Cloudová technologie a webové aplikace se staly neodmyslitelnou součástí našeho každodenního života. Od Dropboxu, přes Google a Facebook ke Spotify – cloudové aplikace používáme mnoha rozličnými způsoby, abychom zůstali v kontaktu s přáteli a rodinou kdekoliv na světě a z jakéhokoliv zařízení. S tím, jak si osvojujeme cloudová řešení v osobním životě, roste i naše důvěra při použití v profesním prostředí. Dle průzkumu „Corporate Legal Operations“ používá 68 % právních oddělení cloudové služby pro fakturaci, 52 % pro správu kauz a 36 % pro správu smluv. V průzkumu je také zmíněno, že zatímco právní oddělení mají nástroje, díky kterým mají lepší kontrolu nad daty a podrobnější analýzy v rámci rozumného rozpočtu, hledají také „holistické technologické platformy schopné se přizpůsobit množství požadavků na správu compliance a komplexních informací.“ Zatímco služby lokálního charakteru na vlastním serveru mohou vyhovovat základním požadavkům, cloudové technologie nabízí tři nesporné výhody: vysokou dostupnost, jednoduché škálování a zvýšenou efektivita.
1. Vysoká dostupnost
K dispozici 24/7
Centralizované datové úložiště zajišťuje globální přístup odkudkoliv, kdykoliv a z jakéhokoliv zařízení s přístupem na internet. Každý uživatel může nezávisle zobrazovat, ukládat a zpracovávat informace. Ty jsou dostupné v reálném čase, kdykoliv je potřebujete. Komplikovaná síťová připojení pomocí VPN nebo jiných bezpečnostních mechanismů nejsou potřeba v případě šifrovaného přenosu informací, což je garantováno normou ISO 27001 u certifikovaných cloudových služeb.
K okamžitému nasazení bez údržby
Jelikož jsou cloudové aplikace obvykle nabízeny jako tzv. SaaS řešení (software as a service neboli software jako služba) na serverech poskytovatele, je lokální instalace nadbytečná. Aplikace je tak okamžitě připravena k použití. Poskytovatel služby se stará o technickou údržbu, zabezpečení a aktualizace. Dle nastavených podmínek služby (SLA) je poskytovatel odpovědný za vysokou dostupnost služby, zálohování dat a patřičné mechanismy pro jejich zabezpečení.
Splňte požadavky svých zaměstnanců na mobilitu
V neposlední řadě přichází idea mobility – neboli používání daného řešení na notebooku, tabletu nebo chytrém telefonu. Tím se otevírají zcela nové možnosti pro lepší využití času (např. na obchodních cestách) nebo vyvážený pracovní a osobní život (např. možnost pracovat z domova). Díky tomu, že nejsou žádná data uložena nebo zpracovávána lokálně (např. na pracovním počítači), můžete těžit z okamžitého přístupu ke svým dokumentům. Vše, co je uloženo do cloudu, je v reálném čase synchronizováno, takže máte přístup jak z webu, tak z mobilní aplikace. I přenos dat je šifrován, takže jakmile jste připojeni k internetu, můžete se přihlásit z jakéhokoliv zařízení, což se může hodit v případě naléhavé potřeby!
2. Jednoduché škálování
Současná doba globalizace a dynamických změn obchodních modelů digitalizace vyžaduje svižný vývoj produktů a souvisejících technologií. V tomto mají cloudová řešení technologickou výhodu oproti vlastním serverům díky rychlejšímu přizpůsobení, schopnosti měnit stavební prvky celku a tím dosáhnout maximální pružnosti. Technické zdroje mohou být přidávány nebo odebírány dle aktuálních požadavků.
Využijte přínos spolupráce mezi různými středisky a zeměmi
Další výhodou cloudových služeb je zamezení roztříštěnosti, jelikož mohou být využity odkudkoliv mimo lokální IT infrastrukturu firmy. Zejména ve velkých globálně působících firmách může toto být rozhodující výhodou, zvlášť pokud je potřeba sdílet informace mezi kolegy z více zemí. Mnoho cloudových aplikací také podporuje více jazyků.
