Ob das Akten Management komplett bei den Anwältinnen oder Anwälten liegt oder ob Teile davon an das Kanzleiteam delegiert werden – in beiden Fällen sollte man Wege finden, um möglichst strukturiert, effizient und präzise zu arbeiten. Schließlich kann die Effizienz des Akten Management den Ausgang Ihrer Mandate direkt beeinflussen und sich damit positiv auf die Gewinnung und Bindung von Mandanten auswirken. Nicht zu vergessen … Anwälte organisieren im Schnitt 20 30 Fälle parallel.
Deshalb haben wir hier 9 wertvolle Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen, ein professionelles Mandats Management und den bestmöglichen Mandantenservice zu bieten.
#1 Organisieren Sie Ihre Akten.
Sobald Sie einen neuen Mandanten gewonnen haben (oder ein neues Mandat für einen bestehenden Mandanten übernehmen), sollten Sie als Erstes eine Akte (idealerweise in elektronischer Form) anlegen. Um das zu vereinfachen, empfiehlt es sich, den Mandanten beim Erstgespräch ein Aufnahmeformular ausfüllen zu lassen. So haben Sie alle Angaben bereits zur Hand, wenn Sie die Akte anlegen. Wenn Sie Ihre Fallakten gleich zu Beginn anlegen, können Sie eventuell fehlende oder veraltete Angaben sofort identifizieren und hinzufügen bzw. aktualisieren. So sparen Sie wertvolle Zeit und stellen sicher, dass Sie alle nötigen Unterlagen beisammen haben, falls die Sache vor Gericht gehen sollte.
Außerdem sollten Sie beim Anlegen Ihrer Akten stets nach demselben System vorgehen. So kann jeder Kanzleimitarbeiter schnell und einfach auf bestimmte Informationen zu einem Fall zugreifen, auch wenn er noch nie einen Blick in die entsprechende Akte geworfen hat.
#2 Legen Sie eine individuell anpassbare Checkliste an.
Die Bearbeitung von Fällen umfasst zahlreiche Aufgaben, von denen sich etliche immer wiederholen. Gerade wenn Sie parallel an mehreren Mandaten arbeiten, ist es nicht immer ganz einfach, all diese Punkte im Blick zu behalten.
Indem Sie für jeden Fall eine eigene Checkliste anlegen, stellen Sie sicher, dass Sie keine Aufgaben mehr übersehen. Wenn Sie diese Liste chronologisch anlegen, hilft Ihnen das zudem, den Fortgang der Abarbeitung besser zu verfolgen. So wissen Sie stets, wo Sie stehen und welche Punkte noch offen sind. Erstellen Sie zunächst eine Basisliste mit den administrativen Aufgaben, die für alle Fälle relevant sind und passen Sie diese dann für jeden einzelnen Fall individuell an. Anhand solch einer Checkliste behalten Sie den Status all Ihrer Fälle zuverlässig im Blick und wissen jederzeit, was noch zu erledigen ist.
#3 Priorisieren Sie bei jedem Fall Ihre Aufgaben.
Wenn Sie mehrere Fälle parallel bearbeiten und bei jedem eine ellenlange Aufgabenliste abzuhaken haben, sollten Sie die einzelnen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisieren. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit den richtigen Dingen zum richtigen Zeitpunkt widmen. Die meisten Aufgaben sind miteinander verbunden und sollten koordiniert werden. Geht ein Fall vor Gericht, muss ein Kanzleimitarbeiter beispielsweise Angaben zu Zeugenaussagen an einem bestimmten Datum sammeln und sie an einem anderen Datum an den Anwalt weitergeben. Wenn Sie die Querbeziehungen zwischen einzelnen Aufgaben berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass sie von den zuständigen Mitarbeitern termingerecht ausgeführt werden. Zudem hilft Ihnen die Priorisierung von Aufgaben, wichtige Termine und Fristen zuverlässig im Auge zu behalten.
#4 Delegieren und terminieren Sie Aufgaben.
Um sicherzustellen, dass nichts durchs Raster fällt, sollten Sie bestimmte Arbeiten mit klaren Terminvorgaben an Mitarbeiter delegieren. Außerdem ist es wichtig, die gesetzten Termine auf verschiedenen Kanzleiebenen zu verfolgen. Soll ein Kanzleimitarbeiter für einen Anwalt eine Aufgabe ausführen, muss diese klar terminiert (ein Schritt nach dem anderen) und der Person zweifelsfrei zugeteilt sein. Dabei sollte der Anwalt im letzten Schritt die korrekte Ausführung kontrollieren.
