„Papier ist geduldig – Kleos ist schnell“

Die Kanzlei für Medizin und Wirtschaft KMW von Rechtsanwältin Katharina Lieben-Obholzer hat sich von Anfang an auf das Gesundheitswesen spezialisiert. Sie bietet Beratungsservices in den Fachgebieten Medizin- und Gesellschaftsrecht sowie Steuerberatung für Heilberufe. Zentral gelegen am Berliner Kurfürstendamm arbeiten Experten für Mandanten aus dem medizinischen Bereich. 2020 wurde ein zweiter Standort im medizinischen Zentrum Berlin-Hermsdorf eröffnet. Die Kanzlei intensiviert die digitale Transformation und setzt im Kanzleimanagement auf die Cloud.

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Seit 2017 organisiert die Kanzlei KMW in Berlin ihre Akten mit Kleos, der cloud-basierten Kanzlei-Software von Wolters Kluwer. Für Kanzleiinhaberin Katharina Lieben-Obholzer steht fest: die Transparenz des
fast papierlosen Büros möchte sie keinesfalls mehr missen.

Mit unübersichtlicher Buchführung hat Katharina Lieben-Obholzer so ihre Erfahrung, glücklicherweise keine eigene. Die Berliner Rechtsanwältin war lange Zeit in der Sanierungsberatung tätig und machte dort
einen wesentlichen Grund aus, warum Unternehmen in die Schieflage geraten. Sie verlieren den Überblick über ihre Organisation und vor allem über ihre Zahlen. Mit Gründung ihrer eigenen Kanzlei für Medizin und Wirtschaft stand für die Juristin daher fest: Das soll ihr auf keinen Fall passieren – Struktur und Ordnung und vor allem Transparenz wünschte sie sich für ihre Kanzlei. Gesagt, getan. Gleich nach Bezug der Kanzleiräume am Berliner Kurfürstendamm begab sich Katharina Lieben-Obholzer auf die Suche nach technischen Helfern für sich und ihr Team.

„Viele Anwält:innen versuchen es erst einmal so, mit Worddokumenten in einer Ordnerstruktur auf dem eigenen Rechner“, schildert die Anwältin im Rückblick. „So wollte ich aber gar nicht erst anfangen, sondern am liebsten gleich ein Tool haben, dass mir möglichst viel organisatorische Arbeit abnimmt und somit mehr Zeit für die Mandant:innen-betreuung ermöglicht.“ Sie testete eine Reihe von Softwarelösungen, die ihr dabei helfen sollten, die Kanzleiorganisation von Tag 1 an auf im wahrsten Wortsinn ordentliche Füße zu stellen.

Im Rahmen der Marktrecherchen stieß sie auf Kleos, die cloud-basierte Kanzleisoftware von Wolters Kluwer. „Ich habe die unterschiedlichen Software- Lösungen für Kanzleien ziemlich genau geprüft und mir insbesondere verschiedene Cloud-Anbieter angeschaut“, blickt Katharina Lieben-Obholzer auf die Anfänge ihrer Selbstständigkeit zurück. Ihr Anspruch dabei: Sie wollte eine Lösung, die nicht nur im Mandatsalltag praktikabel, sondern vor allem sicher ist. Für den Auswahlprozess nahm sie sich daher ausreichend Zeit. Sie wog vor allem unter den Aspekten Datenschutz und Datensicherheit sorgsam die Argumente ab. „Alle wesentlichen Argumente sprachen eindeutig für die Cloud“, zeigt sich die Rechts- und Steuer-Expertin für die Medizinbranche bis heute überzeugt. „Ich wollte mir keinen großen Server in die Kanzlei stellen. Ich wollte gleichzeitig höchstmögliche Sicherheit für meine Daten und die meiner Mandanten, etwa bei Einbruch, Feuer oder Wasserschaden. Und ich wollte auf alle Daten jederzeit von überall schnell und bequem zugreifen können.“ Dass all das mit Kleos problemlos möglich ist, merkte Katharina Lieben-Obholzer in der Testphase. Die technikaffine Juristin („Computer machen mir Spaß“) ließ sich für eine kostenfreie Kleos-Testphase freischalten und legte umgehend los. Probierte die gesamte Palette von Funktionalitäten aus, unterzog die Bedienbarkeit am PC ebenso wie auf dem Smartphone dem Praxistest – und war nach knapp vier Wochen überzeugt: das passt.

