Les Assemblées Générales en ligne en 2024

Dû aux chamboulements causés par la pandémie du Covid-19, mais aussi grâce au développement de solutions digitales de plus en plus performantes, les Assemblées générales de 2024 seront certainement bien différentes de celles menées au cours des décennies précédentes.

En effet, la crise sanitaire a été un véritable catalyseur de digitalisation pour les structures. Combinée à l’avènement et la popularisation de la visioconférence en entreprise et du vote en ligne, de plus en plus d’organisations se sont tournées vers la tenue d’Assemblées générales hybrides ou 100% digitales. Ainsi, les personnes participant à l’instance bénéficient de l’accès à la séance depuis leur ordinateur domestique, et n’ont plus besoin de se déplacer pour voter sur les résolutions présentées. C’est ainsi que les entreprises ont pu maintenir un taux satisfaisant de participation aux Assemblées pendant la pandémie, mais aussi des frais de gestion liés à ces événements (location de salle, matériel, impressions papier…) atténués.

Aujourd’hui, c’est l’ensemble de la gestion des Assemblées générales qui se digitalise au sein des entreprises, et plus particulièrement au sein des départements juridiques, qui ont en généralement la charge. De l’envoi des convocations, au comptage des votes, en passant par la rédaction des résolutions et la génération du procès-verbal, de nombreuses solutions permettent d’effectuer l’ensemble de ces actions sur une seule et même plateforme, ou du moins de façon entièrement digitale. 

L’étude Assemblées générales 2024 en perspective : Rapport de l’enquête sur les meilleures pratiques de Wolters Kluwer offre un panorama inédit des pratiques de digitalisation des Assemblées générales francophones. Voici les 5 chiffres qu’il faut retenir :

• 53% des professionnels du droit interrogés disent souffrir de contraintes de temps dans l’organisation des Assemblées générales de leur structure. En effet, les process manuels répétitifs et chronophages liés à la gestion des Assemblées font du manque de temps le défi n°1 rencontré par les services juridiques, 
• 67% des organisations utilisent une plateforme de visioconférence pour leurs Assemblées, permettant ainsi de tenir ces instances entièrement en distanciel ou dans un format hybride, 
• 80% des organisations interrogées déclarent utiliser l’e-mail comme mode d’envoi des convocations. Celui-ci est parfois combiné à l’envoi de courriers postaux, notamment pour les participants n’ayant pas donné leur e-consentement, 
• 16% des personnes interrogées disent avoir des difficultés à atteindre le Quorum lors de leurs Assemblées. Cette contrainte est d’autant plus forte pour les associations, coopératives et les sociétés ayant de nombreux associés,
• Près d’une direction juridique sur cinq est équipée d’une solution complète de dématérialisation des Assemblées générales. Ces solutions proposent entre autre : visioconférence, vote en ligne, gestion documentaire et outils collaboratifs améliorés, le tout sur la même plateforme.

Pour en savoir plus sur comment préparer vos Assemblées générales 2024, téléchargez gratuitement l’étude ci-dessous.