Voor Yilmaz Radijs, de grootste radijskwekerij van Nederland, is efficiënt werken de normaalste zaak ter wereld. Dat moet ook wel als je wekelijks zo’n 90 ton bladerloze radijs en 180 ton radijs met bladeren produceert en wereldwijd levert. Engin Demir, financial administrator, leidt dit financieel in goede banen. Een uitdaging? Ja, hij moet best wat ballen hoog houden. Maar door slimmer te werken, lukt dit.
In 2001 startte eigenaar Zülküf Yilmaz zijn radijskwekerij in het Westland. Zo’n twintig jaar later is het bedrijf uitgegroeid van één naar twintig hectare grond. 35 medewerkers zorgen elke dag voor radijzen van de hoogst mogelijke kwaliteit. Engin: “Ik werk hier al tien jaar en in deze jaren heb ik het bedrijf enorm zien groeien. Inmiddels opereren we internationaal. We leveren aan Nederland, Duitsland en Frankrijk, maar ook aan China en Japan. Hiervoor werken we met tussenhandelaren en binnen Europa vaak rechtstreeks. Daarbij kweken we het gehele jaar door. In de winter wordt onze productie aangevuld met radijzen uit: Marokko, Israël, Italië en Portugal.”
Altijd terrein te winnen op efficiency
“Sinds de eerste dag creëert Basecone meerwaarde”
Via de accountant kwam Engin in contact met Basecone: “We werken al sinds 2016 samen met Basecone. Vanaf het begin creëert het echte meerwaarde voor ons: zo hebben we nu achter elke boeking een duidelijke factuur. We hoeven nooit meer te zoeken.” Maar het kan volgens Engin altijd beter. Daarom zijn ze opnieuw met elkaar om tafel gaan zitten.
Automatische workflows instellen
“Op advies van Basecone zijn we gaan inzetten op automatisch boeken en autorisatieflows. Waar ik voorheen zelf alle facturen doorstuurde, wordt dit nu uit handen genomen door de software van Basecone. Met workflows zorgen we dat inkomende facturen direct bij de juiste collega’s liggen. Bovendien richten we het eenvoudig in op leveranciersniveau. Al gaat het per factuur maar om drie klikken, scheelt dat per factuur snel tien seconden én op een dag al snel een paar minuten.”
“Door onze workflows boeken we tot 30% van alle facturen volledig automatisch”
“Onze workflow is verdeeld in vier afdelingen: 1) de tuin, 2) de teelt, 3) het ABC-station en 4) de financiële tak. Per workflow voegen we de leveranciers en autorisatoren toe. Krijg ik een kweek-factuur binnen? Dan wordt deze automatisch doorgestuurd naar de tweede workflow en bepaalt de teeltmanager of het klopt, om vervolgens te accorderen. Gaat het bijvoorbeeld om verpakkingsmaterialen? Dan wordt de factuur automatisch naar het ABC-station doorgezet en accordeert de loodschef de factuur. Zelf regel ik facturen die te maken hebben met bijvoorbeeld energie, de huur en personeelskosten. Door Basecone heb ik hier geen omkijken naar. We boeken momenteel tot wel 30% van alle facturen volledig automatisch.”
Automatiseren én grip blijven houden
“Op nieuwe manieren werken, vraagt om de nodige verandering. Zo checkte ik de facturen eerst in de verkoopsystemen. Doordat dit nu automatisch verloopt, controleren en checken we dit achteraf. Toch wil je wel grip houden en kosten beheersen. Daar is de autorisatie dan weer ideaal voor. Al moest ik hier in het begin best even aan wennen.”
“We verkennen nog alle mogelijkheden van Basecone en leren dagelijks bij”
“Dagelijks ontdekken we meer kansen en functies. We verkennen echt nog wat er allemaal mogelijk is met Basecone. Het is fijn dat we daarom met de mensen van Basecone kunnen sparren. In een online sessie werden bijvoorbeeld onze vier workflows ingesteld. Wat een solide basis vormt voor de factuurverwerking. Daarnaast wijzen ze ons op de mogelijkheden. Het levert ons enorme tijdswinst op, zodat we kunnen focussen op andere werkzaamheden.
“Zo houd ik me nu, naast de factuurverwerking, bijvoorbeeld bezig met zonnepanelen. Als ik nog steeds één voor één de facturen moest inboeken, had ik hier geen tijd voor gehad. En onze accountant zoekt bovendien direct uit op welke subsidies we recht hebben. Zodat het ons ook financieel meer oplevert.”
De 24 uur van Engin Demir
- 07.00 Opstaan en ontbijten
- 08.00 In de auto opweg naar Poeldijk
- 08:30 Mails doornemen en afspraken voorbereiden
- 09.00 Telefoontje met de accountant
- 11.30 Subsidie aanvragen voor de zonnepanelen.
- 12.00 Meeting met de collega’s over financiën.
- 12.30 Lunchen
- 13.30 Interview voor TIJD magazine
- 14.30 Even een rondje langs de kassen
- 16.30 Laatste mails beantwoorden en afsluiten
- 17.00 Weer opweg naar huis
- 18.30 Eten met familie en nog even sporten
- 22.30 Naar bed gaan
Ook tijdwinst boeken met Basecone?
