E-Rechnung: Empfang und Verarbeitung mit ADDISON SMART Connect

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen den Verarbeitungsprozess einer E-Rechnung von der Einlieferung über ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload bis zur Verarbeitung in ADDISON SMART Connect.

Die Verarbeitung von E-Rechnungen wurde dabei vollständig in die bereits bestehenden Beleg-Verarbeitungsprozesse von ADDISON SMART Connect integriert.

Empfang einer E-Rechnung mit ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload

Eine E-Rechnung kann über den ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload empfangen werden. Dies kann entweder per manuellem Upload (markierte Schaltfläche „Dateien hier auswählen“) oder per E-Mail (markierte Schaltfläche „Upload per E-Mail“) erfolgen. Nach dem Upload sehen Sie die hinzugefügten Belege wie gewohnt in der ausgewählten Kategorie. Eine Visualisierung der rein XML-basierten XRechnung erhalten Sie durch das Öffnen des Dokuments im Beleg- und Dateiupload.

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Verarbeitung einer E-Rechnung mit ADDISON SMART Connect

Neben dem Upload über den ADDISON OneClick Beleg- und Dateiupload können E-Rechnungen ebenfalls direkt in SMART Connect hochgeladen werden. In SMART Connect werden die XML-Daten in lesbarer Form in der Beleg-Vorschau und auch für ADDISON bzw. ADDISON Akte via Aufruf über den Beleglink visualisiert. Auf Basis der ausgelesenen Belegdaten werden aus der E-Rechnung entsprechende Vorbuchungen für die Erfassung, die Zahlungserstellung sowie die Weiterverarbeitung generiert. Die Weiterverarbeitung ist dabei ebenfalls über die hybride Buchungserfassung oder über Scannen-Buchen-Archivieren (SBA) möglich.

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Die eingebundene KoSIT-Validierung

Zusätzlich unterstützen wir Sie mit der eingebundenen KoSIT-Validierung im Prüfprozess, mit welcher E-Rechnungen automatisiert auf formale Fehler hin überprüft werden. Eine inhaltliche Prüfung wird durch diese Validierung nicht ersetzt.

Die KoSIT-Validierung ist ein Prüfverfahren der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), welches sicherstellt, dass digitale Dokumente den vorgegeben IT-Standards und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Validierung erfolgt immer auf Basis der aktuell gültigen Fassung. Aktuell findet daher der KoSIT-Validator in der Version 1.0.5 Anwendung, um die jeweils aktuell gültigen XML-Schemata für die entsprechenden Syntaxen zu prüfen. Konkret bedeutet dies, dass XRechnungen ab 3.0 (UBL & CII) und ZUGFeRD ab 2.3 bzw. Factur-X ab 1.0 für die Profile BASIC, EN16931 und EXTENDED geprüft werden. Ältere Versionen werden nicht validiert, da die vorgegebenen Gültigkeitszeiträume beachtet werden müssen.

Warum ist die Validierung einer E-Rechnung wichtig?

Eine valide E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten und formal korrekt sein. Ohne eine ordnungsgemäße Validierung und Prüfung kann eine E-Rechnung als nicht rechtskonform angesehen werden. Dabei ist die Validierung eng mit dem Vorsteuerabzug verknüpft. Unternehmen dürfen nur dann die Vorsteuer aus einer enthaltenen Rechnung abziehen, wenn die Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wird die (E-)Rechnung als nicht valide anerkannt, so kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug unter Umständen verweigern.

Weitere Informationen zur Validierung und Verarbeitung finden Sie im ADDISON OneClick-Hilfecenter.