Pour être valables, les factures doivent répondre à certaines conditions au niveau de la forme. Dans cet article, nous énumérons les principales exigences générales et spécifiques.
Les mentions suivantes doivent être reprises :
- Le mot ‘facture’
- La date de facturation, mais aussi : la date de livraison (marchandises) ou la date des prestations (services)
- Un n° de facture unique
- Votre nom, ou raison sociale et votre adresse.
- Le nom (raison sociale) du destinataire et son adresse.
- N° de compte bancaire
- N° de TVA ou d’entreprise
- Description et quantité des marchandises et/ou services fourni(e)s
- Prix (unitaire) et réduction attribuée, quantité
- Montants : le montant sans TVA, le pourcentage de TVA et le montant de TVA par tarif, le montant total à payer
- Lieu où la facture a été faite
- Conditions de paiement
De manière optionnelle, vous pouvez :
- Renvoyer aux factures précédentes, s’il s’agit d’une facture partielle.
- Renvoyer aux conditions générales
- Pas obligatoire, mais conseillé si les conditions font partie du contrat de vente
- Vous pouvez éventuellement reprendre les conditions à l’arrière de la facture
Mentions de TVA spécifiques
Par ex. :
- ‘autoliquidation’, si le cocontractant est redevable de la TVA.
- ‘facture émise par le client’, en cas d’autofacturation
- ‘dispense de TVA en vertu de l’article …’, si l’action est dispensée de TVA – le fondement légal de la dispense doit être détaillé
- Mentions particulières imposées par cette législation (vente d’objets d’art, antiquités, véhicules à moteur, agences de voyage, marchandises utilisées, …)
Que faire en cas de dispense de TVA ?
Dans ce cas, vous devez aussi respecter les exigences de forme et reprendre les mentions particulières pour la TVA, par ex. lorsque vous gérez une petite entreprise. Autrement dit : vous devez justifier pourquoi vous ne comptez pas de TVA.
Que se passe-t-il lorsque vous ne répondez pas aux exigences de facture ou que vous émettez votre facture trop tard ?
Une facture ne répond pas aux exigences en matière de forme ? Vous risquez alors une sanction.
- Lors d’une première infraction fortuite, vous encourez une amende administrative de 25 euros par facture avec un minimum de 50 euros et un maximum de 500 euros.
- En cas de deuxième violation, vous risquez 125 euros avec un maximum de 1.250 euros.
- Pour les infractions suivantes : 250 euros avec un maximum de 5.000 euros.
Les données sur la facture ne sont pas correctes ? Vous risquez alors une amende pouvant s’élever au double du montant facturé. S’il ne s’agit pas de fraude, mais d’une erreur, l’amende est limitée à 100 ou 60 pour cent du montant facturé.
Attention
Sans échéance ou n° de compte bancaire sur la facture, un client a une raison de ne pas vous payer ou de vous payer en retard. Evitez toute discussion et veillez à ce que vos factures soient complètes.
Avoir
Chaque facture erronée doit être rectifiée par un avoir renvoyant clairement à la facture émise. Attention, même en rectifiant une erreur, un client a encore le droit de demander un dédommagement. Il faut donc bien contrôler.
