Pro úspěšné fungování menších a středních právních oddělení je klíčová efektivní správa dokumentů a informací. Firemní právníci musí být schopni vyhledávat informace ze smluv, sledovat závazky nebo generovat reporty ohledně rizik a příležitostí lusknutím prstu. Právní oddělení má unikátní pozici v tom, že jeho zaměstnanci mohou jít příkladem ostatním kolegům ve firmě v plnění procesů ochrany dat a jejich bezpečnosti. Nicméně pokud jsou vaše právní informace roztříštěny mezi skříňkami na chodbě nebo na různých počítačích či serverech, můžete se potýkat s nepořádkem, který podrývá vaši schopnost rozhodování a ohrožuje váš byznys. Níže prozkoumáme 3 nejvážnější důsledky papírové archivace nebo nestrukturovaného ukládání dokumentů či informací, které mohou mít velký vliv na chod firmy a v konečném důsledku i na vás jako firemního právníka:
1. Ztráta dat
Noční můrou každé firmy je zničení dat při přírodní katastrofě nebo díky závažné chybě způsobené člověkem. Pokud archivujete dokumenty v papírovém archivu, zkuste si představit, jaké by to mělo následky, pokud by veškeré informace z papírových kopií zmizely v plamenech! Zatímco pravděpodobnost ztráty dat kvůli přírodní katastrofě je minimální, daleko pravděpodobnějším důvodem je lidská chyba. V průměru je ročně 7,5 % dokumentů ztraceno a 3 % špatně zaevidováno, často kvůli tomu, že firmy nemají jasná pravidla, jak bezpečně ukládat, vyhledávat a sledovat informace. To může vyústit ve ztrátu až 25.000 € za každých 1000 dokumentů, které spravujete.
Řešení
Eliminovat riziko ztráty dat můžete díky zabezpečenému cloudovému úložišti. S nepřetržitým přístupem k datům mohou uživatelé informace vyhledávat, ukládat a zpracovávat, a to vše v reálném čase. Okamžitá synchronizace dat a vytváření záloh znamená, že i v případě nenadálé události můžete rychle získat data z cloudu a vaše firma funguje hladce dál bez přerušení!
2. Promrhaný čas a peníze
Udržovat papírové dokumenty může být neskutečně nákladné. Papírové archivy vyžadují prostor, který je třeba pronajmout a spravovat (ať už v rámci firmy nebo externě). Získání informací z archivů je velká časová zátěž – odhady hovoří o více než 400 hodinách ročně strávených při vyhledávání a shromažďování informací. Při procházení skříní v archivu tedy musí jít ostatní úkoly stranou. Tento promrhaný čas pak ústí ve zbytečné zpoždění procesů a průtahy u projektů. Navíc, pokud je právní oddělení za tyto průtahy zodpovědné, zavdává tím příčinu k neochotě ostatních oddělení konzultovat své kroky, což podkopává vaši schopnost eliminovat rizika a může mít nákladné důsledky.
Řešení
Úložiště elektronických dokumentů vám pomohou ušetřit čas při hledání dokumentů nebo informací, zatímco cloudová řešení nabízí značné finanční úspory oproti vlastním serverových řešením. Z tohoto důvodu jsou cloudové technologie jasnou volbou pro malé a střední firmy, které spoléhají na základní infrastrukturu a mají omezený rozpočet na IT. V porovnání s lokálními serverovými řešeními, které vyžadují značné personální a finanční náklady na správu serverů a operačních systémů, s cloudovými službami šetříte čas a peníze svému IT oddělení.
3. Neefektivní rozhodování a správa rizik
V datech je ukryta síla a právní data mohou poskytnout ty nejspolehlivější informace pro kvalifikované odhady a strategická rozhodnutí. Pokud jsou ale důležitá právní data schována kdesi v kartotéce nebo v tabulkách, není možné mít přesný přehled o právních záležitostech. Tím je značně omezena vaše schopnost předcházet rizikům, rozpoznávat obchodní příležitosti nebo zajistit vyhovění compliance záležitostem. Reporty – ať už ohledně závazků nebo rizik, kauz nebo blížících se vypršení platnosti smluv – jsou neocenitelným zdrojem informací pro manažery, vedoucí oddělení i vedení společnosti. Pokud však nejsou informace logicky organizovány, je sběr dat do přehledných reportů značně pracný. Nikdy si totiž nemůžete být jistí, jestli informace, které máte, jsou ty aktuální a přesné. Pokud činíte obchodní rozhodnutí dle špatných nebo nekompletních dat, hrozící důsledky sahají od pokut (v případě auditu), ke ztrátě reputace, podílu na trhu nebo tržeb.
Řešení
Jestliže však máte své dokumenty snadno lokalizovatelné, můžete mít jednoduše pod kontrolou všechny lhůty, závazky, výpovědní lhůty a mnohem více, díky notifikacím do emailu. S pokročilou technologií můžete vytvářet přehledné reporty pro snadné vyhodnocení a znázornění informací, a to s jistotou, že vždy pracujete s aktuálními daty. Je možné vytvořit shrnutí dat ze smluv, sdílet je s kolegy z ostatních oddělení a mít tak jistotu, že rozumí všem klíčovým parametrům a rizikům z nich plynoucích. Správa rizik je mnohem menší zátěž, pokud mají všichni jasný přehled o dané situaci a spolupracují na identifikaci souvisejících rizik a příležitostí. Zpřístupněním dat manažerům nebo vedoucím oddělení pomůže odhalit rizika a umožnit jim tak sehrát aktivní roli při jejich správě. Současně se tím povýší role firemního právníka na osobu s reálnou obchodní hodnotou.
Jak lze tato rizika účinně a komplexně snížit?
Stále více a více právních týmů používá digitální cloudové nástroje mj. pro snížení rizik a tím zvyšují efektivitu firmy, bezpečnost svých dat, omezují papírovou zátěž. Zároveň jsou také mnohem pružnější při dotazech vedení na konkrétní a aktuální informace.
