Efficiënt, georganiseerd en nauwkeurig werken is essentieel voor iedereen van uw kantoor. Effectief dossiermanagement heeft tenslotte directe gevolgen voor het resultaat. En deze resultaten bepalen of u cliënten behoudt en aantrekt. Een advocaat beheert gemiddeld 20 tot 30 dossiers gelijktijdig. Een hele uitdaging! Daarom geven we u negen waardevolle tips die u zullen laten excelleren in dossiermanagement om zo het beste rendement te halen én uw cliënten de beste service te bieden.
#1 Organiseer uw dossiers
Open voor elke nieuwe cliënt of zaak direct een (fysiek en elektronisch) dossier. Maak het uzelf gemakkelijk en gebruik een intakeformulier tijdens uw eerste gesprek zodat u over de juist informatie beschikt om het dossier te openen. Door uw dossiers goed te structureren, ziet u meteen welke informatie ontbreekt of verouderd is. Zo bespaart u uzelf tijd en uw cliënt kosten.
Slimme software voor advocaten maakt het medewerkers bovendien gemakkelijker om informatie terug te vinden, in de dossiers waar ze toegang toe hebben.
#2 Hou een checklist bij
Voor elk dossier moeten verschillende en vaak herhalende taken worden uitgevoerd. Het is niet eenvoudig om al deze taken bij te houden, zeker als u aan verschillende dossiers tegelijk werkt.
Als u voor elke zaak een checklist bijhoudt, weet u zeker dat u niets vergeet. Idealiter bevat de checklist alle stappen die u moet uitvoeren. U hebt in een oogopslag zicht op reeds afgewerkte en de volgende taken. U kunt hierbij vertrekken van een standaard checklist van algemene administratieve taken en vervolgens per dossier specifieke taken toevoegen.
#3 Prioriteer uw taken per zaak
Met heel veel taken voor veel dossiers tegelijk, bent u genoodzaakt om prioriteiten te stellen op basis van hoe belangrijk en urgent ze zijn. De meeste taken zijn gekoppeld en moeten gecoördineerd worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat, voor een zaak die voor de rechtbank komt, een juridisch medewerker voor een bepaalde datum informatie moet verzamelen uit getuigenverslagen en deze op een andere datum aan de advocaat overdragen. Door rekening te houden met hoe taken gekoppeld zijn, kunt u ervoor zorgen dat ze op tijd worden uitgevoerd door de juiste mensen. Als u taken bovendien prioriteiten geeft, bent u altijd op de hoogte van belangrijke datums en mist u nooit een deadline.
#4 Plan taken en wijs ze toe
Om er zeker van te zijn dat u niets over het hoofd ziet, moeten taken met deadlines worden toegewezen aan de juiste personen. Het is ook belangrijk om het overzicht te behouden. Als een juridisch medewerker een taak moet uitvoeren onder supervisie van een advocaat, moet de taak (mogelijk een serie van achtereenvolgende acties) worden ingepland en worden toegewezen aan de juridisch medewerker (voor uitvoering) en de advocaat (voor controle).
Door taken te delegeren en in te plannen en door bij te houden hoeveel tijd ze kosten, kunt u efficiënter werken en kunt u een nauwkeurige schatting maken voor toekomstige dossiers.
#5 Onderneem vervolgacties op taken
Een zaak bestaat uit een reeks gebeurtenissen die moeten worden beoordeeld en waar vervolgacties op komen. Nadat een taak is uitgevoerd, is het heel handig als u een systeem hebt om vervolgacties in te plannen totdat de taak volledig is afgerond. Helemaal eenvoudig wordt dit als u gebruik maakt van gestandaardiseerde communicatiestromen via dossiermanagement. Als u bijvoorbeeld een e-mail aan iemand verstuurt om te vragen of deze persoon een taak voor een bepaalde datum wil uitvoeren, kunt u deze taak in uw agenda zetten zodat u deze niet vergeet. Ook kan u dan informatie uit meetings, telefoontjes en e-mails automatisch opslaan in het juiste dossier.
#6 Gebruik modellen voor standaardcorrespondentie
Er zijn veel algemene taken die u voor elk dossier moet herhalen. Zo moet u in correspondentie vaak contactgegevens, de partijen, uw dossiernummer, enz. invullen. Als u zorgt voor een algemeen modeldocument of model van e-mail voor verschillende types communicatie (denk daarbij aan uw e-mails naar uw cliënt, de mededeling van de datum van rechtszittingen of instructies over het indienen van een verzoek), dan worden via een tool voor dossiermanagement deze velden automatisch ingevuld bij elke volgende zaak. Niets dan tijdswinst voor u en uw medewerkers.
#7 Creëer een proces voor het veilig delen van documenten
Als u aan dossiers werkt, deelt u vertrouwelijke informatie met andere partijen om hen feedback of goedkeuring te vragen. Het is dan ook erg belangrijk dat u documenten veilig kunt delen met andere partijen inclusief cliënten, derden en/of andere advocatenkantoren. Met software kunt u vaak nog een stap verder gaan doordat u commentaren in real time ziet, de goedkeuringstermijn kan verkorten en zelfs documenten digitaal kan laten ondertekenen. Erg tijdsefficiënt dus!
#8 Stap over op de cloud
Dankzij kantoorbeheersoftware in de cloud heeft u altijd al uw dossiers bij de hand, zelfs als u niet op kantoor bent. Als een zaak voor de rechter komt, staat er veel op het spel. Dan is het geweldig als u altijd en overal toegang hebt tot informatie zoals het voorlopig memorandum, bewijsstukken of contactgegevens van de partijen. Als al uw dossiers beschikbaar zijn in de cloud, kunt u optimaal uw werk doen.
#9 Bespreek de zaak achteraf met de cliënt
Als u uw zaak achteraf met de cliënt bespreekt, weet u of de cliënt tevreden is en krijgt u ideeën voor mogelijke verbeterpunten. Soms zult u versteld staan van de antwoorden. En doordat u systematisch feedback vraagt, zult u geneigd zijn om in de toekomst nog duidelijker te communiceren over verwachtingen. Tevreden cliënten zorgen immers voor positieve mond-aan-mond reclame!
De manier waarop u uw dossiers beheert, heeft dus een directe invloed op hun resultaten. Dit heeft dan weer impact op uw klantenbasis en inkomsten. Om uw kantoor te laten groeien, is het dus cruciaal om uw dossierbeheer te optimaliseren door tijds- en kostbesparende methoden aan te nemen.