Von der Entscheidung für Kleos bis zur Implementierung bei KMW war es dann nur noch ein kleiner Schritt.

„Die Implementierung lief völlig schmerzfrei“, sagt die Anwältin, deren Klientel sich ausschließlich aus Medizinern zusammensetzt.

„Kleos ist praktisch selbsterklärend, auch meine Mitarbeiter waren sehr schnell drin.“ Ein Softwareprojekt ganz ohne Kinderkrankheiten? Auch auf Nachfrage fällt Katharina Lieben- Obholzer keine ein. „Bei uns lief das alles perfekt.“ Das Herzstück von Kleos ist die zentrale Aktenablage. Alle Kanzleimitarbeiter haben – sofern nicht auf Wunsch des Mandanten die Berechtigungen eingeschränkt sind – sämtliche Akten von überall jederzeit im Zugriff. „Die Mitarbeiter sollen ja etwas lernen, sich weiterentwickeln. Das funktioniert am besten, wenn Sie einen guten Überblick haben und die Zusammenhänge kennen“, zeigt sich Katharina Lieben-Obholzer überzeugt.

Dass Vertraulichkeit oberstes Gebot ist und sich Mandanten auf die Verschwiegenheit aller 100 Prozent verlassen können, versteht sich von selbst. Alle Vorgänge bei KMW sind ausnahmslos elektronisch abgelegt; Schriftsätze und Korrespondenz sind miteinander verknüpft, allesamt durchsuchbar und vor allem jederzeit auffindbar. „Dass ein Mandant anruft und zu hören bekommt: Kann ich Sie zurückrufen, ich habe die Akte im Moment leider nicht zur Hand, das gibt es bei uns nicht mehr“, betont die Kanzleichefin.

„Wenn man als Anwalt eine Akte suchen muss, läuft was falsch.“

Überhaupt bietet sie gerade den Ärzt:innen, die sie berät, dank Kleos nun höchstmögliche Transparenz. Mandanten von KMW können über einen eigenen passwortgeschützten Zugang selbst auf die sie betreffenden Dokumente zugreifen und müssen sich keine Kopien in einer eigenen Ordnerstruktur mehr ablegen – es sei denn, dass sie es explizit wünschen. „Selbstverständlich frage ich jede:n neue:n Mandant:in, ob er es möchte, dass seine Dokumente in der Cloud abgelegt werden und wir sie uns dort gemeinsam ansehen können“, versichert Katharina Lieben-Obholzer. Möchte ein:e Mandant:in das gleich aus welchen Gründen nicht, wird dies respektiert und die Unterlagen bleiben nur lokal gespeichert. „Das ist aber inzwischen eher die absolute Ausnahme“, bestätigt die Anwältin. So wie sich die Ärzt:innen sich auf ihre Patient:innen konzentrieren wollen, so schätzen sie es auch, wenn sich die Kanzlei auf sie als Mandant:innen konzentriert, statt zu viel Zeit auf Administration zu verwenden – letztlich eine Win-win-Situation.

Getreu der Philosophie „was schneller gehen könnte, sollte man auch wirklich schneller machen“ nutzt die Kanzlei KMW zahlreiche Funktionen von Kleos, die zeitintensive Zusatzaufgaben neben der eigentlichen Mandatsbearbeitung wesentlich erleichtern. Bei den Features, die das KMW-Team mit Begeisterung anwenden, steht ganz oben die Integration des E-Mail-Verkehrs, der hier wie in vielen anderen Kanzleien seinen Ursprung in Outlook hat. „Dass ich alle Mails in Kleos ablegen kann und auch von dort aus gleich Mails schreiben kann, ist phantastisch; so lassen sich die E-Mails auch gleich zur Akte zuordnen“, schwärmt Juristin Lieben-Obholzer. Das integrierte Mandats-Management von Kleos bietet darüber hinaus eine schnelle und einfache Zeiterfassung, eine übersichtliche Rechnungsstellung, die Anbindung an beA und insbesondere diverse Auswertungen in Echtzeit. Geschäfts- und Leistungsberichte kann sich die Kanzleiinhaberin jederzeit auf Knopfdruck anzeigen lassen.

