Kontrola zarządcza na uczelniach to temat, który stale się rozwija. Wyniki badania „Kontrola zarządcza na uczelniach” przeprowadzonego przez Fundację Rektorów Polskich we współpracy z Wolters Kluwer Polska pokazują, że istnieje szereg wyzwań i potrzeb w kontekście procesów kontrolnych w szkołach wyższych.
Badanie zostało przeprowadzone w formie indywidualnych wywiadów jakościowych w kwietniu 2023 r. Miało ono na celu analizę funkcjonowania kontroli zarządczej na uczelniach publicznych, rozpoznanie potrzeb osób zaangażowanych w jej procesy oraz zidentyfikowanie kluczowych problemów i metod radzenia sobie z wyzwaniami w tym zakresie. W rozmowach wzięli udział audytorzy, koordynatorzy kontroli zarządczej oraz kierownicy zespołów audytu lub kontroli wewnętrznej z wybranych uczelni.
Czy uczelnie realizują obowiązek kontroli zarządczej wynikający z ustawy o finansach publicznych?
Kontrola zarządcza jest tematem ważnym dla funkcjonowania całej uczelni, choć część szkół wyższych dopiero rozpoznaje temat. Wiele uczelni (szczególnie tych dużych) ma rozbudowany system kontroli zarządczej: są audytorzy wewnętrzni, audytorzy zewnętrzni, koordynatorzy kontroli zarządczej, pełnomocnicy rektora ds. ryzyka. Rozwiązania są różnorodne, czego przykładem jest jedna z badanych uczelni, w której dział audytu i kontroli zarządczej połączony jest w jeden dział.
Koordynatorzy kontroli zarządczej widzą swoją rolę przede wszystkim jako wspomaganie władz uczelni w podejmowaniu decyzji. W wypowiedziach uczestników badania najczęściej powtarzało się sformułowanie, że kontrola zarządcza to po prostu zarządzanie uczelnią (w 7 przypadkach padły wprost takie odpowiedzi). Według przedstawicieli 5 uczelni kontrola zarządcza wykorzystywana jest przy planowaniu strategicznym, a zdaniem kolejnych 5 jest elementem przyczyniającym się do poprawy funkcjonowania jednostki. Natomiast dwie z badanych uczelni są na etapie przejścia z wymogu ustawowego do elementu zarządzania uczelnią na poziomie strategii.
Kontrola zarządcza jest obowiązkiem nałożonym przez ustawę o finansach publicznych, ale nie zawsze jest dobrze rozumiana przez pracowników uczelni. W większości uczelni istnieją regulaminy/procedury kontroli zarządczej, za które odpowiada rektor i kierownicy jednostek operacyjnych. Wszystkie uczelnie publikują roczne sprawozdania, ale nie wszystkie posiadają plan działalności wynikający z kontroli zarządczej – ma go 6 z 11 badanych uczelni.
Podczas tworzenia planu audytu uwzględniane są przede wszystkim obszary wyznaczone przez ministerstwo, choć część uczelni uwzględnia również własne priorytety.
Co jest największą trudnością w pracy audytora na uczelni?
Największą trudnością w pracy audytora są problemy z czynnikiem ludzkim, takie jak: komunikacja, niewłaściwe rozumienie roli kontroli zarządczej i brak zaangażowania pracowników i kierownictwa. Inne trudności to rozproszenie jednostek i ich odmienność, opór przed zmianą i długi cykl podejmowania decyzji.
Jednym z kluczowych wniosków badania jest potrzeba skupienia się na czynniku ludzkim i edukacji pracowników w zakresie zrozumienia roli i znaczenia kontroli zarządczej. Szkolenia i doskonalenie umiejętności kadry menedżerskiej są kluczowe dla skutecznego wdrożenia kontroli zarządczej. Automatyzacja procesów może przyczynić się do wzrostu efektywności, ale decyzje i ocena ryzyka wciąż wymagają zaangażowania ludzkiego.
Pracownicy uczelni stawiają również czoła wyzwaniom związanym z pracą na różnych systemach i programach online, dlatego konieczne jest dopasowanie narzędzi do specyficznych potrzeb uczelni.
Badanie samooceny kontroli zarządczej na uczelni
Badanie samooceny kontroli zarządczej jest przeprowadzane raz w roku we wszystkich uczelniach. Zakres badania różni się w zależności od uczelni, obejmując całe obszary lub tylko wybrane obszary, lub zespoły osób. Przed badaniem definiowany jest cel, a następnie dobierana jest odpowiednia grupa docelowa.
