Een correcte en geldige factuur is essentieel voor elke ondernemer. Niet alleen om betaald te worden, maar ook om te voldoen aan alle wettelijke eisen. Facturen moeten namelijk aan specifieke vormvereisten voldoen, anders riskeer je boetes of betalingsproblemen. In deze gids ontdek je de 12 verplichte vermeldingen op een factuur en welke extra vermeldingen belangrijk kunnen zijn.
12 verplichte vermeldingen op een factuur
Volgens de huidige Belgische wetgeving moet een factuur de volgende informatie bevatten:
- Het woord ‘factuur’ - Zo is er geen twijfel over de aard van het document.
- Factuurdatum en leveringsdatum - De factuurdatum én de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
- Uniek factuurnummer - Elke factuur moet een opeenvolgend nummer hebben.
- Naam en adres van de verkoper - Dit kan je persoonlijke naam of bedrijfsnaam zijn.
- Naam en adres van de ontvanger - De klant moet duidelijk geïdentificeerd worden.
- Bankrekeningnummer - Vermeld je IBAN zodat de klant eenvoudig kan betalen.
- BTW- of ondernemingsnummer - Dit is verplicht voor zowel jou als je klant.
- Beschrijving van goederen/diensten - Duidelijk omschrijven wat geleverd werd.
- (Eenheids)prijs en kortingen - Vermeld de prijs per stuk en eventuele kortingen.
- BTW-bedragen - Vermeld het netto bedrag, het btw-percentage en het totale bedrag.
- Plaats van opmaak - De locatie waar de factuur werd opgesteld.
- Betalingsvoorwaarden - Geef duidelijk aan binnen welke termijn de factuur betaald moet worden.
Extra (optionele) vermeldingen op een factuur
Hoewel niet verplicht, zijn deze vermeldingen nuttig om misverstanden en betalingsproblemen te voorkomen:
- Verwijzing naar eerdere facturen - Nuttig bij deelfacturen of vervolgfacturen.
- Algemene voorwaarden - Deze kunnen op de achterkant van de factuur vermeld worden.
- Vervaldatum - Zonder vervaldatum kan een klant betaling uitstellen.
Specifieke btw-vermeldingen op facturen
- ‘BTW verlegd’ – Wanneer de medecontractant de btw moet voldoen.
- ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ – In het geval van self-billing.
- ‘Vrijgesteld van btw op grond van artikel…’ – Indien de handeling vrijgesteld is van btw - de wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet gedetailleerd omschreven zijn.
- Bijzondere vermeldingen opgelegd voor deze wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen, …)
