L’EDI est-il prêt pour les nouvelles règles en matière d’e-invoicing de 2026 ?

Pourquoi les autorités misent-elles à ce point sur l’e-invoicing ?

Les autorités optent résolument pour l’e-invoicing en raison de ses très nombreux avantages par rapport aux processus de facturation traditionnels. Comme elles sont traitées automatiquement, les factures électroniques permettent de raccourcir considérablement les délais. L’e-invoicing réduit donc non seulement le risque d’erreurs lié à un encodage manuel, mais augmente aussi la transparence et la vérifiabilité des transactions, ce qui aide à prévenir la fraude fiscale. Grâce à la facturation électronique, les autorités espèrent favoriser une numérisation plus large de l’économie, et elles considèrent Peppol comme le moyen par excellence de soutenir cette numérisation poussée. 

Qu’est-ce que Peppol ?

Peppol est l’acronyme de Pan-European Public Procurement Online. Il s’agit d’un réseau standardisé pour l’e-invoicing et l’échange d’autres documents commerciaux électroniques. Peppol permet donc aux entreprises d’échanger des factures (entre autres) de manière uniforme et cohérente, et ce, quel que soit le logiciel utilisé. Il a été conçu pour supprimer les barrières entre les différents systèmes et offre, grâce à l’Universal Business Language (UBL), un cadre universel pour envoyer et recevoir des factures électroniques.

Pourquoi Peppol est-il en train de s’imposer ?

Quand on pense à l’e-invoicing, on pense immédiatement à Peppol. Différentes raisons expliquent sa popularité :

• Soutien par les autorités - Peppol est activement soutenu, voire parfois imposé, par les autorités de nombreux pays européens, surtout quand il s’agit de leur envoyer des factures. L’adoption par le secteur privé s’en trouve considérablement accélérée.
• Interopérabilité mondiale - Peppol propose une norme universelle, ce qui signifie que les entreprises ne doivent plus utiliser différents systèmes pour différents clients ou fournisseurs. Cela réduit significativement la charge administrative et rend l’échange de données plus simple et efficace.
• Sécurité et conformité - Peppol est totalement conforme à la législation et à la réglementation européennes. Pensez par exemple à certaines exigences du RGPD. En choisissant Peppol comme plateforme d’e-invoicing, les entreprises ont la certitude de satisfaire à toutes les obligations légales actuelles. 
   

D’autres systèmes sont toutefois disponibles. L’EDI, que nous allons aborder plus en détail ci-dessous, en est un bel exemple.

Qu’est-ce que l’EDI ?

L’EDI, ou Electronic Data Interchange, est une technologie plus ancienne utilisée depuis les années 70 et 80 déjà pour l’échange automatique de documents commerciaux entre différentes entreprises. Nous parlons délibérément de « documents commerciaux » parce que les entreprises peuvent non seulement envoyer des factures via l’EDI, mais aussi des bons de commande, des avis d’expédition et de nombreux autres documents. L’EDI peut être déployé de trois manières différentes :

• EDI direct (point à point) - Des ordinateurs de l’entreprise se connectent directement à des ordinateurs de l’organisation du partenaire commercial. L’EDI direct est encore très utilisé, malgré des frais d’entretien élevé.
• Réseau à valeur ajoutée (RVA) - La transmission des données est gérée par un réseau tiers sélectionné. Cette partie envoie ensuite la communication via une boîte mail.
• EDI basé sur le web (Web EDI) - Les entreprises ont accès à une plateforme ou un portail web, mis à disposition par un fournisseur externe. La transmission EDI est donc aussi accessible aux organisations sans infrastructure EDI.

Pourquoi les multinationales privilégient-elles l’EDI ?

Pour les grandes multinationales, le système EDI offre plusieurs avantages de taille. Ses principaux atouts sont les suivants :

• Évolutivité - L’EDI est conçu pour traiter de grandes quantités de documents et données. Les multinationales qui effectuent des milliers de transactions par jour ont tout intérêt à disposer d’un système capable de gérer facilement de tels volumes.
• Automatisation complète - L’EDI propose l’automatisation de bout en bout de divers processus d’entreprise. L’intervention humaine et le risque d’erreurs sont ainsi réduits au minimum.
• Adaptabilité et flexibilité - Les solutions EDI peuvent être totalement adaptées aux besoins uniques des multinationales. Pensez par exemple aux chaînes d’approvisionnement complexes et à divers processus opérationnels à travers le monde.
• Fiabilité - L’EDI est un système éprouvé, ce qui en fait une solution sérieuse et stable, bien qu’un peu « brute », pour les entreprises qui ne peuvent tolérer aucune panne ou aucun retard.
• Intégration avec des systèmes existants - De nombreuses multinationales ont longtemps investi dans des systèmes EDI largement intégrés dans leur flux de travail. Le passage à un nouveau système, tel que Peppol, peut s’avérer très onéreux et disruptif. 

L’EDI est-il prêt pour les nouvelles règles en matière d’e-invoicing de 2026 ?

Bien que l’EDI soit utilisé depuis longtemps par de nombreuses entreprises, et fonctionne toujours correctement, la législation à venir concernant l’e-invoicing implique quelques défis :

• Respect de nouvelles normes - La nouvelle législation relative à l’e-invoicing met davantage l’accent sur la standardisation et l’interopérabilité. Bien que l’EDI soit puissant, il est souvent moins standardisé que Peppol, surtout parce que les solutions EDI sont dans une grande mesure adaptées aux besoins d’entreprises individuelles.
• Adaptation aux exigences légales - La nouvelle réglementation exige une conformité détaillée, et notamment des rapports en temps réel sur la TVA et des audits automatisés. Les systèmes EDI doivent être adaptés à ces nouvelles exigences, ce qui requiert des investissements, des efforts et des ajustements supplémentaires.
• Interopérabilité avec Peppol - Bon nombre des nouveaux systèmes d’e-invoicing, dont ceux des autorités, seront basés sur Peppol. Cela signifie que les entreprises qui utilisent l’EDI devront peut-être entreprendre des démarches supplémentaires pour pouvoir communiquer facilement avec les utilisateurs de Peppol.
• Pression croissante du marché - Plus les entreprises seront nombreuses à utiliser Peppol, plus la pression sur les multinationales augmentera, les incitant à suivre la norme. Même si l’EDI offre encore des avantages, la simplicité et l’acceptation généralisée de Peppol pourraient finir de les convaincre.
• Sécurité et confidentialité renforcées - Les systèmes EDI doivent répondre aux règles plus strictes en matière de sécurité et de confidentialité de la nouvelle législation, comme la protection des données financières sensibles selon les normes du RGPD. Cela demande des adaptations, qui peuvent s’avérer onéreuses.
   

EDI ou Peppol : un choix important pour votre entreprise

Alors que Peppol est en train de devenir la norme en matière d’e-invoicing, l’EDI reste une option efficace pour les grandes multinationales. Compte tenu de la nouvelle réglementation qui entrera en vigueur en 2026, les entreprises qui utilisent un système EDI doivent toutefois porter un regard critique sur leurs processus. Elles pourront ainsi s’assurer qu’elles répondent aux nouvelles exigences en matière d’e-invoicing, mais aussi relever les défis éventuels, et ce, sans mettre en péril leur continuité. Les multinationales continueront probablement à privilégier l’EDI, mais elles devront anticiper les changements sur le marché, et elles feraient bien de s’y mettre dès maintenant !