Het minst grijpbare en juist het belangrijkste voor je werk: je eigen tijd per week. Het is meest waardevolle middel voor je werk. Hoe kun je op een slimme manier tijdwinst boeken? Neem een halfuur de tijd voor deze 6 time hacks en boek een tijdwinst van 9 uur per week!
Hack #1
Inzicht in hoe je je tijd besteedt
Heb je het gevoel dat je je tijd slimmer kunt besteden, maar weet je niet hoe? Houd bij waar je je tijd aan besteedt. Niet alleen aan werkzaamheden voor klanten; dat moet immers voor het factureren al geregistreerd worden. Vooral werkzaamheden buiten geplande klant werkzaamheden. Even een overleg met collega’s, even je mail checken, even een klant bellen omdat deze met een spoedje zit. Alles op een dag dat je ‘even’ doet of dat tussendoor komt: schrijf het op of zet ze in time tools (bijvoorbeeld ClockAssist). Het geeft je precies inzicht waar de meeste tijdsbesparing te halen valt.
Probeer een week bij te houden hoeveel tijd je op een dag waaraan besteedt. Het kan je ook inzicht bieden in hoeveel er nodig is voor klantwerkzaamheden. Overschat of onderschat je de tijd niet die daadwerkelijk nodig is?
Gemiddelde bespaarde tijd per week: 30 minuten
Hack #2
Een verbeterde focus door kleine pauzes
Juist het moment dat het druk is, moet je pauzes nemen. Het druist enorm tegen onze intuïtie in. Onderzoek laat echter zien dat je met pauzes je focus herstelt en zo makkelijker aan taken kan werken. Loop een rondje in het kantoor, een rondje buiten of kijk even het raam uit, blik op nul. Het werk erna zal makkelijker gaan en je minder tijd kosten. De tijd die je aan je pauzes besteedt, verdien je er ruimschoots mee terug!
Mogelijk bespaarde tijd per week: 1 uur en 15 min
Hack #3
Kappen met die afleiding
Een veelgehoorde hack om tijd te besparen, die in de waan van de dag te vaak ondersneeuwt: zorg dat je afleiding zoveel mogelijk uit zet. Of het nu gaat om het geluid dat je e-mailprogramma geeft bij een nieuwe mail of ‘je hebt nieuwe berichten’-bolletje op een app op je telefoon: zet ze op stil.
Weersta ook de verleiding om tijdens het gefocust werken op Facebook, Twitter, Instagram of YouTube te kijken. Deze social media staan er om bekend je af te leiden en op hun platform te houden ...
Met alle afleidingen op stil, en verleidingen van social media weerstaand, kun je je makkelijker focussen op je huidige taak. Daarmee zorg je ervoor dat je na afleidingen opnieuw in de taak moet duiken. Die tijd spaar je snel uit!
Mogelijk bespaarde tijd per week: 1,5 uur
Hack #4
Stop met zoeken naar documenten
Een factuur autoriseren of verwerken, zo gedaan, toch? Maar waar kun je de bijbehorende offerte vinden of de de reden van afwijzing van een andere autorisator? Het zoeken naar documenten kost ongemerkt veel tijd. Zonde!
Voorkom zoeken naar documenten door beknopt op één A4 te zetten wat waar staat. Of beter: zorg dat je het op één centrale plek, in een software of tool, hebt staan. De software van Basecone zorgt er bijvoorbeeld voor dat een autorisator direct de factuur en notities bij de hand heeft voor het goed- of afkeuren van de factuur.
Mogelijk bespaarde tijd per week: 1,5 uur
Hack #5
Val kleine taken tegelijk en in één keer aan
In een week of op een dag meerdere kleine taken te doen? Val ze in één keer aan. Op die manier voorkom je dat ze je uit je focus op grotere taken houden. Block tijd in je agenda of planning om ze te doen.
Mogelijk bespaarde tijd per week: 15 minuten
Hack #6
Verwerk facturen sneller digitaal
Gegevens van een factuur handmatig overnemen voor je de factuur boekt? Bespaar tijd door ze digitaal te verwerken. Zeker met een tool die al gegevens van de factuur voor je herkent en in de boeking verwerkt. Zo hoef jij het nog alleen maar te checken.
In de software van Basecone worden documenten real time verwerkt en naar een gekoppeld boekhoudpakket gestuurd. Met opgeslagen boekingsgegevens - zoals administratieve gegevens van je leverancier - en herkenningssoftware staat de boeking al vrij volledig voor je klaar.
Mogelijk bespaarde tijd per week: 4 uur
Nóg meer hacks voor tijdwinst
vind je in magazine TIJD editie 2
- hacks om 4,5 uur tijdwinst te boeken
- aandacht voor minder piekdrukte
- tijd om te groeien
