Als Baseconegebruiker wil je het maximale uit de software halen. Dit zorgt er namelijk voor dat jij tijd overhoudt die je bijvoorbeeld kunt gebruiken voor het optimaliseren van je dienstverlening. Eén van de functies die Basecone jou aanbiedt is het automatisch verwerken van facturen. Met deze functionaliteit worden aangeleverde UBL- of PDF-facturen automatisch geboekt en doorgestuurd naar jouw boekhoudpakket. Dit is efficiënter en zorgt voor minder fouten in de administratie.
De voordelen van automatisch boeken
Blijf in controle over de administratie
Starten met automatisch boeken kan op ieder moment, en op elk niveau. Je kunt bijvoorbeeld starten met het automatisch boeken van facturen die iedere maand terugkomen, en altijd hetzelfde bedrag bevatten. Heb je vertrouwen in de functionaliteit? Dan breidt je het aantal facturen, en de voorwaarden ervan, makkelijk uit.
Automatisch boeken kan jou veel tijd opleveren. Maar we kunnen ons bij Basecone goed voorstellen dat je niet zomaar alle facturen automatisch geboekt wil hebben zonder dat je hier enige controle over hebt. Daarom is het automatisch boeken systeem zo ingericht dat jij altijd de controle houdt over je administratie.
*UBL-facturen zijn een specifieke vorm van facturen. Deze UBL facturen, bestaande uit een XML en PDF bestand of een embedded PDF in een XML bestand, kunnen gemakkelijk ingelezen worden in de administratie. De manier waarop dit gaat, verschilt op een aantal punten van het verwerken van een ‘gewone’ factuur. In dit artikel lees je meer over het aanleveren en verwerken van UBL-facturen.
Zo kun je in de workflow van Basecone voor administraties, die automatisch geboekt zijn, aanzetten dat autorisatie verplicht is. Op die manier kun jij altijd controleren of alle facturen goed zijn geboekt. Maar ook bepaal je zelf voor welke leveranciers en voorwaarden je het automatisch boeken aanzet. Als er bijvoorbeeld een leverancier is die altijd facturen stuurt van minder dan € 50, kun je als voorwaarde aanzetten dat de factuur alleen automatisch geboekt wordt bij een bedrag tot € 50. Denk aan het abonnement van je telefoon. Als je de voorwaarde ‘= gelijk aan € 50’ instelt, wordt de factuur alleen automatisch geboekt als de factuur €50 euro is. Gaat het om een wat meer variabele factuur, bijvoorbeeld van etenswaren, kun je de voorwaarde ‘kleiner dan of gelijk aan’ instellen. Is je factuur boven de ingestelde waarde? Dan check je de factuur eerst voor het boeken.
Stappenplan om te starten met automatisch binnen Basecone
Als je wil gaan starten met het instellen van automatisch boeken binnen Basecone is het goed om te kijken naar het validatie overzicht. In dit overzicht krijg jij inzicht in de mate van herkenning en het gebruik van boekingsinstructies. Voor alle documenten die boekingsklaar staan kun je een automatische boekingsinstructie aanmaken.
Om deze instructies aan te kunnen maken zijn er een aantal stappen die je moet nemen. We leggen ze hier voor je uit. Mocht je er niet uitkomen helpt Basecone je natuurlijk graag verder, of je kunt onze webinar over automatisch boeken bekijken.
Het automatisch boeken wordt ingesteld op drie niveaus, namelijk omgevings-, kantoor- en administratief niveau. Je volgt verschillende stappen om het automatisch boeken in te stellen, waarbij je begint bij de omgeving.
Omgevingsniveau: Ga naar administratie instellingen binnen Basecone, klik op gebruikers en maak een nieuwe gebruiker aan. Deze nieuwe gebruiker wijs je aan voor het automatisch boeken en koppel je aan jouw boekhoudsysteem.
Kantoorniveau: Vervolgens ga je naar kantoorniveau en selecteer je de nieuwe gebruiker voor het automatisch boeken van jouw kantoor. Ook bij de koppeling met het boekhoudsysteem geef je aan welke gebruiker de automatische boekingen doet. Vanaf dit moment kun je starten met het aanmaken van automatiseringsregels.
Administratieniveau: Ga naar de instellingen van Basecone, zet hier de optie voor automatisch boeken aan, en via welke gebruiker dit gebeurt.
Je kunt direct starten met automatisch boeken! Bekijk het webinar, of neem contact op voor meer informatie.