Mějte velké cíle, začněte postupně
Modulární řešení služeb zajišťuje rychlé zavedení ve firmě a možnost dynamického přidávání funkcí bez zdlouhavých a komplexních IT projektů. Začít tak můžete s menším množstvím funkcí, ale stále nechat dveře otevřené pro jejich pozdější přidávání. S moderními cloudovými řešeními nejen, že používáte nejnovější standardy webových služeb, ale celá technická struktura roste s vašimi potřebami.
3. Efektivita
Cloudy umožňují spolupráci napříč odděleními díky centralizovanému ukládání informací s různými možnostmi součinnosti v reálném čase. Ukládáním dat na jedno místo dle předem stanovených procesů je omezena potřeba schůzek nebo telefonování.
Vedoucí oddělení mohou fungovat zcela samostatně v rámci práv, která jim náleží
Cloudové aplikace umožňují přidávat další uživatele a spravovat jejich práva. Pro právní týmy to znamená, že mohou podporovat ostatní oddělení ve správě jejich vlastních záležitostí, ať už se jedná o návrhy smluv nebo provádění analýzy dat v reálném čase. S efektivnější vnitrofiremní spoluprací mohou právní oddělení významně snížit administrativní zátěž a více se soustředit na strategické úkoly.
Z hromady papírů k bezpapírové kanceláři
S cloudem mohou právní odbory poskytnout vedoucím ostatních oddělení vzorové smlouvy, a tím všem ušetřit čas. Je také možné přiřazovat úkoly nebo automatizované workflows, čímž se komplexní procesy výrazně zjednoduší. Procesy s postupnými kroky mohou být snadno nastaveny včetně možnosti zasílání emailů s připomínkami úkolů nebo lhůt. Schopnost sledovat stav všech právních záležitostí na jednom panelu poskytuje větší kontrolu a přehled, než používání manuálních nástrojů třeba v tabulkách.
Ukládejte vše na jednom místě a vytěžte maximum informací z propojených dat
S centrální databází pro všechna vaše data, ať už aktuální nebo archivní smlouvy, firemní strukturu, směrnice atd., můžete vytvářet přehledy a reporty, které vám pomohou převzít více strategickou roli. Možnost dříve rozpoznat rizika compliance nebo příležitosti ve smlouvách může mít vliv na konečné finanční výsledky celé firmy.
Bezpečně a úsporně
Díky tomu, že nemusíte spravovat lokální servery a jejich operační systémy, šetříte čas i peníze svému IT oddělení. Z tohoto důvodu jsou cloudové technologie jasnou volbou pro malé a střední firmy, které spoléhají na základní infrastrukturu a mají omezený rozpočet na IT. Vytvoření podobně výkonné a zabezpečené technologie vyžaduje značné personální a finanční náklady. Poskytovatel cloudu má však možnost flexibilně přizpůsobovat výkon potřebám zákazníka, a tím optimalizovat jeho náklady.
Shrnutí
Cílem (nejen) právních týmů je nalézt optimální řešení pro své potřeby. Díky nabídce dostupnosti, škálovatelnosti a úspor díky efektivitě, mohou cloudová řešení rychle nahradit vlastní servery a poskytnout tak uživatelům lepší kontrolu, vylepšené možnosti reportingu a analýz a v konečném důsledku ušetřit náklady. S effacts máte všechny tyto výhody zaručeny a k tomu i mnoho dalších. U effacts můžete důvěřovat bezpečnostní technologii certifikované ISO 27001, a to od hostingu, přes přenos dat (šifrovaný) a zabezpečená datová úložiště, až po správu dokumentů (řízení přístupových práv). Můžete tak bez obav ukládat, vyhledávat, filtrovat, sdílet a reportovat veškeré interní firemní informace.
