Une facture correcte et valide est essentielle pour chaque entrepreneur. Non seulement pour être payé, mais aussi pour satisfaire à toutes les exigences légales. En effet, les factures doivent respecter des exigences formelles spécifiques, sinon vous risquez des amendes ou des problèmes de paiement. Dans ce guide, vous découvrirez les 12 mentions obligatoires sur une facture et quelles autres mentions peuvent être importantes.
12 mentions obligatoires sur une facture
Selon la législation belge actuelle, une facture doit contenir les informations suivantes:
- Le mot ‘facture’ - Pour qu'il n'y ait aucun doute sur la nature du document.
- Date de la facture et date de livraison - La date de la facture et la date à laquelle les biens ou services ont été fournis.
- Numéro de facture unique - Chaque facture doit avoir un numéro séquentiel.
- Nom et adresse du vendeur - Cela peut être votre nom personnel ou le nom de votre entreprise.
- Nom et adresse du destinataire - Le client doit être clairement identifié.
- Numéro de compte bancaire - Indiquez votre IBAN afin que le client puisse payer facilement.
- Numéro de TVA ou numéro d'entreprise - Cela est obligatoire pour vous et votre client.
- Description des biens/services - Décrivez clairement ce qui a été fourni.
- Prix (à l'unité) et remises - Mentionnez le prix par unité et les éventuelles remises.
- Montants de la TVA - Mentionnez le montant net, le pourcentage de TVA et le montant total.
- Lieu de rédaction - L'endroit où la facture a été rédigée.
- Conditions de paiement - Indiquez clairement le délai de paiement de la facture.
Mentions supplémentaires (optionnelles) sur une facture
Bien que non obligatoires, ces mentions sont utiles pour éviter des malentendus et des problèmes de paiement :
- Référence aux factures précédentes - Utile pour les factures partielles ou successives.
- Conditions générales - Celles-ci peuvent être mentionnées au verso de la facture.
- Date d'échéance - Sans date d'échéance, un client peut retarder le paiement.
Mentions spécifiques de la TVA sur les factures
- ‘TVA inversée’ - Lorsque le co-contractant doit payer la TVA.
- ‘Facture émise par l'acheteur’ - Dans le cas de l'autofacturation.
- ‘Exonéré de TVA en vertu de l'article...’ - Si l'opération est exonérée de TVA, la base légale de l'exonération doit être détaillée.
- Mentions particulières imposées par cette législation (vente d'objets d'art, antiquités, véhicules à moteur, agences de voyages, biens d'occasion, ...)
Que faire si vous êtes exonéré de TVA ?
Dans ce cas, vous devez également respecter les exigences formelles et inclure les mentions spécifiques à la TVA, par exemple lorsque vous dirigez une petite entreprise. En d'autres termes: vous devez justifier pourquoi vous ne facturez pas de TVA.
Que se passe-t-il si vous ne respectez pas les exigences de la facture ou si votre facture est émise en retard?
Une facture incomplète ou incorrecte peut entraîner des amendes:
- En cas de première infraction accidentelle, vous recevrez une amende administrative de 25 euros par facture avec un minimum de 50 euros et un maximum de 500 euros.
- En cas de deuxième infraction, vous risquez 125 euros avec un maximum de 1 250 euros.
- Pour les infractions suivantes: 250 euros avec un maximum de 5 000 euros.
Si les informations sur la facture ne sont pas correctes, vous risquez une amende pouvant atteindre le double du montant facturé. S'il ne s'agit pas de fraude, mais d'une erreur, l'amende est limitée à 100 ou 60 pour cent du montant facturé.
Attention: Sans date d'échéance ou numéro de compte bancaire sur la facture, un client a une raison de ne pas vous payer ou de vous payer en retard. Évitez les discussions et assurez-vous que vos factures sont complètes.
Note de crédit: erreur sur la facture? Voici comment la corriger correctement
Toute facture erronée doit être corrigée par une note de crédit faisant clairement référence à la facture émise. Attention: même si vous corrigez une erreur, le client a toujours le droit de demander une indemnité. Une vérification approfondie est donc nécessaire.
Pour plus d'informations: Article 53, par. 2 du Code TVA, AR 1 du 29 décembre 1992, art. 5. Directives européennes en matière de facturation - Directives n° 2001/115/CE et n° 2010/45/UE
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