Is EDI klaar voor de nieuwe e-invoicing regels van 2026?

Waarom zet de overheid hard in op e-invoicing?

De overheid kiest resoluut voor e-invoicing omdat het tal van voordelen biedt ten opzichte van traditionele facturatieprocessen. Elektronische facturen verkorten de doorlooptijd aanzienlijk, omdat ze automatisch worden verwerkt. E-invoicing vermindert dus niet alleen de kans op fouten die ontstaan door handmatige invoer, maar verhoogt ook de transparantie en controleerbaarheid van transacties, wat belastingfraude helpt voorkomen. De overheid hoopt om via e-facturatie een bredere digitalisering van de economie aan te jagen - en ze zien Peppol als hét medium bij uitstek om deze doorgedreven digitalisatie kracht bij te zetten. 

Wat is Peppol?

Peppol is een acroniem dat staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het biedt een gestandaardiseerd netwerk voor e-invoicing en andere elektronische zakelijke documenten. Peppol zorgt er dus voor dat bedrijven op een uniforme en consistente manier facturen (en meer) kunnen uitwisselen met elkaar - en dat ongeacht de software die ze gebruiken. Het systeem is ontworpen om barrières tussen verschillende systemen te overbruggen en biedt dankzij de Universal Business Language (UBL) een universeel framework voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen.

Waarom wordt Peppol dé standaard?

Wie denkt aan e-invoicing, denkt meteen aan Peppol. De populariteit van Peppol is onder meer te danken aan deze factoren:

• Ondersteuning door overheden - Peppol wordt in veel Europese landen door de overheid actief gestimuleerd en soms zelfs verplicht, vooral voor het verzenden van facturen naar de overheid. Dit heeft de adoptie door de private sector aanzienlijk versneld.
• Wereldwijde interoperabiliteit - Peppol biedt een universele standaard, wat betekent dat bedrijven niet langer verschillende systemen hoeven te gebruiken voor verschillende klanten of leveranciers. Dit vermindert de administratieve last enorm en maakt het uitwisselen van gegevens efficiënter en eenvoudiger.
• Beveiliging en compliance - Peppol is volledig afgestemd op de Europese wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde eisen rond GDPR. Door Peppol te kiezen als e-invoicing platform, zijn bedrijven zeker dat ze voldoen aan alle huidige wettelijke verplichtingen.

Er zijn echter nog andere systemen op de markt te vinden. EDI, wat we hieronder uitgebreid zullen bespreken, is daar een mooi voorbeeld van.

Wat is EDI?

EDI, oftewel Electronic Data Interchange, is een oudere technologie die al sinds de jaren '70 en ‘80 wordt gebruikt voor het automatisch uitwisselen van zakelijke documenten tussen verschillende bedrijven. We spreken bewust van ‘zakelijke documenten’ omdat bedrijven via EDI niet alleen facturen, maar ook inkooporders, verzendingsberichten en tal van andere documenten kunnen versturen. Er zijn drie verschillende manieren waarop EDI kan worden geïmplementeerd:

• Directe EDI (point-to-point) - Bedrijfscomputers maken rechtstreeks verbinding met computers in de organisatie van de handelspartner. Directe EDI wordt nog steeds veel gebruikt, ondanks de hoge onderhoudskosten.
• Netwerk met toegevoegde waarde (VAN) - De datatransmissie wordt door een gekozen netwerk van derden beheerd. Deze partij stuurt de communicatie vervolgens door met behulp van een mailbox-benadering.
• Webgebaseerde EDI (internet EDI) - Bedrijven hebben toegang tot een webportal of platform, dat geleverd wordt door een externe provider. Dit maakt de EDI-overdracht ook toegankelijk voor organisaties zonder EDI-infrastructuur.
   

Waarom blijft EDI de favoriet van grote multinationals?