Indem Sie Aufgaben delegieren und terminieren und zudem erfassen, wie lange die Ausführung in Anspruch genommen hat, können Sie den Zeitbedarf bei künftigen Fällen besser einschätzen und so die Effizienz steigern.
#5 Behalten Sie die Nachbearbeitung im Blick.
Bei der Bearbeitung von Fällen ist häufig eine Verkettung von Ereignissen und Aufgaben zu beobachten, die Schritt für Schritt geprüft und abgearbeitet werden sollten. Wurde die grundlegende Aufgabe ausgeführt, sollte ein System für die Nachbearbeitung mit anderen Parteien greifen (E Mails, Telefonate, etc.), um die Sache so sauber zum Abschluss zu führen. Das heißt, Sie sollten den Kommunikationsprozess beschleunigen und sicherstellen, dass die implementierten Prozesse effizient sind. Das setzt voraus, dass Sie die Kommunikationsflüsse über das gesamte Akten Management hinweg standardisieren. Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe per E Mail an einen Kollegen delegieren und einen festen Endtermin setzen, empfiehlt es sich, diesen Termin auch in Ihrem Terminplaner zu vermerken. So können Sie die termingerechte Ausführung überprüfen und behalten alles im Blick. Zudem sollten Sie über Tools verfügen, die bei persönlichen Treffen, am Telefon oder per E Mail erhaltene Informationen automatisch in die entsprechenden Akten übertragen.
#6 Verwenden Sie für Routinekorrespondenz Vorlagen.
Ganz gleich, wie viele Mandate Sie parallel bearbeiten, bei allen gibt es sich wiederholende Routineaufgaben. So sollte die Eingabe von Kontaktdaten auf jeden Fall automatisch erfolgen, da sich dieser Prozess bei jedem Fall wiederholt. Ob Sie ein Schreiben an einen Mandanten aufsetzen, Gerichtstermine kommunizieren müssen oder einen Antrag formulieren wollen, speichern Sie das Dokument einfach ab, sodass Sie es später bei Bedarf als Vorlage wiederverwenden können. So schaffen Sie sich eine überaus hilfreiche und zeitsparende E Mail und Dokumentenbibliothek. Und damit haben Sie wieder mehr Zeit für ertragreichere Aufgaben.
#7 Schaffen Sie sich einen Prozess für den sicheren Austausch von Dokumenten.
Bei der Bearbeitung von Fällen müssen Sie mit anderen Parteien korrespondieren, Feedback und Freigaben einholen und oft auch sensible Informationen mit anderen teilen. Deshalb benötigen Sie Prozesse, um Dokumente mit Mandanten, externen Parteien und/oder anderen Kanzleien sicher zu teilen. Zudem sollten diese Prozesse Ihnen die Möglichkeit bieten, Kommentare in Echtzeit zu verfolgen und auch digitale Signaturen zu senden und zu empfangen. Das spart wertvolle Zeit bei Verhandlungen.
#8 Wechseln Sie in die Cloud.
Wenn Sie eine cloudbasierte Kanzleisoftware nutzen, können Sie auch von unterwegs sicher auf all Ihre Akten zugreifen. Gerade wenn ein Fall vor Gericht geht, wird es kritisch. In der Phase sollten Sie immer und überall auf wichtige Informationen zugreifen können, wie Klageschriften, Beweisstücke oder Zeugenlisten – über Ihren Laptop ebenso wie auf dem Smartphone. Wenn Sie Ihre Akten in die Cloud verlagern, können Sie Ihre Produktivität und Effizienz steigern.
#9 Führen Sie konsequent Abschlussgespräche.
Wenn Sie nach Abschluss des Falles mit Ihren Mandaten Gespräche führen, hilft Ihnen das nicht nur, die Mandantenzufriedenheit zu beurteilen, sondern auch Bereiche zu identifizieren, in denen für Sie (und Ihre Kanzlei) Optimierungspotenzial vorhanden ist. Das ist wichtig, denn nicht jeder Mandant, der auf den ersten Blick zufrieden wirkt, ist es auch. Außerdem hilft Ihnen das Erfassen von Feedback, mit Ihren Mandanten besser über ihre Erwartungen zu sprechen. Diese Abschlussgespräche steigern die Effizienz und die Mandantenzufriedenheit und helfen Ihnen, neue Mandanten zu gewinnen.
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