E-Rechnung: Die 4 W-Fragen für mittelständische Betriebe

In den letzten Monaten ist das Thema E-Rechnung immer mehr in den Fokus gerückt. Viele unserer Kunden haben Fragen dazu und auch in den Medien wird mittlerweile intensiv darüber berichtet. E-Rechnungen bieten nicht nur die Möglichkeit zur Einführung einer zeitgemäßen Rechnungsstellung, sondern tragen auch zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion bei.

Bedeutung für Sie als Unternehmer

Bei der E-Rechnungsverpflichtung handelt es sich um eine regulatorische Anforderung. Diese bietet gleichzeitig eine hervorragende Gelegenheit, die Abläufe der Rechnungsbearbeitung zu optimieren.

Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung in Unternehmen wird als weiterer Motor der digitalen Transformation im kaufmännischen Bereich fungieren und wird signifikante positive Veränderungen für veraltete, papierbasierte und ineffiziente Prozesse mit sich bringen.

Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?

Im Gegensatz zu einer gedruckten oder PDF-Rechnung ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem digitalen, maschinell verarbeitbaren Format. Die bekanntesten Formate sind die X-Rechnung und die ZUGFeRD-Rechnung. Die X-Rechnung ist ein XML-Format, für das man zur Anzeige eine Visualisierung benötigt, während das ZUGFeRD-Format ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei ist.

Für die Nutzung von E-Rechnungen werden entsprechende technische Vorkehrungen in der eingesetzten Unternehmenssoftware benötigt.

Wann muss ich die E-Rechnungsverpflichtung erfüllen?

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungsverpflichtung ab dem 01.01.2025, jedoch stellt sich die Frage, was dies überhaupt bedeutet: Man unterscheidet bei der E-Rechnungsverpflichtung zwischen dem Rechnungsempfang und dem Rechnungsversand.

Ab dem 01.01.2025 muss jeder inländische Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen maschinell empfangen und verarbeiten zu können.

Für den Rechnungsversender gibt es ab dem 01.01.2025 Übergangsfristen, um elektronische Rechnungen korrekt erstellen und versenden zu können:

• Bis zum 31.12.2026: Alle Unternehmen können E-Rechnungen sowie Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Rechnungsformate dürfen (wie bislang) nur nach Zustimmung* des Empfängers versendet werden.
• Ab dem 01.01.2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden. Für Unternehmen mit einem niedrigeren Umsatz bleiben die Sonderregelungen für 2025 und 2026 (s. o.) weiterhin bestehen.
• Ab dem 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.
  
  * Das BMF hat zuletzt in seinem Entwurf festgehalten, dass die Zustimmung keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent (z. B. durch widerspruchslose Annahme und Bezahlung der Rechnung) erfolgen kann.

Wer muss die E-Rechnungsverpflichtung erfüllen?
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Die E-Rechnungsverpflichtung betrifft alle Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Dabei betrifft die Verpflichtung nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Im Bereich Business-to-Government (B2G) besteht die E-Rechnungsverpflichtung bereits seit 2019 und ist in diesem Segment bereits etabliert. Für Geschäftsvorfälle mit Privatpersonen, das sogenannte Business-to-Consumer Segment (B2C), besteht keine E-Rechnungsverpflichtung.

Wie kann ich die E-Rechnungsverpflichtung erfüllen?
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Mit unseren Wolters-Kluwer-Lösungen sind Sie heute bereits verarbeitungsbereit. Unsere Lösung ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren (SBA) ermöglicht Ihnen die Verarbeitung, die Visualisierung und die Archivierung von E-Rechnungen sowohl im X-Rechnungs- als auch im ZUGFeRD-Format.

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