The Finance Experience: “Dall'analogico al digitale” con Claudia Agosta

Digitalizzare non significa soltanto automatizzare, ma richiede che le persone siano coinvolte e siano parte attiva del processo di trasformazione digitale. 

In ogni trasformazione c’è sempre un momento di passaggio da una situazione pre a una post. Nella storia recente, le transizioni hanno alterato e innovato lo status quo in ogni settore. Ad esempio, nella fotografica c’è stato il passaggio dalla gestione materiale con i rullini e le fotografie stampate su carta, alla dematerializzazione dei file salvati in cloud e consultabili in qualsiasi momento. Questo è altrettanto vero per il Finance, dove la transizione digitale ha portato grandi novità, convincendo sempre più aziende a intraprende un percorso dall’analogico al digitale.  

Da un’indagine condotta dal Centro Studi Tagliacarne alle 162 mila imprese che hanno già adottato tecnologie 4.0, entro il 2024 si aggiungeranno altre 36 mila attività del settore manifatturiero e dei servizi, per un totale complessivo di quasi 200 mila unità.  

Ospite di questo episodio è Claudia Agosta, CFO e Responsabile Sostenibilità di Bauli.  
Claudia in questi anni in Bauli ha potuto maturare una profonda conoscenza di tutti i processi di digital transformation che hanno coinvolto la sua azienda, l'Italia e il mondo intero. La sua è una preziosa testimonianza che parte da uffici ricolmi di pile di scartoffie e arriva ad oggi, dove tutto - come ama dire lei - si è dematerializzato.   


Partendo proprio dal concetto di dematerializzazione, pensi di poter determinare un momento o un elemento che è stato la “molla” verso questo processo? Nel panorama della Trasformazione Digitale, quali sono stati i cambiamenti che hai incontrato in questi anni? 

Allora la scintilla che ha fatto scattare il mio interesse è stato il primo convegno, ormai lontano autunno del 2007, in cui si parlava di conservazione sostitutiva. Era appena stata emanata ormai una mitica risoluzione dell'Agenzia delle Entrate al proposito: è stato amore a prima vista. Io avevo molta consapevolezza della scarsità di valore aggiunto delle attività di archiviazione fisica dei documenti e devo dire, dell'ancor più faticosa attività di ricerca ed esibizione di questi documenti, in particolare in occasione delle verifiche fiscali. E si apriva una opportunità inattesa per quegli anni. I cambiamenti incontrati avendo vissuto anche le fasi iniziali, colgo la progressiva facilità di implementazione e la sempre maggiore diffusione trasversale nei processi. 


L’accelerazione del mercato porta con sé situazioni sempre nuove da affrontare e le difficoltà da un punto di vista tecnologico non mancano. Ma già dalle tue prime parole possiamo percepire che vivi la trasformazione digitale con entusiasmo. Fino ad oggi, qual è stata la sfida più grande che hai riscontrato e quella che, invece, è stata portata a termine con minore sforzo?

Intanto mi fa piacere che si colga il mio entusiasmo. La sfida più grande è stata convincere inizialmente le persone che comprensibilmente, erano diffidenti verso qualcosa che era ancora agli albori e direi soprattutto in un' area come il finance, in cui le persone hanno una grande attenzione all'attendibilità dei risultati. Ricordo benissimo che le persone all'inizio stampavano i documenti digitali. È vero che una dose massiccia del mio entusiasmo ha sicuramente giovato al successo, ma credo che la vera chiave di successo sia stato fin dall'inizio il coinvolgimento delle persone con un bel pizzico di coraggio. Scelta che poi prospetticamente si è rivelata molto utile. Per esempio nel periodo di Covid; eravamo prontissimi a gestire tutti i processi digitalmente semplicemente perché li avevamo già implementati.

La sfida con minore sforzo è sempre l'ultima direi questo perché vi faccio l'esempio dell'ultimo l'implementazione di una piattaforma per le firme digitali non è che abbia richiesto un minore sforzo per una minore complessità, ma proprio per la facilità di accoglienza all'interno della nostra organizzazione aziendale, anche da parte degli altri dipartimenti aziendali. Quindi il finance ha saputo conquistarsi credibilità nelle proposte di digitalizzazione dei processi. Qualche anno fa abbiamo implementato uno dei primi processi di gestione delle note spese viaggio, completamente digitalizzato, ed è stato molto apprezzato.