Los departamentos jurídicos y la transformación digital

Conclusiones principales del Análisis Comparativo de Legisway 2024

I. Introducción

Wolters Kluwer acaba de publicar el 2º Análisis comparativo de Legisway para departamentos jurídicos, que ofrece una visión completa de la situación en que se encuentra la tecnología en equipos jurídicos europeos. La encuesta se ha traducido a cinco idiomas y se ha distribuido sobre todo en países de Europa. Más de 350 profesionales jurídicos en plantilla han participado en la encuesta, que analiza el desarrollo, la optimización de procesos y la transformación digital.

Los resultados muestran que el objetivo de mejorar la productividad y eficiencia es lo que impulsa la transformación digital. Los proveedores de tecnología jurídica juegan un papel fundamental, ya que ayudan a los departamentos jurídicos a estructurar sus procedimientos, colaborar con otros departamentos o empresas externas y a gestionar los riesgos. Sigue leyendo para descubrir los puntos clave del informe de este año.

II. La situación de la tecnología jurídica

• Presupuesto destinado a tecnología jurídica

La mayor parte de los departamentos jurídicos (el 59%) cuenta con un presupuesto específico para tecnología jurídica, con diferentes niveles de inversión. 
Los departamentos que cuentan con este tipo de presupuesto han aumentado un 8 % en comparación con el análisis de 2023. 
Un porcentaje considerable  (el 30 %) sigue, no obstante, sin tener un presupuesto específico para tecnología jurídica, lo que puede significar que basan sus gastos según las necesidades que vayan teniendo y/o una falta de planificación estructurada de inversiones.

El desglose del presupuesto también revela que el 11 % de los departamentos han recibido más de 50.000 euros para sus necesidades de tecnología. 

• La función de operaciones jurídicas

La figura del profesional especializado en operaciones jurídicas ganando peso en Europa. La encuesta muestra que el 42 % de las empresas dispone de un cargo especializado en operaciones jurídicas. 
La existencia de esta función varía según el país. En el Reino Unido, el 52 % de las empresas cuentan con un profesional especializado en operaciones jurídicas, en comparación con el 38 % de las empresas de Alemania y el 35 % de Francia. Esto indica que hay diferentes niveles de desarrollo y esfuerzos en este tipo de operaciones dependiendo de la zona geográfica.

III. Establecer KPI

Tal y como indica el 30 % de departamentos jurídicos que los han incorporado, los KPI no se utilizan de manera generalizada en Europa, lo que indica un nivel bajo de desarrollo. 
Un hecho relevante es que el uso de KPI en departamentos jurídicos aumenta en casi el 10 % cuando dentro del departamento existe el cargo de especialista en operaciones jurídicas. Esa correlación sugiere que la existencia de ese cargo puede mejorar la eficacia del departamento. 
Los departamentos jurídicos que utilizan KPI normalmente se centran en al menos tres indicadores clave. La mayoría (el 54 %) hace un seguimiento de los gastos internos y externos, seguido del 50 % de los departamentos que supervisa el número de contratos realizados y el 47 %, que revisan la cantidad de quejas y reclamaciones gestionadas. 

IV. Ventajas y retos de la IA

El informe muestra que el 40 % de los departamentos jurídicos actualmente utilizan algún tipo de IA, mientras que el 60 % todavía no la han incorporado a sus procedimientos.
Sobre todo, la IA se utiliza para tareas relacionadas con grandes cantidades de datos o procesos rutinarios, lo que mejora significativamente la eficacia y la precisión. 
Para las tareas más complejas o decisivas, la incorporación de la IA es todavía residual, lo que indica que existe una estrategia equilibrada.
Las IA ayudan en tareas administrativas y de análisis de documentos (en el 50 % de los casos), la redacción de informes (en el 36 %), la comparación de documentos (en el 33 %), la redacción de contratos básicos, como acuerdos de confidencialidad (en el 31 %), la redacción de contratos a medida (en el 21 %) y otras tareas (en el 19 %), en este último caso, siendo la traducción la mayoría de motivos por los que se recurre a la IA. Sin embargo, solo en el 9 % de los casos se utiliza para diligencias debidas y en un escaso 6 %, para demandas. 
Las dos causas principales que dificultan la incorporación de la IA son la falta de tiempo y las limitaciones de presupuesto.
Además, todavía hay departamentos que no utilizan la IA principalmente por cuestiones éticas y de fiabilidad.

V. Conclusión

La transformación digital juega un papel fundamental en la mejora de la eficiencia de los departamentos jurídicos.
La incorporación e integración de tecnologías, como la IA y los software de gestión jurídica, pueden optimizar los procedimientos, aumentar la productividad y mejorar las operaciones diarias. Sin embargo, disponer de un presupuesto y diseñar un plan específico es algo fundamental para superar los obstáculos que pueden surgir a la hora de implementar estas tecnologías.
Una posible solución podría ser la adopción de un software de gestión jurídica, como el de Legisway.
Esta herramienta puede ayudar a definir y hacer un seguimiento de los KPI, ofrecer funciones de IA para tareas que impliquen la gestión de grandes cantidades de datos o que sean repetitivas y, por último, demostrar el valor que aporta el departamento a la empresa. A medida que el panorama digital sigue evolucionando, es fundamental que los departamentos jurídicos incorporen diferentes tecnologías y herramientas digitales para seguir siendo competitivos y eficientes.