Comment organiser vos Conseils d’Administration, réunions de direction, Boards avec Microsoft Teams ?

De la pandémie de 2020, nous tirerons une leçon substantielle : les façons de se réunir en entreprise évoluent. Les périodes de confinement ont confirmé la possibilité à toutes les entreprises de passer à un mode de fonctionnement distanciel. Depuis, nombreuses sont les réunions tenues en ligne ou sous format hybride (en présentiel et en ligne à la fois).

Depuis la crise sanitaire, des solutions de dématérialisation des Boards  se sont imposées sur le marché. Microsoft Teams reste la solution la plus plébiscitée par les entreprises pour organiser leurs Conseils d’Administration, et autres instances de gouvernance.  

Vous souhaitez organiser vos réunions Boards sur Microsoft Teams ? Voici les bons réflexes à retenir : 

• Facilitez le suivi de vos participants

Lors d’une instance de gouvernance, l’ordre du jour peut être assez consistant, avec de nombreux documents annexés. Facilitez le suivi de vos participants en leur partageant les documents avant l’instance, en leur permettant de les annoter et de retrouver ces notes pendant la séance.  

Pendant la réunion, facilitez le suivi de l’ordre du jour et rappelez les documents associés.

• Time Keeper

Durant les réunions de gouvernance, la gestion du temps est essentielle pour permettre une parfaite gouvernance. Il est primordial que les administrateurs aient connaissance du contexte de la réunion, le temps imparti au débat, et le temps réservé à la prise de décision.

Nous recommandons d’indiquer la répartition du temps sur chaque ordre du jour et de la rappeler au cours des échanges. Vous pouvez utiliser une application permettant le suivi du temps sur Teams.

Par ailleurs, si vos instances regroupent beaucoup de participants, nous recommandons de distribuer la parole. Sélectionnez les co-organisateurs / présentateurs et n’activez pas le micro pour les autres participants. Vous pourrez le faire durant la Séance.

Vous pouvez également autoriser les questions à l’écrit : “Activez les Q&R.”

• Privilégier la sécurité des données et de vos documents

Au cours de l’organisation et la tenue des Boards, de nombreux documents et données sensibles sont généralement communiqués.  Il est important de choisir le bon canal de partage de ces données. Oubliez les courriels, qui présentent souvent un haut risque de fuite de données : d’autres espaces de partage sont plus sécurisés, tel qu’un drive Microsoft SharePoint, avec des droits d’accès contrôlés.  

Lorsque vous partagez des documents confidentiels à l’ensemble de votre conseil, il est préférable de favoriser la prévisualisation plutôt que le téléchargement, tout en laissant la possibilité d’annoter/commenter les documents. Des outils vous permettent également d’identifier et tracer les personnes ayant accédé aux documents grâce à un numéro d’authentification.

• Assurez-vous de l’identité de vos participants

Dans un conseil d'administration, conseil de surveillance ou tout type d'organe de gouvernance, des informations très confidentielles seront échangées. Il faut donc s'assurer d'avoir les bons participants.  

Dans les paramètres de Microsoft Teams, n'autorisez que les personnes invitées : "Personnes que j’invite”. Désactivez l'autorisation de transfert de l’invitation à la réunion, et utilisez le système de « salle d’attente » de Teams, afin de contrôler les accès à la session.  

Néanmoins, les traditionnelles webcams restent le moyen le plus efficace de vérifier l’identité des participants. 

• Le vote électronique 

Les réunions de gouvernance sont aussi l’espace pour prendre des décisions où un vote est parfois nécessaire.  

Sous format distanciel ou hybride, il peut paraître compliqué de mener à bien ces votes collégiaux. Pourtant, avec le système de webcam, le vote à main levée reste une option, bien que cette solution ne soit pas à favoriser.  

En effet, des outils technologiques permettent aujourd’hui de procéder à des votes de manière plus sécurisée. La fonctionnalité Live vote d’easyQuorum, solution de dématérialisation des Boards, maintenant intégrée à Microsoft Teams, permet, pour chaque résolution ou élection, de faire voter les participants en temps réel. Ce vote peut se faire depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.  

• Vous avez dit hybride ?

Ce nouveau mode de réunion a conquis les entreprises. Permettre aux participants d’assister, au choix, physiquement ou à distance, aux instances ne peut avoir qu’une seule conséquence : un taux de participation accru. Les réunions hybrides abattent les barrières géographiques et les contraintes de temps. Les membres de votre Conseil d’Administration peuvent rejoindre la réunion depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone, et participer activement aux discussions, comme s’ils étaient dans une même salle !

Pour cela, prévoyez une salle de réunion pour les participants souhaitant suivre la réunion physiquement, une pieuvre de téléconférence, et une webcam grand angle pour que les participants en ligne puissent voir toutes les personnes présentes dans la salle.


Vous souhaitez organiser une instance de gouvernance avec Microsoft Teams ?

La nécessité de dématérialiser les réunions de gouvernance est maintenant une évidence. Découvrez l’intégration de l’application easyQuorum dans Microsoft Teams : elle permet le partage en toute sécurité de documents, l’authentification de vos participants, avec une feuille de présence sécurisée, le suivi facilité de l’ordre du jour, et surtout, un module de vote électronique permettant à votre Conseil de prendre des décisions ensemble, même à distance.