Optical Character Recognition (OCR) is nu de standaard binnen factuurverwerking. Bij Basecone wordt 95% van de facturen geboekt met PDF. Het duurt dus zeker nog even voordat andere technologieën, zoals UBL, dominant worden. Daarom focust het Data Science Team van Basecone op ontwikkelingen binnen dit vakgebied. Met OCR haal je data uit een gescand document. Zo dien je via de Basecone app een factuur in, waarna OCR automatisch o.a. het factuurnummer en totaalbedrag overneemt.
Maar OCR kan meer. Met OCR kun je letters, cijfers en leestekens van een foto aflezen. Zo transformeer je papieren documenten in een handomdraai naar digitale versies, die je tevens kunt bewerken en archiveren. Hierdoor verdwijnen herhalende taken. Inboekers die dagelijks handmatig facturen inboeken? Dat is geschiedenis. En dat bespaart tijd en brengt de foutgevoeligheid flink naar beneden.
De toekomst van OCR
Een andere ontwikkeling: de hoeveelheid aan systemen en lay-outs. Je wilt bijvoorbeeld dat gegevens ook correct in achterliggende systemen worden geregistreerd. Zoals je ERP- of HR-systeem. Daarnaast worden documenten steeds minder gestructureerd. Van een vaste indeling tot tientallen diverse lay-outs: OCR-systemen moeten alles kunnen herkennen. Wouter van Rheenen, Head of Product bij Basecone voegt toe: “In de nabije toekomst is nog veel behoefte aan de automatische verwerking van niet gestandaardiseerde documenten bij onze klanten. Door de logica die AI gebruikt, krijgen klanten veel meer zekerheid. Facturen worden veel nauwkeuriger verwerkt binnen de software van Basecone.”
Dit is hoe OCR jou verder brengt
“We kennen de uitdagingen van onze klanten en en weten waar de kansen liggen”
Dit is hoe OCR jou verder brengt
#1 Bespaar tijd
Met OCR-software kun je documenten snel en efficiënt herkennen. Terwijl de techniek zijn werk doet, kun jij je focussen op andere uitdagingen. Binnen Basecone kun je tegenwoordig terugkerende facturen automatisch laten boeken. Wil je voor de zekerheid iets checken? Dan autoriseer je ze achteraf.#2 Maak minder fouten
Een OCR-systeem herkent de factuurgegevens en leest deze in. Handmatig overtypen is daarmee verleden tijd. Doordat OCR-software zeer nauwkeurig werkt, wordt de kans op fouten aanzienlijk vermindert. Daarnaast worden verwerkte documenten direct gearchiveerd. Je kunt de volledige geschiedenis makkelijk terugzien.#3 Werk efficiënter
Door gebruik te maken van OCR-software werk je efficiënter. Doordat meer administraties in minder tijd verwerkt worden, komt er tijd vrij. Die kan worden ingezet op andere terreinen. Denk aan: meer advies geven, het opmaken van rapportages voor meer inzicht en controle of het verbeteren van je relatie met klanten.