„Verwaltungszeit gering zu halten, das ist gar nicht so leicht“

„Was mir besonders gut gefällt ist, dass man sich in einem standardisierten Programm seine eigenen Strukturen bauen kann – das war mir an Kleos von Anfang an sympathisch“, lobt Katharina Lieben-Obholzer. Ihre Auswertungen hat sie sich so angepasst, dass sie für ihre Zwecke optimal sind; wenige Minuten am Tag reichen nun für den Überblick über die Finanzen, zeitliche Investments der Mitarbeiter und den Stand der Mandatsbearbeitung.

„In der Pandemie den Mitarbeiter:innen Ordner mit nach Hause geben – das wäre nicht gegangen“

Gerade mit Beginn der Corona- Pandemie hat sich Kleos bewährt. Während viele Mitbewerber erst die technischen Voraussetzungen schaffen mussten, damit Kanzleimitarbeiter:innen von Zuhause aus arbeiten konnten, konnte sich KMW bereits auf die Erfahrung stützen. Homeoffice ist hier dank Kleos bereits seit Jahren normal. Weil die Cloud-Lösung dezentrales Arbeiten ermöglicht, ohne dass Daten lokal auf den Laptops der Mitarbeiter:innen gespeichert werden müssen, bestehen weit weniger Sicherheitsbedenken gegen das Remote Working. Die Kanzleimitarbeiter:innen können sich für sie relevante Dokumente über die Ordnerstruktur in der Cloud herunterladen und dort auch wieder einstellen, statt sie auf USB-Sticks zu speichern oder per E-Mail versenden zu müssen. Wer wollte, konnte bei KMW auch während der Lockdown-Phasen seinen Kanzleiarbeitsplatz nutzen, zwingend notwendig war dies indessen nicht. Den Überblick konnte die Kanzleiführung auch so behalten. Denn Kleos dokumentiert, wer wann was bearbeitet hat, und integriert zudem ein Fristenmanagement. „Ich sehe also welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche E-Mails herausgegangen sind und habe jederzeit den Überblick über den Stand der Mandatsbearbeitung – da brennt uns nichts an“, so Katharina Lieben-Obholzer. Dass Gleiches auch dann gilt, wenn sie bei Gericht oder bei den Mandant:innen vor Ort ist, ist ein weiteres Plus für die Rechtsanwältin. Mit Akten unter dem Arm sieht man sie im Gerichtssaal nur noch selten, „meist habe ich nur noch meinen Laptop dabei, auf dem ich die entscheidenden Dokumente viel schneller finde – und es fehlt einfach nie ein Ordner.“ Ihren persönlichen Kontakt zu den Mandant:innen hat sich auch während der Pandemie nicht abbrechen lassen; wenn Mandant:innen es wünschten, bot Katharina Lieben-Obholzer statt der nun weit verbreiteten Video-Konferenz auch das Gespräch in der Kanzlei oder Praxis der Mandant:innen an – unter Einhaltung aller Schutzvorschriften versteht sich. Warum viele Berufskolleg:innen sich noch immer für den eigenen Kanzlei-Server anstelle der Cloud entscheiden, liegt für Katharina Lieben-Obholzer vor allem an der Gewohnheit und dass sich viele nicht richtig klarmachen, was Arbeiten in der Cloud tatsächlich heißt. Sicherheitsbedenken lässt sie praktisch nicht gelten. Daten können in der Kanzlei ebenso gestohlen werden, wie in der Cloud; müssen in den Kanzleiräumen aber in einem unverhältnismäßig hohen Aufwand gesichert werden. „Ich für meinen Teil kann sagen, dass ich die Lösung deutlich smarter fand, mir einen erfahrenen Anbieter mit einer zertifizierten Cloud-Lösung zu suchen. Besser geht es eigentlich nicht“, so die Überzeugung der Berlinerin.

Was ist der größte Unterschied zu früher?

„Die Aktenordner“, sagt Katharina Lieben- Obholzer ganz spontan.
„Meine Kanzlei besteht kaum noch aus Papier. An meinem Schreibtisch steht ein guter Scanner, der Mandant kommt mit Papier rein und geht mit seinem Papier wieder raus.“
Leere Regale sieht man in ihrem Büro allerdings trotzdem nicht: Die Bücher, die bleiben – soviel Papier darf und muss doch noch sein.