Een volledig digitale factuurverwerking is, voor ondernemers en accountants, steeds vaker de standaard. The next step? Van online autoriseren naar geautomatiseerd: dat kan met de autorisatieflows van Basecone. Zo houd je: 1) de controle over het proces, 2) weet je altijd of een factuur wel of niet ondertekend en betaald is en 3) loop je geen onnodige vertraging op in het autorisatieproces. Oftewel: autoriseren anno 2022. Maar kun je alle facturen automatisch toewijzen aan de juiste autorisatoren?
Absoluut, met de autorisatieflows van Basecone kun je automatisch vaste combinaties van autorisatoren instellen. Zo hoef je nooit meer na te denken wie de factuur allemaal moet autoriseren, maar kies je simpelweg de autorisatieflow die van toepassing is. Vervolgens krijgt de autorisator een mail met de melding dat een factuur klaar staat ter check. Handig!
Autoriseren volledig automatiseren
“Wil je bijvoorbeeld alle facturen onder de € 50 niet autoriseren en voor facturen boven de € 10.000 altijd akkoord van de CFO? Dit automatiseer je snel en eenvoudig met de flows. Of is het bijvoorbeeld niet nodig om inkoopfacturen te checken? Dan kun je deze uitsluiten. Als accountant of medewerker heb je goed in de gaten wanneer een factuur wel of niet klopt. Door deze kennis om te zetten in criteria, kun je autoriseren automatiseren. Zo checkt de software van Basecone automatisch je facturen en hoef jij dit niet meer te doen. Dat scheelt ontzettend veel gedoe en tijd.”
Optimalisaties van de autorisatieflows
Het team kijkt ook naar de gebruiksvriendelijkheid van de interface: “Zo is de uitstraling een stuk frisser. Tevens hebben we schermen met elkaar gecombineerd. Zodat klanten in één oogopslag alles inzien. Als klant kun je de interface personaliseren, door filters aan en uit te zetten en vervolgens ook te verschuiven in je scherm. Tot slot hebben we ook de bulkacties geoptimaliseerd. Je kunt nu 50 facturen selecteren en tegelijkertijd on hold zetten, afwijzen of van autorisator wijzigen. Gaat de financieel manager bijvoorbeeld op vakantie? Dan kan hij in één klik het autoriseren van de facturen overdragen aan zijn collega.”
In de toekomst wil Basecone nog meer aan het autoriseren verbeteren. Ronald: “We kunnen nog veel meer filters toevoegen voor het automatiseren, denk aan: op afdeling of per datum. Daarnaast ontvangen autorisatoren momenteel meldingen bij facturen. Het is nog mooier als ook de inboeker weet of een factuur akkoord is of waar de factuur zich in het proces bevindt. Ook zien we dat klanten een factuur eerst naar persoon A, dan naar persoon B en dan naar persoon C sturen. Terwijl zowel persoon A als B akkoord kunnen geven. Dan versnel je de keten als je deze evenredig in de workflow opneemt”, vertelt Ronald. En zo zie je maar: van pen en papier, naar alles online, naar straks alles geautomatiseerd.
