Verhulst & Van Gestel Accountancy zet klanten op nummer 1 door oprechte aandacht, zonder onnodige opsmuk. Dit realiseren ze door efficiënt met tijd om te gaan. Waar je bij een ander accountantskantoor soms wat langer op antwoord wacht, beantwoorden ze hier je vraag het liefste binnen twee minuten. Hoe Verhulst & Van Gestel dit doet? Freek Verhulst, oprichter en eigenaar: “Door op het juiste moment op te schalen qua personeel en door problemen bij onze klanten direct op te lossen.”
“Wanneer we voor onze klanten werken, voelt het alsof we voor onszelf aan het werk zijn. Dit komt doordat we onze klanten door en door kennen. Hierdoor geven we goed en snel advies. Treedt er een nieuwe wet in werking? Dan kijken we proactief welke klant dit gaat merken. Of zit een klant met een probleem? Dan reageren we binnen een paar minuten. Bovendien communiceren we informeel, via de telefoon, mail of WhatsApp”, vertelt Freek. Hij kwam met accountancy in aanraking door zijn vader, die zelf een accountantskantoor runde. Tien jaar geleden begon Freek zijn eigen kantoor en een paar jaar na de start kwam compagnon Paul van Gestel erbij. Nu runnen ze, samen met zeven collega’s, het bedrijf met meer dan 500 klanten.
Kijkje in de keuken bij ondernemers
“Klanten waarderen onze service, korte lijnen en snelle communicatie”
Sterker nog: klanten gaan helemaal niet meer weg bij Verhulst & Van Gestel. Freek legt uit: “Ons personeel voelt zich écht verantwoordelijk voor de klant. We kijken mee met de cijfers en geven advies. De jaarrekening en aangiftes zijn voor ons puur formaliteiten. Deze service waarderen onze klanten zeer.”
Overwerken door Basecone verleden tijd
Verhulst & Van Gestel werkt al zeven jaar met Basecone. Freek: “Dankzij Basecone zijn de administraties altijd bij. We hebben direct inzicht in de cijfers. Wanneer een klant belt voor een vraag of advies, zoeken we de administratie op en sturen we direct bij. Voorheen kregen we de administraties nog in ordners aangeleverd. Dat gaf een grote piek tijdens de kwartaalmaanden. In de avond werkten we regelmatig een paar uur over. Door de actuele administraties zijn deze pieken verlaagd. En overwerken behoort tot het verleden.”
“Door Basecone worden onze klanten ontlast, maar houden ze ook grip”
Maar niet alleen Freek en zijn collega’s hebben baat bij het gebruik van Basecone. Ook de klanten profiteren: “Klanten worden ontlast, maar houden tegelijkertijd grip op wat er speelt. Dat zie je bijvoorbeeld aan de functies als: autorisatieflows en automatisch boeken. Daarnaast genieten klanten van de gebruiksvriendelijkheid en snelheid. Met een foto dienen ze een bon in van een zakenlunch en door een pushbericht worden ze geattendeerd op een te accorderen factuur. Ook beschikken we door Basecone over een overzichtelijk en digitaal archief, waar je eenvoudig iets terugzoekt. En bij problemen staat Basecone altijd klaar.”
Kost iets weinig tijd? Doe het direct
Tijd is voor veel mensen een uitdaging. Ooit ook voor Freek, maar hij heeft zijn tijd nu goed op orde. Waardoor hij het niet langer als grote uitdaging ziet: “Het is een kwestie van goed plannen en een klus in één keer afronden. Dat kost veel minder tijd dan het over twee of meer momenten verdelen. Wat tevens helpt: dingen die weinig tijd kosten, direct doen. Krijg je een mailtje met een vraag van een klant? En kun je dit in twee minuten beantwoorden? Doe het dan direct! Het geeft een ‘opgeruimd’ gevoel en je maakt jouw klant er heel blij mee. Krijg je een ingewikkelde vraag waar je meer tijd voor nodig hebt? Plan het dan voor jezelf in en probeer zo snel mogelijk verder te gaan met wat je aan het doen was.”
“Omarm alle mogelijkheden van automatiseren”
"Door efficiënter te werken, hebben we de laatste jaren veel tijd bespaard. Het is mooi om te zien dat we hierdoor meer tijd voor elkaar maken. Intern geven we elkaar tips en kijken we met collega’s mee bij hun processen. Daarnaast houden we tijd over voor andere dingen: we focussen meer op ontwikkeling, volgen trainingen over wetswijzigingen of software en delen deze inzichten met elkaar. En iedere vrijdagmiddag houden we samen een gezellige borrel.”
En wat is dan dé gouden tip van Freek? “Omarm alle mogelijkheden van automatiseren. Het is zonde van je tijd om dingen handmatig te doen als je het op een geautomatiseerde manier sneller én beter doet. Laatst ontdekte ik bij een klant dat ze handmatig betalingen verrichten via internetbankieren, zo zonde! Je denkt eigenlijk dat dit allang verleden tijd is in de accountancybranche, maar helaas zien we het nog best vaak. Hopelijk behoort ook dit in een paar jaar tot het verleden.”
De 24 uur van Freek Verhulst
- 07.00 Opstaan en ontbijten
- 08.25 Wandelen naar het kantoor in Schijndel.
- 08:30 Dagstart met: koffie! En bijpraten over het weekend.
- 09.30 Mailbox openen en wat mails beantwoorden.
- 10.00 Wekelijks overleg met het team.
- 11.00 Belletje van een klant en direct even meekijken.
- 12.30 Lunchen met collega’s.
- 13.30 Interview voor TIJD magazine
- 14.30 Meeting met een klant voor de overgang naar BV.
- 16.30 Laatste mails beantwoorden en de dag afronden.
- 17.00 Wandelen terug naar huis.
- 18.30 Pizza’s bakken in de tuin op een mooie zomeravond.
- 22.30 Naar bed.
Ook tijdwinst boeken met Basecone?