Voor grote multinationals biedt een EDI-systeem een aantal aantrekkelijke voordelen. We lijsten hieronder de voornaamste pluspunten op:

• Schaalbaarheid - EDI is ontworpen om grote hoeveelheden documenten en gegevens te verwerken. Multinationals met duizenden transacties per dag hebben baat bij een systeem dat dergelijke volumes moeiteloos aankan.
• Volledige automatisering - EDI biedt end-to-end automatisering van diverse bedrijfsprocessen. Hierdoor wordt de menselijke tussenkomst niet alleen geminimaliseerd, maar ook de kans op fouten verminderd.
• Maatwerk en flexibiliteit - EDI-oplossingen kunnen volledig worden aangepast aan de unieke behoeften van multinationals. Denk bijvoorbeeld aan complexe supply chains en diverse operationele processen wereldwijd.
• Betrouwbaarheid - EDI is een beproefd systeem met een lange staat van dienst, wat het een degelijke, stabiele, zij het ietwat robuuste, oplossing maakt voor bedrijven die geen uitval of vertraging kunnen veroorloven.
•  Integratie met bestaande systemen - Veel multinationals hebben lang geïnvesteerd in EDI-systemen die diep geïntegreerd zijn in hun workflow. De overstap naar een nieuw systeem, zoals Peppol, kan erg duur en disruptief zijn. 

Is EDI klaar voor de nieuwe e-invoicing regels van 2026?

Hoewel EDI al lang wordt gebruikt - en nog steeds goed functioneert - voor veel bedrijven, brengt de aankomende regelgeving omtrent e-invoicing enkele uitdagingen met zich mee:

• Voldoen aan nieuwe standaarden - De nieuwe e-invoicing wetgeving legt meer nadruk op standaardisatie en interoperabiliteit. Hoewel EDI krachtig is, is het vaak minder gestandaardiseerd dan Peppol, vooral omdat EDI-oplossingen sterk zijn aangepast aan de behoeften van individuele bedrijven.
• Aanpassing aan wettelijke vereisten - De nieuwe regelgeving vraagt om gedetailleerdere compliance, zoals real-time btw-rapportages en geautomatiseerde audits. EDI-systemen moeten hierop worden afgestemd, wat extra investeringen, inspanningen en aanpassingen vereist.
• Interoperabiliteit met Peppol - Veel van de nieuwe e-invoicing systemen, waaronder die van overheden, zullen zich baseren op Peppol. Dit betekent dat bedrijven die EDI gebruiken wellicht extra koppelingen moeten maken om naadloos met Peppol-gebruikers te communiceren.
• Toenemende druk van de markt - Naarmate meer bedrijven Peppol gaan gebruiken, kan de druk op multinationals toenemen om mee te gaan in deze standaard. Hoewel EDI nog steeds voordelen biedt, kan de eenvoud en wijdverspreide acceptatie van Peppol een steeds grotere rol gaan spelen.
• Strengere beveiliging en privacy: EDI-systemen moeten voldoen aan de strengere beveiligings- en privacyregels onder de vernieuwde wetgeving, zoals de bescherming van gevoelige financiële gegevens volgens GDPR-normen. Dit vraagt om updates - en die kunnen veel geld kosten.
   

EDI of Peppol: een belangrijke keuze voor je onderneming

Terwijl Peppol snel de standaard wordt voor e-invoicing, blijft EDI een krachtig alternatief voor grote multinationals. Met de nieuwe regelgeving van 2026 in het achterhoofd, moeten bedrijven die een EDI-systeem gebruiken echter wél kritisch kijken naar hun processen. Op die manier kunnen ze er niet alleen garanderen dat ze voldoen aan de nieuwe e-invoicing eisen, maar kunnen ze ook eventuele uitdagingen wegwerken - en dat zonder hun continuïteit in gevaar te brengen. Multinationals zullen hun voorkeur voor EDI wellicht blijven behouden, maar zullen moeten anticiperen op de veranderende markt. En daar kunnen ze best vandaag al mee beginnen!