Trouver des méthodes pour une gestion de dossiers efficace, organisée et précise est fondamental. Après tout, une gestion efficace des dossiers influence directement l’issue de ces derniers, ce qui peut affecter par la suite votre capacité à retenir et à attirer les clients. Nous vous proposons 9 précieux conseils pour vous aider à devenir un expert de la gestion des dossiers et à offrir le meilleur service client possible.
#1 Organiser vos dossiers
Dès qu’un nouveau client ou qu’un nouveau dossier pour un client existant se présente, la première chose à faire est d’organiser les éléments du dossier (papier et électronique). Organiser les fichiers qui composent le dossier dès le départ permet d’identifier immédiatement les éléments manquants ou à actualiser. Vous pouvez ainsi gagner du temps et réduire les coûts pour votre client au niveau des prestations de conseils et de la préparation du procès, pour les dossiers portés devant les tribunaux.
En outre, l’utilisation d’un système commun garantit que tous les dossiers sont classés de la même manière, ce qui permet à toutes les personnes autorisées de trouver facilement les informations qu’elles recherchent, même lorsqu’elles n’ont pas consulté le dossier depuis longtemps.
#2 Tenir une check-list personnalisée
Lorsque vous travaillez sur un dossier, vous devez accomplir de nombreuses tâches qui sont souvent répétitives. Vous disposez donc d’une longue liste de choses à faire, et il n’est pas aisé de penser à tout, en particulier si vous jonglez entre plusieurs dossiers en même temps.
Tenir une check-list pour chaque dossier vous aidera à ne rien oublier. Dans l’idéal, cette liste doit inclure toutes les étapes à suivre et servir à suivre l’avancement du dossier. Ainsi, vous savez où vous en êtes et ce qu’il vous reste à faire. Vous pouvez créer une check-list pour toutes les tâches administratives communes à l’ensemble des dossiers et la personnaliser ensuite en fonction des spécificités de chaque cas. En tenant une check-list, vous pouvez suivre l’état du dossier et vérifier à tout moment son avancement et les tâches qu’il reste à effectuer.
#3 Organiser les tâches par ordre de priorité pour chaque dossier
Lorsque chaque dossier s’assortit d’une longue liste de tâches à effectuer et que vous en gérez un grand nombre, organiser ces tâches en fonction de leur importance et de leur urgence est primordial pour pouvoir vous concentrer sur le bon dossier au bon moment. La plupart des tâches sont liées entre elles et une coordination est nécessaire. Par exemple, pour les dossiers débouchant sur un procès, votre collaborateur doit rassembler des informations à partir des déclarations des témoins avant une certaine date et les communiquer à l’avocat avant une autre. En tenant compte de la manière dont les tâches sont liées entre elles, vous pouvez veiller à ce que les responsables les accomplissent en temps voulu. Organiser les tâches par ordre de priorité est un bon moyen de garder un œil sur les dates importantes et ne jamais manquer une échéance.
#4 Assigner et planifier les tâches
Pour éviter tout problème, les tâches déléguées aux collaborateurs doivent s’assortir d’une échéance. En outre, effectuer un suivi des échéances à différents niveaux du cabinet est primordial. Si une tâche doit être effectuée par un collaborateur sous la supervision d’un avocat, celle-ci doit être planifiée (série d’actions successives) et assignée au collaborateur (pour sa réalisation) puis à l’avocat (pour vérification).
Déléguer, planifier les tâches et surveiller le temps nécessaire à leur réalisation peut vous aider à être plus efficace et à mieux évaluer les délais requis lors de futurs dossiers.
#5 Effectuer un suivi des tâches
Votre travail pour chaque dossier s’inscrit dans une chaîne d’évènements incluant des contrôles et des actions successives. Une fois que vous avez accompli une tâche initiale, vous devez disposer d’un système de suivi avec les autres parties (e-mails, appels téléphoniques, etc.) jusqu’à ce que toutes les tâches soient achevées. Cela signifie que vous devez accélérer la communication tout en veillant à l’efficacité des processus en place. Avec un logiciel de gestion pour avocats intuitif ceci est possible. Ainsi, il est nécessaire de standardiser les flux de communication pour l’ensemble de la gestion des dossiers. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à une personne pour lui demander d’effectuer une tâche avant une certaine date, programmer un rappel dans votre agenda peut vous aider à rester organisé. En outre, vous devez posséder des outils pour enregistrer automatiquement les informations recueillies grâce aux rendez-vous, appels téléphoniques et e-mails et les conserver dans les dossiers correspondants.
#6 Utiliser des modèles pour les correspondances courantes
Quel que soit le nombre de dossiers sur lesquels vous travaillez simultanément, de nombreuses tâches courantes sont communes à tous. Par exemple, la saisie des coordonnées doit être automatique, car c’est une tâche courante que vous devez accomplir pour tous les dossiers enregistrés. Correspondance avec les clients, communication des dates d’audience au tribunal… Après avoir rédigé le document pour la première fois, vous pouvez l’enregistrer en tant que modèle et vous en resservir dès que nécessaire. Grâce aux modèles d’e-mails et de documents, vous pouvez personnaliser et réutiliser vos communications plus facilement, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
#7 Créer un processus de partage sécurisé des documents
Lorsque vous travaillez sur des dossiers, vous êtes amené à correspondre avec d’autres parties pour solliciter leurs avis ou leur approbation et à manipuler des informations sensibles. Des processus doivent donc exister pour vous permettre de partager les documents en toute sécurité, notamment avec les clients, tiers et/ou autres cabinets. Ces processus doivent également vous aider à suivre les commentaires en temps réel, raccourcir les délais d’approbation, voire recueillir les signatures numériques, afin d’accélérer les négociations.
#8 Migrer dans le cloud
Avec un logiciel de gestion de cabinet sur le cloud, toutes les informations relatives à vos dossiers sont à portée de main, même quand vous n’êtes pas au bureau. Par exemple, lorsqu’un dossier débouche sur un procès, les enjeux sont élevés. Il est donc important que vous puissiez accéder aux informations primordiales, à tout moment et en tout lieu, depuis un ordinateur portable, tablette ou votre téléphone. En conservant vos dossiers sur le cloud, vous optimisez au maximum vos compétences d’avocat.
#9 Réaliser des entretiens post-clôture
Les entretiens avec les clients après la clôture des dossiers ne permettent pas seulement de mieux évaluer leur satisfaction, ils peuvent également révéler des domaines dans lesquels vous devez vous améliorer. Vous pourriez même être surpris de l’avis d’un client dont vous auriez juré qu’il était satisfait. Recueillir les avis des clients est également l’occasion d’apprendre à mieux communiquer avec les clients sur les attentes. Ces retours permettent de gagner en efficacité et de renforcer la satisfaction tout en améliorant l’accueil des clients.
Une bonne gestion de dossiers a un impact immédiat, non seulement sur leurs résultats, mais également sur la satisfaction des clients et la rentabilité de votre cabinet. L’amélioration de la gestion de vos dossier est un élément clef pour la croissance de votre cabinet en réduisant le temps et les coûts.