Monitorowanie przepisów i całego procesu kontroli zarządczej
Jednym z elementów kontroli zarządczej jest monitorowanie, czy działania są zgodne z prawem i wewnętrznymi procedurami. Monitorowanie przepisów prawa i procesu kontroli zarządczej jest stałe i odbywa się na bieżąco, ale może przebiegać w odmienny sposób, w różnych obszarach:
- każdy kierownik jednostki jest odpowiedzialnych za to, by jego jednostka działała zgodnie z prawem,
- każdy pracownik musi działać zgodnie z prawem i wewnętrznymi procedurami,
- zespół kontroli wewnętrznej sprawdza, czy działalność jest zgodna z prawem.
W niektórych uczelniach monitorowanie przepisów prawa odbywa się już na etapie projektu. Niektóre uczelnie stosują rozwiązania pomagające monitorować zgodność z prawem, takie jak checklisty. Jednak większość badanych uczelni nie stosuje takich rozwiązań.
Oprogramowanie do kontroli zarządczej
Zainteresowanie automatyzacją elementów procesów kontroli zarządczej jest podzielone, niektóre uczelnie (4 przypadki) są zainteresowane cyfryzacją kontroli zarządczej, podczas gdy inne nie widzą takiej potrzeby. Na uczelniach wykorzystuje się różne programy np. m.in. rozbudowane narzędzia Excel, ale najczęściej nie są to programy dedykowane kontroli zarządczej. Kilka uczelni nadal używa papierowych ankiet do samokontroli.
Zarządzanie ryzykiem na uczelni
Zarządzanie ryzykiem jest niezwykle istotne dla każdej uczelni. Wszystkie badane placówki mają wdrożone systemy zarządzania ryzykiem oraz wyznaczone osoby lub działy odpowiedzialne za to zadanie. Jednakże, zarządzanie rzeczywistymi ryzykami stanowi wyzwanie.
Czytaj więcej: Zarządzanie ryzykiem w uczelniach – niezbędny element kontroli zarządczej
Uczelnie często mają zdefiniowane wiele ryzyk dotyczących różnych obszarów, które są podzielone na ryzyka w projekcie, ryzyka operacyjne i ryzyka strategiczne. W praktyce, jak zauważali respondenci, stworzenie listy ryzyk jest tylko początkowym krokiem w procesie zarządzania ryzykiem. Kluczowe jest podejmowanie dalszych działań, takich jak monitorowanie ryzyka, wprowadzanie działań naprawczych i ocena efektów.
W uczelniach istnieją rejestry ryzyk oraz procedury zgłaszania ryzyk. Pracownicy mają możliwość zgłaszania ryzyk swoim przełożonym, którzy oceniają te ryzyka i umieszczają je w rejestrze. Jednak badani zauważyli, że czasami występują trudności ze zrozumieniem intencji tych działań przez kierowników, a także powtarzanie zgłoszeń ryzyk z poprzednich okresów.
Wszystkie badane uczelnie regularnie oceniają ryzyka, choć różnią się one pod względem częstotliwości. Niektóre uczelnie oceniają ryzyka co kwartał, podczas gdy inne przeprowadzają roczne przeglądy. Najczęściej jednak stosowany jest roczny cykl oceny ryzyk.
W części badanych uczelni zostały określone procedury postępowania w przypadku zmaterializowania się ryzyka. W niektórych przypadkach sposób postępowania zależy od poziomu zmaterializowanego ryzyka oraz jego dotyczącego obszaru.
Badani wskazali, że największymi ryzykami są zmienność prawa, realizacja projektów, cyberbezpieczeństwo oraz zasoby ludzkie i finanse. Uczelnie zlokalizowane w mniejszych miejscowościach zwracają również uwagę na czynnik demograficzny jako ryzyko dla ich funkcjonowania.
Badanie wykazało, że istnieje potrzeba przeprowadzenia szkoleń dla pracowników, aby pomóc im zrozumieć znaczenie kontroli zarządczej i cele, które za nią stoją. Ponadto, kadra menedżerska powinna być objęta szkoleniami, aby poprawić swoje umiejętności w zakresie kontroli zarządczej. Innym ważnym wnioskiem jest to, że choć pewne procesy można zautomatyzować, to jednak automatyzacja nie zastąpi zdrowego rozsądku i roli człowieka, szczególnie w ocenie ryzyka.
Kolejną istotną kwestią jest praca na wielu systemach i programach. Każdy nowy system musi być starannie przemyślany i dostosowany do specyfiki uczelni. Istnieje wiele różnych systemów funkcjonujących na uczelni, co stanowi wyzwanie dla pracowników. Dlatego ważne jest, aby narzędzia czy oprogramowanie były dostosowane do potrzeb uczelni, aby jak najlepiej spełniały jej wymagania.
Pobierz raport z badania „Kontrola zarządcza na uczelniach” >>
