Audyt wewnętrzny i kontrola zarządcza to dwa kluczowe elementy skutecznego zarządzania na uczelniach wyższych. Współpraca między audytorem wewnętrznym a koordynatorem kontroli zarządczej jest niezbędna do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania ryzykiem i kontroli zarządczej. Poniżej przedstawimy odpowiedzi na cztery kluczowe pytania dotyczące roli audytora wewnętrznego i koordynatora w analizie ryzyka, udziału audytu wewnętrznego w samoocenie kontroli zarządczej, ingerencji audytora wewnętrznego w działalność pełnomocnika ds. kontroli zarządczej oraz możliwości przeniesienia funkcji audytora wewnętrznego na kontrolę wewnętrzną.
1. Czy obszary działalności uczelni dla analizy ryzyka prowadzonego przez audytora i koordynatora mogą być te same, czy lepiej, aby koordynator określił te obszary z innej perspektywy?
Wskazane jest, aby obszary te były jednakowe, wówczas możliwe jest dokonywanie porównań i zestawień ocen czy ryzyk dotyczących danych obszarów. Warto skorzystać z obszarów działalności uczelni wyodrębnionych na poziomie ministerialnym. Wykaz zamieszczono poniżej:
Obszary działalności uczelni
- Kształcenie studentów i doktorantów
- Kształcenie ustawiczne (Long Life Learning)
- Prowadzenie działalności naukowej
- Współpraca naukowa
- Kształcenie kadry naukowej
- Komercjalizacja i transfer
- Zarządzanie kapitałem intelektualnym
- Upowszechnianie i pomnażanie osiągnięć nauki, kultury i techniki oraz działanie na rzecz społeczności lokalnych i regionalnych
- Działalność organizacji i agend studenckich, kół naukowych oraz działalność studencka z zakresu kultury i sportu
- Działania na rzecz osób z niepełnosprawnościami
- Zarządzanie strategiczne
- Zarządzanie finansami
- Zarządzanie operacyjne
- Działania marketingowe
- Świadczenia na rzecz studentów i doktorantów
- Polityka i zasady zatrudniania oraz polityka wynagradzania nauczycieli akademickich
- Polityka i zasady zatrudniania oraz polityka wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami akademickimi
- Zatrudnienie pracowników w ramach umów cywilno-prawnych
- Obsługa kadrowa oraz płacowa pracowników
- Świadczenia pozapłacowe dla pracowników oraz działalność socjalna
- Bezpieczeństwo i higiena pracy
- Zarządzanie nieruchomościami
- Zarządzanie majątkiem ruchomym
- Logistyka i transport
- Prowadzenie domów i stołówek studenckich, obiektów hotelowych i innych obiektów działalności bytowej
- Zarządzanie bezpieczeństwem informacji, informacjami chronionymi, informacjami publicznymi
Źródło: Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego.
Czytaj więcej: Zarządzanie ryzykiem w uczelniach – niezbędny element kontroli zarządczej
2. Jaki udział audytu wewnętrznego może być akceptowalny w procesie przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej?
Krąg osób, który ma dokonać samooceny, określany jest przez rektora. Jeśli zastosujemy szerokie podejście do procesu samooceny i zaangażujemy wszystkich pracowników, audytor wewnętrzny jest traktowany jako jeden z pracowników uczestniczących w tym procesie. Zakres pytań ujętych w ankiecie samooceny ustalany przez jest rektora (lub wyznaczoną przez niego osobę, np. koordynatora kontroli zarządczej). Audytor wewnętrzny wyraża swoją opinię w tym procesie jako jeden z pracowników. Pamiętać należy jednak, że niezależna i obiektywna ocena kontroli zarządczej dokonywana przez audytora wewnętrznego w ramach zadań zapewniających i czynności doradczych stanowi odrębne, niezależne od samooceny, źródło informacji o stanie kontroli zarządczej w uczelni.
3. Czy audytor wewnętrzny może ingerować w działalność pełnomocnika ds. kontroli zarządczej?
Wskazana jest ścisła współpraca między audytorem wewnętrznym a pełnomocnikiem ds. koordynacji kontroli zarządczej. Wzajemnie wyrażane opinie mają jednak charakter doradczy, opiniujący, z poszanowaniem wzajemnej niezależności. Są to dwie odrębne funkcje w uczelni, bez podległości służbowej, więc ocena audytora wewnętrznego ma wspierać działalność pełnomocnika, ale nie może mieć charakteru nakazowego. Decyzje w zakresie przyjęcia lub nieprzyjęcia poszczególnych rozwiązań podejmuje rektor, który ponosi odpowiedzialność za skuteczną i efektywną kontrolę zarządczą w uczelni.
4. Czy funkcja audytora wewnętrznego związana z kontrolą zarządczą może być przeniesiona na kontrolę wewnętrzną?
Nie, audyt wewnętrzny oraz kontrola wewnętrzna stanowią dwie odrębne funkcje w każdej organizacji, w tym w uczelniach. Nawiązując do modelu trzech linii, kontrola wewnętrzna usytuowana jest na linii drugiej, audyt wewnętrzny stanowi linię trzecią. Co więcej, instytucjonalna kontrola wewnętrzna (komórka kontroli wewnętrznej, stanowisko ds. kontroli wewnętrznej), jeśli jest wyodrębnione w strukturze organizacyjnej uczelni, stanowi element systemu kontroli zarządczej (w ramach standardu „Mechanizmy kontroli”). Nie ma więc możliwości, aby kontrola wewnętrzna dokonywała niezależnej oceny systemu kontroli zarządczej, tak jak dokonuje jej audytor wewnętrzny.
dr n. ekon. Joanna Przybylska
Audytor wewnętrzny, adiunkt w Katedrze Finansów Publicznych Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu
Pytania zostały zadane przez uczestników szkolenia „Kontrola zarządcza na uczelni – perspektywa koordynatora i audytora” 9.04.2024 r. Odpowiedzi na pytania przygotowała dr Joanna Przybylska. Nagranie szkolenia jest dostępne w serwisie LEX Akademia Premium.
