucoup de travail, de frais, et peuvent être extrêmement longues et sujettes à des erreurs si vous vous appuyez sur des processus manuels.
Par ailleurs, lors de la tenue d’une AG, la sécurité est primordiale, vous devez vous assurer que la transparence et l'exactitude des votes sont préservées, grâce à l’adoption de méthodes fiables et efficaces.
Pourquoi vous devriez envisager d'adopter une solution de dématérialisation pour votre prochaine AG ?
Si vous ne vous équipez pas d'outils digitaux, le risque d'erreurs est extrêmement élevé. Cela peut éroder la confiance au sein de votre groupe et mettre en péril l'entreprise. Un système manuel de collecte des votes peut s'avérer très coûteux et rendre difficile le suivi des personnes qui ont voté sur les différentes résolutions. Il peut remettre en question l'intégrité de la réunion, de ses résultats, et provoquer la méfiance envers l'ensemble des dirigeants et de l'organisation.
Une solution de dématérialisation peut vous aider à rationaliser et à optimiser le processus de vote, essentiel lors des Assemblées générales, ce qui se traduit par une AG plus sûre, plus transparente et plus efficace.
Il est fondamental que l'on ne puisse remettre en cause ni les votes exprimés pendant l'Assemblée, ni l'intégrité ou la validité de celle-ci. Une plateforme logicielle gérant les AG vous permet :
- d’organiser en quelques étapes seulement une élection fluide et sécurisée en ligne,
- d'offrir à vos actionnaires la possibilité de voter depuis n'importe quel endroit,
- de préserver l'intégrité de vos résultats et la confiance de vos actionnaires.
Un système de vote électronique permet à votre organisation de gagner un temps précieux car vous pouvez envoyer des bulletins de vote électroniques à tous vos électeurs en quelques clics, simplifier le processus de vote en centralisant tous les votes dans un espace sécurisé, réduire les coûts et le risque d'erreurs.
La principale conclusion est donc que les AG virtuelles et hybrides sont plus efficaces et offrent aux entreprises beaucoup plus de flexibilité que les méthodes traditionnelles utilisant des supports papier.
Lisez notre livre blanc pour en savoir plus sur les avantages des AG virtuelles et hybrides et sur la manière dont le vote électronique peut contribuer à préserver et à renforcer une bonne gouvernance d'entreprise.
